Опыт внедрения электронного документооборота в ОАО "Удмуртнефтепродукт"

Сейчас системы электронного документооборота становятся все более популярны. Но не все руководители готовы приступить к внедрению подобной системы на своем предприятии. О реальном эффекте, который можно получить от внедрения системы электронного документооборота, и о проблемах внедрения рассказывает финансовый директор крупнейшего предприятия нефтепродуктообеспечения Удмуртской республики ОАО "Удмуртнефтепродукт" Пьянков Алексей Яковлевич.

А.Я., что побудило ваше предприятие приступить к внедрению системы электронного документооборота?

Задача автоматизации управления на нашем предприятии решается уже давно и довольно успешно. В начале 2003 года мы закончили создание комплексной автоматизированной системы управления, которая позволила объединить в единое информационное пространство все наши 10 филиалов, разбросанных по республике. Мы поняли, что автоматизация и оптимизация бизнес-процессов может дать значительный эффект для управления предприятием.

Но из системы управления "выпадали" неструктурированные документы. Получалось, что если мне нужно, например, оперативно узнать задолженность по организации, то я в любой момент могу зайти в систему и посмотреть величину задолженности, все выписанные счета-фактуры и сроки их оплаты. С другой стороны если мне необходимо узнать, какая переписка велась с данной организацией или, например, у кого на рассмотрении находится письмо с просьбой данной организации о предоставлении скидки, то приходилось опрашивать несколько сотрудников. 

Информация получалась неполной и не позволяла оперативно принимать решения.

Какие проблемы вы хотели решить в первую очередь?

Те, которые мне были лучше всего видны, то есть связанные с подчиненными мне службами: финансовым отделом и отделом информационных технологий.

Численность отдела ИТ - 12 человек, объем решаемых ими задач достаточно большой. В этих условиях начальнику отдела ИТ распределять загрузку между сотрудниками и отслеживать выполнение постоянно поступающих заданий пользователей было довольно сложно. Кстати, при внедрении системы электронного документооборота это можно стало оценить в количественном выражении: руководитель отдела ИТ получает порядка 300 заданий в месяц и выдает порядка 200.

Что касается финансовой службы, то тут большое время занимало согласование различных документов: бюджетов нефтебаз, договоров и других. Обмен документами с филиалами мы осуществляли по электронной почте, но при работе с документом внутри Управления или нефтебазы он многократно сканировался, печатался, копировался, а на нефтебазах зачастую терялся.

Кроме того, мне очень хотелось сократить кипу бумаг на моем столе, и не только на моем.

Как вы проводили выбор системы?

При выборе системы электронного документооборота мы еще не очень четко могли сформулировать все требования к ней, а на рынке было множество систем, сильно отличавшихся по своей функциональности. Во многом поэтому мы выбрали решение от проверенного поставщика - корпоративную систему электронного документооборота DIRECTUM. Мы уже несколько лет работаем с компанией НПО "Компьютер" и именно с помощью ее решения - КАС "Бизнес Люкс" - создана наша автоматизированная система управления. Это к тому же грамотная команда внедренцев, которая помимо настройки и адаптации системы всегда помогает нам выстроить наши бизнес-процессы оптимальным образом для последующей автоматизации.

Сейчас я уверенно могу сказать, что возможности системы DIRECTUM полностью совпали с нашими потребностями в автоматизации документооборота. В системе предусмотрены и удобная работа с хранилищем документов, и средства для выдачи и контроля заданий, и модуль канцелярии для работы с бумажными документами. 

Важными преимуществами системы для нас стали возможности распределенной работы в режиме off-line с нашими филиалами и тесной интеграции с учетной системой (системы DIRECTUM создана на основе того же инструмента разработки IS-Builder, что и наша учетная система). Например, справочник договоров, который ведется в КАС "Бизнес Люкс", связан с текстами договоров, которые хранятся в DIRECTUM. Системы имеют единые справочники организаций-контрагентов, работников предприятия и другие, что значительно упрощает их администрирование и исключает необходимость дублирования информации.

Мы постоянно развиваем функционал учетной системы и теперь используем систему электронного документооборота как "транспорт" и для учетных задач. Например, используем задачи для организации процесса согласования бюджетов в подсистеме бюджетирования. 

Насколько изменились правила работы с документами по сравнению с бумажным документооборотом?

Конечно, существующие на предприятии схемы работы с документами пришлось менять. Предварительно для нас был разработан проект внедрения системы электронного документооборота на нашем предприятии и базовые регламенты работы. Рассматривалась не только автоматизация существующих функций, но и необходимость добавления новых или исключения существующих. Например, ранее исполнение резолюций руководителей отслеживалось весьма слабо, зато процесс размножения документов и разнесения их по отделам занимал достаточно много времени. По результатам проекта внедрения мы получили обоснование для перераспределения функций секретарей и приняли решение о выделении отдела канцелярии.

Используя механизм электронной цифровой подписи, мы постарались сделать внутренний документооборот совсем безбумажным. Стали развиваться горизонтальные связи, когда сотрудник одного подразделения может выдать задание напрямую сотруднику другого подразделения, поставив в известность (конечно, все в электронном виде) руководителей обоих подразделений. А это уже изменение общей корпоративной культуры предприятия.

Какие сложности возникали в процессе внедрения?

До того, как внедрять систему электронного документооборота, мы уже активно использовали в работе электронную почту и организовали систему хранения файлов на сетевых дисках. Поэтому предпосылки к переходу на электронный документооборот уже были. Но даже в таких условиях заставить систему работать было непросто. Людям всегда сложно привыкнуть к новым методам работы.

