Ответы экспертов с вебинара "Электронная первичка по фэн-шуй"

В октябре специалисты Synerdocs провели масштабный онлайн-семинар «Электронная первичка по фэн-шуй. Советы бухгалтеру». В основу тематики семинара легли следующие актуальные темы:

●   практические и юридические аспекты работы с электронной первичкой;

●   различные трудности, с которыми сталкивается бухгалтер во время общения с ФНС;

●   существующие решения для обработки и хранения бухгалтерских документов;

●   чего ждать от ФНС в ближайшие годы и многое другое.

Сейчас запись вебинара уже доступна для скачивания на нашем сайте synerdocs.ru/webinar. Также в ходе семинара слушатели активно задавали вопросы. Вопросы были собраны, обработаны. В этом материале мы публикуем ответы на все вопросы.

Наши эксперты:

 Иван Агапов, руководитель группы аналитики и внедрения Synerdocs

 Юлия Александрова, главный бухгалтер компании DIRECTUM

 Карина Кассис, аналитик Synerdocs

 Анастасия Щепина, аналитик Synerdocs

Вопрос: В докладах прозвучала мысль о том, что сфера применения электронных подписей расширяется, ими становится удобно пользоваться. Можно ли использовать ЭЦП, полученные у оператора ЭДО, для сдачи налоговой отчетности? Если да, то что для этого нужно?

Карина Кассис: Видимо, подразумевается, что оператор ЭДО выступает одновременно и аккредитованным Удостоверяющим центром. Если он выдает вам усиленную квалифицированную подпись, то, соответственно, она подходит и для сдачи отчетности. Если сервис при этом не накладывает никаких ограничений на использовании ЭП и если вы сами не ограничивали свой сертификат, то вы можете использовать ее и для обмена, и для сдачи отчетности.

Ну, и следует помнить, что с 1 января 2014 года сертификаты ЭЦП не будут действовать, их заменят ЭП в соответствии с ФЗ 63 «Об электронной подписи».

Вопрос: Недавно появилось такое понятие, как «сводный корректировочный счет-фактура», как он будет реализован в электронном виде? Можно ли его использовать в ЭДО?

Карина Кассис: Сводный корректировочный счет-фактура призван выставлять корректировку к предыдущим нескольким корректировочным счетам-фактурам. На бумаге представить это очень просто: через запятую мы пишем номера счетов-фактур и их даты, далее наименования позиций. Что происходит в электронном виде: те формы и форматы, которые существуют на сегодняшний день для корректировочных счетов-фактур, они не подразумевают расширения полей «Номер» и «Дата» корректировочного СФ для указания там всех дат и номеров предыдущих документов. Здесь нельзя через запятую написать то, что мы корректируем. Потому пока в электронном виде данный документ мы использовать не можем.

Анастасия Щепина: На данный момент утвержденного формата такого документа нет. Как это будет реализовано: либо будет доработан существующий формат корректировочного счета-фактуры (существующий формат не предусматривает внесение данных о нескольких счетах-фактурах в одно поле), либо будет создан новый формат. Ждем изменений форматов, которые прояснят ситуацию.

Вопрос: Если внешний документооборот в ближайшее время будет все активнее переводиться в сервисы ЭДО, то придется ли нам выбирать между оператором и спецоператором? В перспективе будут ли унифицироваться их роли?

Анастасия Щепина: Выбирать сервис, наоборот, будет проще. Как раз сегодня мы наблюдаем слияние  понятий оператора и спецоператора. В частности – в НК закреплена сдача налоговых деклараций в электронном виде через оператора ЭДО (не спецоператора). Но в ранее созданных приказах до сих пор фигурирует понятие спецоператора, которое в скором времени будет заменено.

Вопрос: Вопрос к бухгалтеру – Юлии Александровой. Вы рассказали, что активно пользуетесь ЭДО. А какова степень доверия к ЭДО, позволяет ли СЭД отправлять несколько документов по одному и тому же периоду, но с разными суммами?

Юлия Александрова: В силу того, что я работаю в ИТ-компании, степень доверия к электронным документам высокая. Я полностью доверяю электронному документообороту.

По второй части вопроса: если речь идет о разных сделках, то почему бы и нет? Я не вижу в этом проблемы. Если речь идет об одном и том же документе, который был просто изменен или заменен, то это уже другой вопрос, для ответа на который требуется уточнение, просим вас уточнить вопрос с помощью формы сайте Synerdocs.

Вопрос: ФНС РФ выступила с предложением создать универсальный передаточный документ. Какой комментарий можете дать? Как он повлияет на работу бухгалтера?

Юлия Александрова: Мне, как бухгалтеру, было бы удобнее работать с одним документом, содержащим все нужные реквизиты, нежели с несколькими аналогами, чьи реквизиты еще и пересекаются. Просто счет-фактура – это регистр налогового учета, его мы используем для НДС. Акт и накладная – это регистр бухгалтерского учета, на основании которых мы делаем проводки в учетной системе. Если это будет один документ, то это только плюс. Даже для бумажного документооборота это будет эффективнее и просто удобнее. Я жду, когда нам наконец-то разрешат работать с таким документом.

