Отчеты в ECM
Отчеты в ECM
Отчеты – вещь нужная и полезная. Любая корпоративная система переполнена отчетами. Пользователь в любое время может сформировать необходимый отчет и сохранить его.
Но как компании-разработчику определить оптимальный набор отчетов для своих клиентов? Как угодить всем?
Предустановленный состав отчетов
Компания-разработчик может сначала тщательно продумать состав отчетов, которые должны присутствовать в системе, а затем попытаться приучить пользователей работать с ними. С одними клиентами это получится, с другими – нет. Не получится потому, что в разных компаниях даже одной специфики деятельности могут использоваться разные формы представления отчетности.
Не думаю, что клиент сможет лояльно относиться к вендору, не желающему проявить гибкость и разработать для клиента желаемое. Поэтому разработчики должны быть готовы адаптировать внедряемую систему и, в том числе, отчеты под нужды клиента.
Желаемый пользователями состав отчетов
Компания-разработчик может сначала проанализировать, какие отчеты пользователи хотят видеть в своей системе, собрать требования к отчетам, попросить «набросать» шаблоны представлений. Далее последует разработка отчетов и их внедрение в уже функционирующую систему. В ходе опытной эксплуатации пользователи оценят удобство и применимость разработанных отчетов и, совместно с разработчиком, смогут скорректировать состав.
Реализация такого варианта займет больше времени. В то время, пока отчеты находятся в разработке, пользователи не могут простаивать. Поэтому в системе должен быть какой-то предустановленный состав отчетов, который можно подогнать под заказчика.
Пользователи хотят свободы при анализе данных
Мировые тренды ратуют за свободу анализа данных, которые хранятся в корпоративных информационных системах. Это позволяет пользователям формировать любые отчеты без привлечения разработчиков, часто менять условия выборки и формы представления информации для получения наиболее эффективного результата. Эти возможности безусловно влияют на принятие верных для повышения эффективности компании решений.
А вот нужна ли такая свобода в ECM-системе, в которой хранится не так уж и много учетных данных? Или можно обойтись теми отчетами, которые предлагает вендор, и их доработкой под свои нужды?
Похожие статьи
Комментарии 8
Даша, чтобы ответить на вопрос, поставленный в конце поста, хочется разобраться еще вот в чем: какой именно анализ данных из ECM-системы может потребоваться пользователю (иными словами, какой ты видишь сценарий использования некоего подобия BI-функционала в ECM)? Сейчас ты ответишь, все на себя примерят и сразу захотят.
К чему эти откровения в стиля "Капитана Очевидность"?
Начните с простого - кому вообще нужны отчеты в ECM?
Я вот, например, за 6 лет пользования СЭД воспользовался отчетами от силы 3-4 раза, и то не уверен сейчас (по прошествии лет) относились ли эти отчеты именно к СЭД-функционалу. И даже более того - я вообще плохо представляю, что такое можно вынести в отчеты "стандартной СЭД" (той, что закрывает функционал электронный архив + ОРД), так чтобы это нельзя было реализовать в оперативном интерфейсе. Максимум, что приходит на ум - печать какой-нибудь странной отчетности.
Хм... я тоже что-то давно не пользовался. Так вот спросят - нужны ли отчеты, сразу скажу "да!", вроде как аксиома. А тут вон оно чё...
Отчеты несомненно нужны. И, как правило, заказчику в первую очередь нужны отчеты по исполнительской дисциплине. Любая система уже должна содержать такой отчет. Форма у них более менее стандартная. И если потребуется дорабатывать их, то уже в ходе внедрения. Все остальные отчеты можно разрабатывать уже по требованию заказчика. Главное, чтобы система позволяла делать это без особых сложностей.
Максим, предположим, пользователь формирует отчет по исполнительской дисциплине, указывает период. Далее пользователь анализирует сформированный отчет и понимает, что период он указал неверно. Чтобы исправить период, пользователю надо сформировать второй отчет. Далее захочет пользователь проанализировать отчет в разрезе, например, не подразделения в целом, а конкретного исполнителя, сформирует пользователь третий отчет.
А если предположить, что пользователь - руководитель подразделения и формирует отчет, чтобы проанализировать исполнительскую дисциплину своих сотрудников и учесть ее при последующем планировании, то отчет в какой-то предустановленном системой виде ему вообще не нужен. Ему нужна информация, структурированная по тем параметрам, которые от указал.
Такую, например, свободу при анализе данных, вижу я.
Кажется, Лена уже ответила, ориентируясь на свой опыт и знание запросов заказчиков. Упираемся в отчеты по исполнительской дисциплине, как в нечто обязательное и заложенное в систему (ну, и настраиваемое, конечно), остальное — по требованию. Но… все-таки пользователь тут свободен весьма условно.
Получается, большей свободы и не надо, а аналитики пусть обрабатывают данные в своих специализированных системах, которые могут собирать информацию из разных систем, в том числе из ECM.
А что же забыли про отчет по объему документооборота, его очень любят делопроизводители :)
А можно в двух словах - что это за зверь, чем так важен и почему его не получить стандартными средствами UI системы?
Александр, ну вы сразу с козырей зашли... :)