Старт с «коробки»: почему базовая функциональность удобна и выгодна?

«Коробка» содержит необходимые must have возможности

Коробочная система («коробка») — это полностью готовое к использованию, не требующее доработки ПО. Большинство разработчиков стараются включить в «коробку» то, что чаще всего спрашивают заказчики и что точно может понадобится в ежедневных бизнес-процессах любого предприятия.

Например, компания Directum, благодаря опыту работы с 3 тыс. клиентов, детально проработала базовую функциональность Directum Lite и включила в нее лучшие практики, собранные за 36 лет работы. Получился продукт с самыми востребованными возможностями для управления внешним и внутренним документооборотом организации и связанными с ним процессами.

Не нужно тратить время на составление техзадания исполнителю

Идеальное ТЗ для заказчика — документ, в котором все продумано и учтено до мелочей, соблюдены логика и взаимосвязи решений, расписана функциональность с учетом потребностей компании и пожеланий сотрудников. Если заниматься составлением техзадания в одиночку, без поддержки опытного эксперта — процесс грозит затянуться на недели. А без ТЗ исполнитель не сможет предоставить расчет стоимости внедрения системы, старт проекта задержится на неопределенное время.

При внедрении «коробки» таких проблем нет — ее содержимое заранее известно. А для составления ТЗ разработчики подготовили простые и понятные шаблоны.

«Коробка» гарантирует быстрый результат за предсказуемый бюджет

Бюджет и сроки — важные критерии для бизнеса. Чем демократичнее стоимость и быстрее результат, тем лучше. Если на старте много доработок, это влечет риски увеличения сроков и удорожания внедрения.

Поэтому к желаемому результату эффективнее идти поэтапно: сначала «закрыть» первостепенные задачи с помощью «коробки», а затем, по мере развития компании и появления новых бизнес-процессов, добавлять дополнительные возможности системы.

С помощью особого подхода — минимального внедрения — систему можно получить в 2 раза дешевле и 3 раза быстрее, чем при внедрении ПО с модификациями. В среднем установка «коробки» занимает 56-70 дней.

Коробочные решения освоить проще, чем модифицированные

Обычно в процессе разработки ПО создается много технической и пользовательской информации о системе, готовятся специализированные курсы обучения, обширная справка. Документы описывают работу стандартных возможностей актуальной версии продукта. Все эти материалы помогают пользователям быстро освоить СЭД.

Если же система была модифицирована, подробные инструкции по работе с индивидуальными новинками чаще всего содержатся только в документации на это конкретное ПО. В учебных курсах и справочных материалах самой системы этой информации нет, поэтому обучение будет не таким удобным, как в случае с «коробкой».

Коробочную систему проще обновлять

Разработчики ПО регулярно выпускают новые версии на основе стандартной функциональности системы. В обновлениях они расширяют, дорабатывают, улучшают возможности ПО в соответствии с пожеланиями и замечаниями клиентов. «Коробку» проще обновлять, потому что:

• все новинки отлично «ложатся» на старую версию, на процесс обновления ИТ-специалист тратит пару часов;
• нет конфликтов между разработанной функциональностью;
• нет дефектов и ошибок;
• нет дополнительной работы по обновлению.

Но если в ПО есть индивидуальные модификации, то при обновлении системы понадобятся дополнительные время, трудоемкость и бюджет на адаптацию доработок.

Для установки «коробки» не требуется проектная команда внедрения

В любом внедрении участвуют сотрудники с соответствующим опытом и знаниями. Чем крупнее проект, тем больше команда внедренцев, которые активно работают над требованиями, участвуют в согласованиях тест-кейсов и обучающих материалов, а также испытывают пользовательскую функциональность.

Устанавливать «коробку» проще, так как не нужно тратить время и ресурсы на адаптацию доработок, а участников проекта не придется надолго отвлекать от других задач.

Каким компаниям подходит «коробка» и какие у нее возможности?

Рассмотрим возможности базовой функциональности на примере системы Directum Lite.

Коробочная система выгодна любой компании, в которой:

• есть утвержденные сложные регламенты;
• много бюрократии и большой ежедневный документооборот;
• мало времени на внедрение и нужен быстрый эффект;
• до 500 пользователей;
• несколько юридических лиц в составе;
• есть удаленные сотрудники.

«Коробка» содержит модули, которые точно будут задействованы в работе компании ежедневно — «Договоры», «Делопроизводство», «Совещания». С их помощью можно:

• обрабатывать входящую, исходящую корреспонденцию;
• работать с внутренними документами компании;
• хранить документы и легко находить их в любой момент;
• быстро и с сохранением юридической значимости обмениваться документами с контрагентами;
• оперативно согласовывать и подписывать договоры и обрабатывать финансовые документы по ним;
• организовывать совещания, создавая по шаблонам протоколы и поручения;
• контролировать исполнительскую дисциплину.