А тем, кто опасается за свою практику, стоит помнить, что этот унифицированный документ не обязательный, это не обязывает вас отказываться от прежних видов документов.

Анастасия Щепина: Мы ожидаем, что с универсальным передаточным документом работа бухгалтера станет проще. Действительно, незачем плодить множество документов с одинаковыми данными. Нам очень интересно взглянуть на формат такого документа.

Считаем, есть вероятность, что это будет не абсолютно новый документ, а просто расширенный вариант счета-фактуры, в который будут добавлены дополнительные реквизиты. В этом случае бухгалтерам даже не потребуется привыкать к новому документу.

Вопрос: Скажите, пожалуйста, если возникнет судебный спор с компанией, с которой производился электронный обмен счетами-фактурами, каким образом представлять оригиналы счетов-фактур в суд? Точнее, что именно будет оригиналом – .xml-файл, который формируется в Synerdocs?

Анастасия Щепина: Если у ведомства есть техническая возможность просмотреть .xml-файл и убедиться в действительности ЭП, то этот документ можно предоставить в электронном виде со всеми электронными подписями. Он и будет считаться оригиналом. Если же такой возможности нет, то предоставляются бумажные копии электронного документа: распечатывается, заверяется печатью и подписью. В этом случае, в бумажной копии будет указано, что оригинал счета-фактуры подписан электронной подписью и был передан в электронном виде через оператора ЭДО.

Часто, чтобы усилить значимость документа, используется в практике третья доверенная сторона, в данном случае – оператор ЭДО, которая может выписать квитанцию о том, что данный документ действительно передавался, подписывался и принимался обеими сторонами. В этом случае квитанция может использовать как заключение внешнего специалиста.

Более подробно на этот вопрос мы ответили в разделе «Вопросы и ответы» на нашем сайте.

Вопрос: Как будет происходить удостоверение документов прошлых лет, когда использованные ЭЦП уже не валидны? Что делать, если спецоператора и его УЦ к этому времени уже не существует?

Иван Агапов: Вопрос связан, прежде всего, с хранением документов, подписанных ЭП. Сертификат имеет действие, как правило, не более года, а документы хранить надо куда дольше. После срока действия сертификата ЭП необходимо как-то решать вопрос с действительностью электронной подписи.

Федеральный закон «Об электронной подписи» говорит о том, что при проверке подписи сертификат должен быть либо действующим, либо должны быть доказательства, что он был таковым на момент подписания. Такими доказательствами могут быть, например, штампы времени и информация о действительности сертификата (OCSP ответы или списки отзывов сертификатов (CRL-списки)). Если взять, к примеру, наш сервис, то при передаче электронной подписи она как раз дополняется данными доказательствами.

Что касается Удостоверяющих центров, то вопрос отдельный. Если аккредитованный удостоверяющий центр, который выдавал квалифицированные сертификаты, прекращает свое существование в определенный момент, то все данные по сертификатам, в частности списки отзывов и выпусков сертификатов, передаются в головной удостоверяющий центр. Вся эта информация сохраняется, плюс необходимые данные уже содержатся в самом формате подписи (в случае передачи ЭД с ЭП через наш сервис). Этого достаточно, чтобы решить вопросы с юридической силой документов с длительными сроками хранения. Но на практике, насколько я знаю, ситуаций, когда аккредитованный удостоверяющий центр прекращал свою деятельность, не возникало.

Вопрос: Вопрос к Юлии, бухгалтеру. Вы рассказали много примеров из практики, теперь хотелось бы понять, какое количество контрагентов (в процентах или в абсолютном значении) у вас к настоящему моменту вовлечены в ЭДО?

Юлия Александрова: Мы начали переводить партнерскую сеть на межкорпоративный электронный документооборот в 2012 году. К текущему моменту 30% партнеров (а наша партнерская сеть насчитывает более 100 компаний) отправляют и получают от нас документы исключительно в электронном виде. За год мы уже обменялись более 1100 документами. Большую часть этого количества составили лицензионные договоры, которых мы передали через Synerdocs в количестве более 600. На втором месте электронные счета-фактуры (более 450). Остальные документы – товарные накладные, корректировочные и исправленные счета-фактуры, акты и другие.

Насколько мне известно, к концу года компания планирует перевести в электронный вид более половины документов, ходящих между нами и партнерами.

Вопрос: В части мотивации контрагентов: каким образом происходит обмен, если у контрагентов разные спецоператоры? На данный момент это проблема.

Анастасия Щепина: Пока роуминг не является распространенным явлением, один из наиболее жизнеспособных вариантов – это подключение к нескольким операторам ЭДО. Можно дополнительно подключиться к оператору вашего контрагента или предложить контрагенту подключиться к вашему оператору. Цены на услуги у всех сервисов находятся примерно на одном уровне, поэтому дополнительных расходов вы не понесете.

Другой вопрос, что такой способ сопровождается рядом организационных неудобств – надо всегда помнить, через какой сервис вы обмениваетесь с конкретным контрагентом.  Эту задачу можно закрыть с помощью интеграционных решений, пусть ваша информационная система автоматически определяет, через какого оператора отправлять документ. Например, систему DIRECTUM можно одновременно интегрировать сразу с несколькими сервисами МЭДО.

