Электронный документооборот в ритейле — вопросы и ответы

Уверены, что разбираетесь в ЭДО с контрагентами? Проверьте себя! 12 февраля эксперты Synerdocs рассказали, как и почему крупные торговые сети отказываются от бумажного документооборота с поставщиками. Ведущие представили кейсы Wildberries, Levi’s, «Оптима» и других компаний. Смотрите запись онлайн-семинара и читайте ответы на вопросы участников ниже.

Законодательство и электронные документы

Евгений: В каких форматах создаются и согласуются договоры?

Алиса Муратова: Законодательных ограничений по формату для электронного договора в России нет. Главное, чтобы ваш партнер мог прочитать документ. Многие клиенты используют PDF. Мы тоже рекомендуем именно его.

Татьяна: Существует ли положительная практика принятия судом договоров, подписанных электронной подписью? в качестве доказательства?

Алиса Муратова: Татьяна, судебная практика по электронным договорам довольно широкая. Если такой документ в электронном виде заключен с соблюдением норм ФЗ-63 «Об электронной подписи», он признается судом. Подробнее о представлении электронных оригиналов в суды можно прочитать в статье нашего эксперта.

Эльвира: Возможен ли юридически значимый электронный документооборот с иностранными контрагентами?

Иван Агапов: Если отвечать в целом, то да. Но есть свои организационные моменты. Сложность состоит в том, что в каждом государстве действует своя нормативно-правовая база. Понятия криптозащиты, алгоритма обмена документами и электронной подписи у всех разные. Тем не менее выход есть — вы можете подписывать документы от зарубежных партнеров, используя простую электронную подпись. Достаточно лишь заключить соответствующее соглашение с контрагентом.

Татьяна: Нужно ли потом ЭТрН распечатывать и хранить?

Алиса Муратова: Татьяна, электронные документы необходимо хранить в электронном виде, нет необходимости распечатывать их из сервиса. Также хранить можно локально — в системе электронного документооборота, используя специальные архивы, или же у оператора ЭДО.

Дмитрий: Можно ли при электронном документообороте отказаться от товарно-транспортной накладной (ТТН)?

Алиса Муратова: Да, вы можете отказаться от данных документов, если это не противоречит вашим бизнес-процессам и специфике бизнеса. Можете заменить ТТН комплектом документов: товарная накладная (УПД) + транспортная накладная, которыми также можно обмениваться через оператора ЭДО. Однако существуют и некоторые ограничения. Так, например, при перевозке алкоголя обязательно использование ТТН.

Владимир: Пока нет постановления Минтранса, подтверждающего правомерность использования электронной транспортной накладной. Какой документ должен быть у водителя при перевозке?

Алексей: В каком виде водитель представляет ЭТрН сотруднику ГИБДД?

Алиса Муратова: На сегодняшний день законодательство не предусматривает решения данного вопроса с возможностью предоставления электронной ТрН инспектору ГИБДД, поэтому пока инспекция принимает только бумажные документы. Поэтому мы предлагаем на стороне грузоотправителя распечатать один экземпляр транспортной накладной, проставить необходимые печати и подписи со стороны грузоотправителя и водителя, а по месту прибытия на стороне грузополучателя данный экземпляр уничтожить.

Фактически этот экземпляр используется только для того, чтобы при необходимости представить его инспектору ГИБДД. Основные же бизнес-процессы строятся с ЭТрН, то есть все выгоды электронного документооборота вы по-прежнему получаете.

Ирина: В каком виде неформализованная на данный момент ТрН предоставляется в налоговую?

Алиса Муратова: Сейчас в налоговую подается заверенная печатная форма электронного документа. По аналогии с другими электронными документами ФНС принимает скан печатной формы с печатью организации, то есть подписи остальных участников не нужны. Запросов именно транспортных накладных еще не было. Есть письмо ФНС по приему этих документов в электронном виде, где служба подтверждает возможность предоставления данных документов. Такая возможность действительна для любых электронных документов, за исключением электронных счетов-фактур.

Виталий: Грузоотправитель (гр.1) и Место приема груза (гр.16) могут отличаться. Каким образом будет во влечен склад отгрузки в документооборот?

