Согласование и подписание документов руководителем в СЭД

Далеко не все руководители (особенно высшего звена) при внедрении системы электронного документооборота сами готовы в ней работать. Как тогда можно организовать согласование проектов и подписание документов? Рассмотрим несколько возможных вариантов.

Одним из показателей эффективности внедрения системы электронного документооборота (СЭД) на предприятии является сокращение сроков согласования и подписания документов. Для достижения этого обычно рекомендуют:

●    автоматизировать максимально возможное число сотрудников;

●    создавать и согласовывать документы только в системе (!).

Но на проектах внедрения мы часто сталкиваемся с ситуациями, когда некоторые руководители высшего звена (генеральный директор или его заместители) отказываются работать в СЭД. Причины могут быть самые разные: начиная от высокой загрузки и частых разъездов, заканчивая банальным консерватизмом и нежеланием менять устоявшиеся методы работы, свои привычки.

Как тогда организовать работу, чтобы все операции с документами осуществлялись в СЭД? Для этого необходимо решить две задачи:

●    организовать передачу документа руководителю и

●    зафиксировать результат согласования / подписания / утверждения документа в системе.

Далее рассмотрим возможные варианты действий руководителя по согласованию и подписанию документа, а также варианты занесения результатов в систему на примере СЭД «DIRECTUM».

Согласование документа

Автоматизированный руководитель

Идеальный вариант, когда все руководители самостоятельно работают в СЭД, выполняя в ней входящие задания на согласование документов.

Очевидные плюсы:

●    оперативное согласование документов, после которого они моментально отправляются по маршруту на подписание;

●    можно работать удаленно.

Хотя есть и минус:

●    необходимо ежедневно «заходить» в СЭД и просматривать свои входящие задания на согласование документов.

Неавтоматизированный руководитель

Если какой-то руководитель не работает в СЭД и согласовывает документы в бумажном виде, то возможны 2 варианта организации процесса.

Во-первых, возможна работа через помощника, которому настраивается право замещения руководителя в СЭД. Тогда помощник может работать с папкой «Входящие руководителя» и видит все его входящие задания (Рисунок 1).

Рисунок 1. Содержимое папки входящих документов конкретного руководителя Арбузова С.И.

Рисунок 2. Отражение в СЭД помощником Снигиревым согласования проекта документа руководителем Арбузовым

Рисунок 3. Помощник подписывает своей подписью занесенные в СЭД сведения

Помощник распечатывает очередной поступивший документ для согласования и относит руководителю. Тот ставит свою визу на бумажной распечатке проекта документа и возвращает ее помощнику. Далее помощник ее сканирует и заносит в СЭД новую версию проекта с пометкой «С визой руководителя».

Таким образом помощник выполняет задание по согласованию проекта в СЭД за руководителя, при необходимости подписывая файл своей согласующей электронной подписью (Рисунок 3). И в системе будет отражено, что задание выполнил помощник за руководителя, см. Рисунок 2 (это напоминает ситуацию, когда документ подписывается уполномоченным заместителем в отсутствие основного подписанта – руководителя).

Плюсы данного варианта:

●    ничего не меняется в уже сложившемся стиле работы руководителя;

●    результат согласования и виза руководителя будут зафиксированы в СЭД в скан-копии проекта документа.

Минусы:

●    появляются дополнительные обязанности и ответственность для помощника руководителя;

●    руководитель должен доверять своему помощнику на все 100%, ведь тот будет иметь доступ ко всем его документам!

Во-вторых, возможна работа в СЭД и без помощника. При этом варианте бумажный проект документа на согласование руководителю приносит его ответственный разработчик / инициатор издания документа.

После согласования руководителем инициатор забирает проект с рукописной визой, сканирует его и заносит в СЭД. При этом актуальной версией документа становится скан завизированного руководителем проекта.

После сбора всех виз на бумажном проекте (их сканы загружаются в СЭД) эта же бумага передается на подпись руководителю (если он тоже сам в СЭД не работает либо документ требует оформления в бумажном виде). Подписанный бумажный оригинал с визами потом подшивается в соответствующее дело своего подразделения.

Плюсы:

●    ничего не меняется в уже сложившихся устоях работы руководителей и подразделений.

Минусы:

●    дополнительная нагрузка ложится на инициатора процесса – разработчика проекта, который кроме «хождения с бумагой» должен еще сканировать визы и потом подписанный документ, занося все это в СЭД.

