Ответы на вопросы об ЭДО по итогам вебинара "Ритейл в плюсе - 2"

5 июня состоялся второй онлайн-семинар Synerdocs для представителей торговли «Ритейл в плюсе: 5 новых кейсов в пользу ЭДО». Эксперты ответили на вопросы участников в прямом эфире. Какие нюансы ЭДО обсудили в этот раз, читайте далее.  

ЭДО в ритейле

Вопрос: В каком формате оформляется электронный ТОРГ-2?

Иван Агапов: Игорь, пока законодательных требований или рекомендаций к электронному формату ТОРГ-2 нет, поэтому покупатель может выставить его в любом понятном поставщику формате. Чаще для этих целей используют PDF.

Вопрос: За какое время до начала погрузки товара создается электронная доверенность?

Алиса Муратова: Екатерина, время зависит от срока заявки на перевозку. Обычно документ создается за 1-2 дня (когда установлен водитель), но это зависит от «расторопности» участников.

Вопрос: Как учитываются часовые пояса при подписании документов?

Иван Агапов: Время в электронных документах задается в международном формате (например, в УПД). То есть время для всех сторон, работающих с документом, фиксируется одно и то же.  

Вопрос: Вопрос по подготовке документов за поставщиков. Как в сервисе обмена доставляются «рыбы» документов контрагентам?

Иван Агапов: Компания готовит документы за контрагентов. В сервисе реализована функция отправки документов без подписания, благодаря чему вторая сторона получает «заготовки» документов с запросом подписи. Контрагент может внести изменения, при необходимости исправить номер или дату, заполнить недостающие реквизиты и т.д. После этого он подписывает документ и отправляет его вам. Такая схема работы с агентскими отчетами реализована, например, в компании «Ингосстрах».

Вопрос: Какие перспективы со стороны государства по обязательному переходу на ЭДО? Без этого невозможно мотивировать контрагентов.

Иван Агапов: Согласен с вами. С одной стороны, государство уже использует электронный документооборот. Например, в части отчетности организаций в различные государственные органы. Также ведомства используют обмен электронными документами при взаимодействии друг с другом.

С другой стороны, есть задачи по развитию ЭДО, которые еще ждут своего часа. Думаю, что в ближайшие год-два произойдут очередные важные изменения во взаимодействии между государством и бизнесом. В том числе они могут коснуться обмена закрывающими документами, участия в тендерах и т.д.

Вопрос: Как правило, переговоры с контрагентами заканчиваются тем, что главный бухгалтер не хочет переходить на ЭДО. И точка…

Алиса Муратова: Нужно работать с возражениями, оценивать, насколько они реальны и не являются ли просто необоснованным страхом контрагента. Часто Synerdocs берет мотивацию партнеров на себя, у нас есть своя методика по подключению контрагентов и соответствующие специалисты. В рамках «проектов подключения» мы объясняем все преимущества перехода на ЭДО, максимально подробно рассказываем о том, как подключиться к сервису и работать в нем.

Вопрос: В нашем случае передача товара осуществляется поштучно в присутствии водителя перевозчика. При наличии расхождений представитель покупателя и водитель оформляют ТОРГ-2 на бумаге. В случае перехода на электронный ТОРГ-2 (например, в формате PDF) каждого водителя придется обеспечить КЭП и соответствующим мобильным электронным устройством, через которое водитель сможет подписывать электронный ТОРГ-2, верно?

Иван Агапов: Это один из вариантов. Есть, конечно, и другие. Совсем не обязательно использовать квалифицированную электронную подпись, если вы с контрагентом договорились о применении другого типа подписи. Например, вы можете пользоваться простой или неквалифицированной подписью. В этом случае намного проще организовать работу с документами (с программно-технической стороны). Водитель сможет подписывать документы, используя свой смартфон, – в приложении или, например, в чат-боте. У Synerdocs, кстати, уже есть такие решения.  

Вопрос: Правильно ли составлять корректировочные счета-фактуры на основании уведомления о приемке товара Recadv? Как мы понимаем, данный документ не является первичным, а лишь только электронным сообщением, не имеющим ЭЦП.  То есть нарушается п. 3 ст. 168 НК РФ, п. 10 ст. 172 НК РФ. Для выставления корректировочного счета-фактуры необходим документ об изменении цены и/или количества товаров по сравнению с ценой и/или количеством по договору. Это может быть соглашение, акт, иной документ, подписанный сторонами и подтверждающий согласие покупателя на изменение цены (п. 3 ст. 168 НК РФ, п. 10 ст. 172 НК РФ).