Для начала мы запустили пилотный проект на 20 рабочих мест, который охватил сотрудников отдела информационных технологий, финансовый отдел и канцелярию. На этом этапе были обкатаны новые регламенты работы с документами. Мы оценили их понятность и реальность использования. После этого пришлось внести некоторые коррективы, чтобы сделать процессы более простыми и логически понятыми. Ведь не секрет, что многие информационные технологии не приживаются именно потому, что являются заведомо не жизнеспособными. Они часто требуют от сотрудников необоснованных лишних действий или слишком сложного порядка работы, который в результате все стараются обойти. Особенно это важно учесть в системе электронного документооборота, так как с ней работает гораздо больше людей, чем с учетной системой.

Уже по готовым регламентам мы провели обучение всего персонала. Постепенно люди привыкли и начали работать по-новому. Подключились даже те руководители подразделений и сотрудники, которые раньше вообще не работали с компьютером.

Еще одна проблема состояла в том, что несколько руководителей верхнего уровня не использует постоянно в работе компьютер. Причем, это связано не с тем, что руководитель не способен им пользоваться. Зачастую у руководителя просто нет времени на поиск документов, оформление заданий и анализ невыполненных поручений, даже если это оптимизировано в электронном виде. Для выполнения всех этих функций у него есть секретарь. Хотя в нужный момент руководитель при желании может обратиться к системе электронного документооборота и найти нужный документ или задание. 

Кроме того, для большинства документов пока нужна живая подпись на бумажном экземпляре. Подписание бумажных документов - тоже достаточно трудоемкий процесс, который может занимать у руководителя до нескольких часов в день. Добавлять ему еще и функцию дублирование подписи на электронном документе совершенно нереально. У нас в этом случае ЭЦП за руководителя ставит секретарь.

Что касается филиалов, то там были дополнительные сложности с тем, что необходимо было отвыкнуть от получения по электронной почте отсканированных документов с подписью руководителя Управления. Вместо этого стали поступать документы, подписанные ЭЦП. Ну и регламенты работы внутри филиала несколько отличались от Управления в связи с тем, что характер документооборота другой (больше учетных документов, чем управленческих) и автоматизирована меньшая часть сотрудников.

Что бы Вы посоветовали тем, кто собирается внедрять у себя систему электронного документооборота?

Прежде всего внимательно отнеситесь к выбору системы. Эффект от внедрения подобных систем тем больше, чем большая часть сотрудников с ней работает. В идеале – все. Поэтому система должна быть интуитивно понятной и ориентированной в первую очередь на работу всех сотрудников, а не только канцелярии. Использовать систему наиболее полно помогут наличие в ней механизмов электронной цифровой подписи (ЭЦП), а так же инструментария для настройки на специфику предприятия. 

Очень важную роль в обеспечении реальной работы системы играет поддержка процесса внедрения руководителями высшего звена. У нас были выпущены приказы за подписью первого руководителя о переходе на электронный документооборот и официально утверждены новые инструкции и регламенты работы. Ну и при реальной работе тоже эти решения поддерживались. Например, просто перестали принимать к рассмотрению бумажные документы, а канцелярия регистрировала только документы, имеющиеся в системе.

Что касается организации процесса внедрения, то его стоит вести поэтапно, начиная от секретарей, канцелярии и отделов, наиболее активно работающих с документами, и постепенно охватывая всех сотрудников.

Кто же на Ваш взгляд получает наибольшие выгоды от внедрения?

Наверное, все в какой-то мере. 

Мы уже на этапе пилотного проекта получили видимый эффект. Удалось почти в 2 раза повысить продуктивность работы отдела ИТ. Система позволяет документировать действия, мысли и вклад каждого в решение задачи, а это уже может быть использовано и при поощрении, и при наказании. 

Объем бумаги на моем столе существенно уменьшился, т.к. все документы от секретарей и сотрудников финансового отдела стали поступать мне на рассмотрение в электронном виде. При согласовании важных документов можно указывать согласованную версию и ставить ЭЦП, исключая исправление документа после согласования. Это позволяет избежать накладок, когда подписывается не последняя согласованная версия документа.

Другие отделы постепенно тоже подключались к работе. Руководители служб и подразделений получили возможность контролировать исполнительскую дисциплину и загрузку своих сотрудников. Прежде чем давать задание, всегда точно можно посмотреть, чем занят в данный момент сотрудник и сможет ли он выполнить поручение, а также определить для сотрудников приоритеты в поставленных задачах. Кроме того, руководители, которые имеют, как правило, ненормированный рабочий день, могут в любое время просмотреть присланный на согласование документ, поставить к нему замечания и отправить его для дальнейшей доработки.

Рядовые сотрудники теперь имеют быстрый доступ ко всем необходимым документам (в том числе архивным) и минимальные шансы забыть о поставленной задаче. Сократилась беготня при согласовании документов и упростилась процедура решения многих вопросов. 

Для сотрудников канцелярии отпала необходимость копировать документы и бегать по подразделениям для ознакомления с ними сотрудников (раньше на это уходило 1-2 часа каждый день). Секретарь может четко отследить выполнение всех распоряжений и резолюций руководителя.

Кроме того, всегда можно быстро найти документ с ЭЦП и проверить дату и автора подписи (даже если бумажный документ отдан на подписание партнеру). Это особенно удобно в тех вопросах, где руководители имеют равные права на подписание документов. При этом в канцелярии вам теперь точно могут сказать, где и у кого находится конкретный документ.

Все это создает нашему предприятию репутацию надежного и обязательного партнера.