●    увеличение длительности согласования документов;

●    документооборот становится частично электронным, нет систематизации: часть сотрудников согласуют документы в СЭД, часть – на бумаге.

Подписание документа электронной подписью

Отказ от бумаги в пользу электронных документов сопровождается переходом с обычной на электронную подпись (далее – ЭП). Согласно Федеральному закону от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» применяются ее следующие разновидности:

●    простая ЭП,

●    усиленная неквалифицированная ЭП,

●    усиленная квалифицированная ЭП.

Электронные документы, подписанные простой или неквалифицированной ЭП, признаются равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручно, если это установлено законодательством либо соглашением между сторонами.

Усиленная квалифицированная ЭП отличается от неквалифицированной ЭП тем, что выдается платно аккредитованным удостоверяющим центром. Ее наличие на электронном документе законодатель приравнивает к «живой» подписи с печатью на бумажном документе. Усиленная квалифицированная ЭП используется для взаимодействия с контролирующими органами (например, ФНС, ПФР, ФСС), для межкорпоративного обмена юридически значимыми электронными документами (например, она обязательна для электронных счетов-фактур).

Таким образом, простой и усиленной неквалифицированной ЭП могут быть подписаны внутренние документы компании, не имеющие длительного срока хранения, например служебные записки, часть приказов и распоряжений по основной деятельности.

При этом на предприятии должен быть принят нормативный акт, который признает документы, подписанные простой или неквалифицированной ЭП, равнозначными собственноручно подписанным документам.

Чтобы считать такие документы юридически значимыми, организации еще необходимо иметь:

●    Регламент использования ЭП в системе документооборота либо аналогичный локальный нормативный акт;

●    Соглашение / регламент на предоставление услуг удостоверяющего центра (УЦ) (для организаций, пользующихся услугами внешнего УЦ) либо Регламент работы собственного УЦ.

Автоматизированный руководитель

Если руководитель самостоятельно работает в СЭД, подписывает документы своей электронной подписью (т.е. выполняет входящие задания на подписание документов в СЭД), то это оптимальный вариант.

Плюсы:

●    оперативное подписание документов;

●    можно работать удаленно;

●    высокая степень защиты документа от подлога с помощью ЭП, ответственность за защиту ЭП от подделки лежит на Удостоверяющем центре выдачи сертификатов ЭП;

●    документооборот становится на 100% электронным – электронный документ, подписанный ЭП всех согласующих лиц и потом руководителя, становится основным юридически значимым подлинником.

Минус:

●    руководителю необходимо ежедневно «заходить» в СЭД и просматривать свои входящие задания на согласование и подписание документов.

Неавтоматизированный руководитель

Если руководитель не работает в СЭД и подписывает документы только в бумажном виде, то его помощник может получать задание в СЭД на передачу документа на подписание руководителю. Распечатывает документ или несет на подпись. После подписания помощник забирает бумажный оригинал, сканирует его и заносит новую версию документа в СЭД. Опять же актуальной версией становится скан подписанного руководителем документа.

Плюсы тут такие же, как и при согласовании проектов в СЭД руками помощника. А вот минусы мы перечислим конкретно:

●    появляются дополнительные обязанности и ответственность для помощника руководителя;

●    помощнику важно хранить все подписанные руководителем бумажные оригиналы. Их наличие обязательно для установки подлинности скана;

●    исполнитель документа может в любое время затребовать оригинал и только в этом случае принять его к исполнению (например, специалист финансового отдела для перевода денег).

●    появляется вероятность утери оригинала документа, так как он начинает «ходить по рукам». Секретариату необходимо отслеживать местонахождение оригиналов.

*   *   *

Несмотря на возможность работы неавтоматизированного руководителя, это все-таки «заплатка» – узкое место в работе предприятия. И наоборот, работающий в СЭД руководитель дает выход на новый уровень эффективности:

●    сокращает время согласования и подписания документов, а значит, принятия решений;

●    самостоятельно контролирует исполнение выданных поручений и работу своих подчиненных;

●    экономит ресурсы предприятия (все, что связано с распечаткой документов);

●    экономит время своих подчиненных на экспорт / импорт данных СЭД.

Для руководителей, которые много времени проводят в командировках и работают удаленно, существуют мобильные приложения к СЭД, ориентированные именно на топ-менеджмент, удобные для рассмотрения документов, их визирования / подписания. Их использование дает максимальное ускорение внутренних процессов предприятия.

Источник: Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии», № 7, 2017.

Источник: Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии», № 7, 2017