Иван Агапов: Корректировочный счет-фактуру вы можете отправить на основании первичного документа. Зачастую это ТОРГ-2 и М-7. Если такой документ у вас есть, составлен акт о расхождениях, то у вас есть все основания для корректировки по счету-фактуре.

Если же говорить об EDI-документах, то чаще они фиксируют расхождения, не подписываются сторонами квалифицированной электронной подписью. Но могут быть и исключения. В договоре с поставщиком вы можете указать, что конкретный EDI-документ считается актом о расхождениях, на основании которого вы имеете право готовить корректировку. Такой вариант возможен, хотя и случается редко.

Вопрос: Расскажите о множественной корректировке одних и тех же товаров. Нормы заполнения КСФ в целом требуют указания количества/суммы на основании предыдущего документа. Также существует несколько вариантов заполнения строки (1б) КСЧФ. Исходя из писем Минфина и ФНС, это должна быть предыдущая корректировка. Как это работает в эру ЭДО?

Алиса Муратова: Правила заполнения счетов-фактур едины: как для бумаги, так и для электронного документа. В вашем случае с корректировкой 4 и 5, где вы составляете корректировку на предыдущие корректировки и исходный УПД, готовится единый корректировочный счет-фактура в соответствии с тем же постановлением Правительства России от 26 декабря 2011 г. № 1137. То есть в едином корректировочном счете-фактуре вы указываете сведения обо всех счетах-фактурах, по которым осуществляется изменение стоимости товаров.

Работа с сервисом ЭДО

Вопрос: Как в ТОРГ-2, так и в ТТН есть проблема контроля полномочий подписанта. Кладовщик может не иметь доверенности на подписание (принятие) определенных товаров. ЭДО контролирует лишь валидность подписи, без проверки доверенности. Реализованы ли данные механизмы в Synerdocs?

Иван Агапов: Александр, операторы ЭДО не обладают сведениями о полномочиях подписантов, однако функцию можно реализовать на уровне сервисов (на стороне оператора).

Администратор может самостоятельно установить права доступа пользователей своей организации. Так, можно «распределять» входящие документы между ответственными. Например, настроить проверку подписанта на уровне интеграционного решения (в частности в 1С), используя данные из имеющихся в наличии доверенностей или полномочий подписанта из договора поставки.

Вопрос: Однако подпись контрагента является финальной. Если полномочия подписанта не устраивают поставщика, у него уже нет собственных средств воздействия. Только аннулировать документ?

Иван Агапов: Верно. Вы можете аннулировать документ. Дело в том, что оператор не имеет законных оснований блокировать подписание документа пользователем.

Вопрос: Как происходит аннулирование какого-либо документа в сервисе обмена, например, доверенности или заявки (в случае ошибки)?

Алиса Муратова: На самом деле работа строится так же, как и с договорами. Вы просто не подписываете документ, отказывая в подписи. Если он уже был подписан с двух сторон, то отправляется запрос на аннулирование. И в случае, если контрагент принимает запрос, документ будет аннулирован.

Вопрос: Отгрузка выполнена, приемка через несколько недель (поставка в Уренгой, 2-3 недели). В каких статусах находятся в этот период документы? Какие действия получателя в случае пересортицы?

Иван Агапов: Во время поставки отправленные документы в Synerdocs находятся в статусе «ожидают подписания». В случае пересортицы получатель формирует акты о расхождении (ТОРГ-12 или УПД при этом имеют отметку о факте расхождений и ссылку на акт); сроки и порядок оформления окончательных документов зависят от скорости подписания документов участниками (с момента приемки можно подписать все документы в течение минут и часов, если стороны пришли к согласию).

Вопрос: Обязательно ли использовать DIRECTUM для работы в Synerdocs?

Иван Агапов: DIRECTUM и DirectumRX – системы, разработанные нашей компанией. Именно поэтому мы часто предлагаем использовать наши интеграционные решения. Однако совсем не обязательно использовать DIRECTUM и DirectumRX. У Synerdocs есть интеграционные решения и с другими системами как с помощью API, так и различных коннекторов.

Источник: Synerdocs