Алиса Муратова: При необходимости в цепочку можно включить нескольких участников. Например, сегодня специфика работы многих наших клиентов завязана на создании документа сотрудниками логистической компании, тогда как грузоотправителем фактически является другое юридическое лицо.

Ирина: Как происходит автоматическое сопоставление номенклатур?

Алиса Муратова: Эту задачу позволяют решить в первую очередь единые правила оформления и представления документов, соответственно можно избежать трудностей с определением вида документов на входе, также предварительно настраиваются связи по видам номенклатур, а сервис Synerdocs в данном случае служит транспортом для доставки данных в структурированном виде.

Виталий: При перевозке негабаритного груза вместе с транспортной накладной необходимо оформлять специальное разрешение на маршрут. Грузоотправитель должен ставить отметку в таком разрешении. Будет ли реализация согласования и подписания через ЭДО спецразрешений на маршрут движения негабарита?

Иван Агапов: На текущий момент у нас пока такой возможности нет. Но мы готовы включить ее в дорожную карту развития продукта.

Георгий: Планируется ли интеграция с ЕСИА для выдачи простой подписи физлицам?

Алиса Муратова: Пока интеграция не планируется, так как сейчас нет необходимости. Как только на законодательном уровне появится возможность использовать для этих целей ЕСИА, тогда и будем предпринимать какие-либо шаги.

Встраивание в бизнес-процессы и интеграция

Елена: Как связано проведение документа в собственной учетной системе и подписание документов через оператора?

Алиса Муратова: Вы можете использовать возможности интеграции сервиса обмена со своей учетной системой. То есть использовать нашу обработку и в режиме одного окна создавать, загружать и выгружать, отправлять и получать электронные документы.

Артем: Можно ли подписывать с помощью КЭП поступивший документ (акт выполненных услуг) с отложенным проведением в своей учетной системе или проведение и подписание одномоментно?

Алиса Муратова: Вы можете подписать и провести документ тогда, когда посчитаете нужным. Тем не менее не стоит забывать о правилах ведения бухгалтерского учета.

Иван: Был ли у вас опыт интеграции с 1С Документооборот? 1С ERP?

Алиса Муратова: Иван, у нас есть готовые коннекторы к типовым конфигурациям. Заказную разработку для 1С наши абоненты осуществляют своими силами или привлекая подрядчиков.

Егор: С чем интегрируется Synerdocs? Есть ли опыт реализации в проектах по СМК документации?

Иван Агапов: Сервис интегрируется через готовые коннекторы с системой учета 1С, системами DIRECTUM и DirectumRX, SAP, а также есть универсальные решения для КИС и собственный сервис интеграции.

Владимир: Как объединить три стороны подписантов в один портал, при условии, что все клиенты работают в разных EDI-порталах?

Алиса Муратова: Надо понимать, что EDI-порталы и операторы ЭДО по большей части решают различные задачи. В данный момент потребуется подключение всех участников к оператору электронного документооборота Synerdocs, так как у других операторов ЭДО пока отсутствует возможность работы с ЭТрН. Более того, наши сотрудники оказывают помощь в подключении всей цепочки грузоперевозок.

Алексей: Как добиться своевременного получения УПД в ЭДО от поставщика? Они же могут высылать его сразу при отправке товара со своего склада? Не дожидаясь уведомления о получении товара по EDI от покупателя?

Алиса Муратова: Алексей, эту привычку поставщиков можно исправить лишь используя организационные методы. Например, вы можете предусмотреть в договоре порядок и сроки выставления корректирующих документов.

Артем: Вопрос по маркировке: информация о выбытии товара из оборота передается в «ИС Маркировка» исключительно через операторов ЭДО? Если товар выбыл из оборота списанием или пересортицей — как быть? Если покупатель сделал возврат товара, возвращается старая маркировка или нужно запрашивать новую через ИС?