Ещё есть вариант обратиться с данной задачей к вашему Оператору ЭДО, указать ему, с каким другим Оператором ЭДО вам необходим роуминг и для решения каких задач (с кем конкретно из контрагентов вы будете обмениваться документами), в этом случае решение вопросов по роумингу Операторы ЭДО возьмут на себя.

Вопрос: Хранятся ли Вами книги покупок-продаж в бумажном виде или только в электронном?

Юлия Александрова: Мы храним книги покупок-продаж в электронном виде и в бумажном. Во многих ситуациях это спасает, поскольку требования на документы из ФНС приходят в бумажном виде, приходится соответственно и готовить бумажные документы.

Вопрос: Согласно НК РФ счет-фактура должен быть выставлен в течение 5 дней после даты отгрузки товара. Если наша организация планирует отправлять ЭСФ, например, 15 числа следующего за отчетным месяцем, при этом они будут датированы последним числом отчетного месяца, то в каком периоде такой ЭСФ будет приниматься к вычету у контрагента? Какие риски могут возникнуть при принятии к учету у продавца и покупателя?

Анастасия Щепина:

Разберём данную ситуацию применительно к электронным счетам-фактурам по составляющим:

1.   Выставить электронный счёт-фактуру задним числом нельзя, т.к. дата выставления электронного счёта-фактуры - это дата, указанная в подтверждении оператора ЭДО, т.е. дата передачи данного счёта-фактуры через оператора.

2.   Счёт-фактура должен быть выставлен продавцом в 5-дневный срок, но санкций по отношению к продавцу за несоблюдение данного срока в налоговом законодательстве нет, что касается покупателя – то несоблюдение продавцом данного срока выставления счёта-фактуры, согласно налоговому законодательству, не является основанием для отказа в принятии вычета по НДС. Но риск разбирательств по данному вопросу с налоговыми органами остаётся.

3.   У покупателя по общему правилу существуют 2 варианта заявить вычет:

3.1.  в налоговом периоде, в котором счет-фактура был получен фактически;

3.2.  налоговом периоде, когда была совершена хозяйственная операция.

4.   Как быть вам при переходе на электронные счета-фактуры? Есть следующие варианты с учётом минимизации рисков:

4.1.  Выстроить внутренние процессы компании так, чтобы они соответствовали налоговому законодательству с учётом требований по срокам выставления документов.

4.2.  Если же это связано с тем, что раньше выставить счета-фактуры не получится (так бывает, например, у топливно-энергетических компаний) из-за того, что к определенной дате не будет точных сведений о потребленных услугах. В этом случае можно выставлять счета-фактуры в 5-дневный срок с ориентировочными данными, а потом, когда будут точные сведения, выставлять корректировочные. Подробнее с данными нюансами работы можно познакомиться в статье https://nalogkodeks.ru/scheta-faktury-vystavlennye-pri-realizacii-elektroenergii/ (в основном в конце статьи).

Вопрос: Как готовиться к проверкам ФНС, если у нас будет очень неоднородный архив – часть в сервисе ЭДО и часть в бумаге?

Алексей Кольмай: Обычная ситуация, когда внутри компании существует два потока документов – бумага и электронные документы. Надо каким-то образом работать с ними и лучше всего максимально эффективно. С этой целью даже бумажные документы переводятся в электронный вид: оригиналы сканируются и убираются на хранение, работа идет со сканами, данные которых точно так же анализируются, обрабатываются и хранятся в системе.

Например, в решении Межкорпоративный финансово-учетный документооборот от DIRECTUM соответствующий функционал, позволяющий готовится к проверкам ФНС вне зависимости, какой вид имеют оригиналы документов – бумажный или электронный. Есть заранее подготовленные отчеты по выгрузке документов за выделенный период, автоматически формируется опись: остается только распечатать и поставить подписи. Если потребуются бумажные оригиналы, то система быстро поможет их найти.

Вопрос: Имеет ли смысл переносить в облако уже существующий бумажный архив? Как все-таки лучше хранить.

Иван Агапов: Выбор варианта зависит от объема документов. Чем больше документов, тем предпочтительней создание локального архива. Здесь вы сможете эффективно управлять политиками доступа, рабочими местами и т.п. Функциональность веб-клиентов операторов ЭДО во многом проигрывает возможностям полноценных ECM-систем. Но ее совершенно достаточно для небольших компаний.

Вопрос: Согласующие (не утверждающие) подписи при внутреннем согласовании документа не подразумевают наличие у сотрудника сертификата УКЭП?

Алексей Кольмай: Ответ в вопросе: для внутреннего документооборота квалифицированная электронная подпись не нужна. В процессе согласования визирующие подписи можно поставить неквалифицированными сертификатами, выпущенными собственным Удостоверяющим центром, а квалифицированная подпись потребуются руководителю только перед отправкой документов. Сертификаты для визирующих подписей не нужно покупать, можно развернуть свой центр сертификации на базе MS Windows и раздавать всем, кому необходимо.

Источник: Synerdocs