Алиса Муратова: Если вы имеете в виду продажу товара конечному потребителю, то такая информация передается через оператора ОФД. Информация о движении маркированных товаров при оптовой продаже передается в том числе и через оператора ЭДО, но не обязательно только через него. Перемаркировка необходима, если товар вернули с поврежденным кодом маркировки или позднее 14 дней, данное условие действует для товаров легкой промышленности.

Ирина: Есть ли примеры внедрения ЭДО для внешних клиентов — покупателей — юридических лиц? То есть когда мы являемся условным поставщиком товаров? Возможно ли перевести на ЭДО тысячи клиентов?

Иван Агапов: Да, конечно. Вы можете перевести в электронный вид и взаимодействие с клиентами. Кейсы есть, вы можете ознакомиться с ними на нашем сайте — в разделе «Новости сервиса». Связаться с экспертами, которые могут вам помочь, можно на странице «Ритейл».

Экспедиция и особенности бизнес-процессов

Оксана: А документы транспортной экспедиции (поручение экспедитору, экспедиторская расписка) возможно оформлять в электронном виде?

Алиса Муратова: Да, вы можете перевести в электронный вид все документы, которыми обмениваетесь с контрагентами, законодательство разрешает. На сегодняшний день активно общаемся с компаниями, анализируем процессы в рамках экспедиторских документов. Все это делается для того, чтобы корректно выстроить работу с этими видами электронных документов.

Ирина: Каким образом экспедитор участвует в ЭДО? Как зафиксирована его ответственность и взаимосвязь с перевозчиком, который непосредственно осуществляет перевозку?

Алиса Муратова: Схему работы с экспедиторами мы прорабатываем, общаемся с множеством экспедиторов. Если говорить в целом, ответственность и взаимосвязь с перевозчиком зафиксирована в договорных документах.

Марат: Как в ЭДО закрывается вопрос с хищениями товарно-материальных ценностей?

Алиса Муратова: Один из наших клиентов перевел ТОРГ-13 в электронный вид. Материально ответственному сотруднику, который при внутреннем перемещении товара обязан подписать эти документы, выдается сертификат ЭП.

Иван Агапов: Конечно, это не гарантирует, что на 100% хищения прекратятся. Все-таки красть товар могут как другие сотрудники, так и покупатели. Однако если вы переведете ТОРГ-13 в электронный вид, то сможете исключить потерю документов и всех важных данных: кто, когда принял товар, где сейчас находится документ, в какие сроки вернется и т. д. В случае с ТОРГ-13 на бумаге отследить эту информацию намного сложнее.

Мария: Какая схема подписания накладной М-15 наиболее приемлема для внутреннего документооборота? Первая: сначала получатель и подписант ставят ЭП на документе, а потом проходит передача товарно-материальных ценностей. Или сначала проходит их передача, а потом оформляются и подписываются документы?

Алиса Муратова: Тут вы руководствуетесь исключительно своими желаниями и возможностями. Конечно, правильнее сначала осуществить передачу, только потом подписывать документы.

Роуминг и возможности операторов

Татьяна: Со всеми ли операторами ЭДО есть возможность заключить роуминг? Например, с сервисом ЭДО Сбербанка?

Иван Агапов: Татьяна, если вы имеете в виду «Сферу» от «Корус Консалтинг СНГ», то да, роуминг у Synerdocs с этим оператором настроен. Однако свободный обмен документами в роуминге пока не касается электронных ТрН.

Татьяна: Вопрос о хранении документов в сервисе Synerdocs — доступ к документам после прекращения отношений с оператором остается?

Иван Агапов: Доступ к документам остается в течение пяти лет после прекращения действия договора с Synerdocs.

Ирина: Дополнительно договор на хранение подписывать не требуется?

Алиса Муратова: Ирина, его можно заключить, если вам потребуются особые условия хранения. В обычной же ситуации такой необходимости нет.

Алексей: Для организации внутреннего документооборота, то есть в самой компании, нужен тот же оператор, что и обеспечивает ЭДО с поставщиками? Или другой?

Иван Агапов: Вы можете рассмотреть и другого оператора. Никто вас не ограничивает в том, чтобы это был один и тот же оператор. Более того, есть компании, которые используют для внешнего документооборота не одного оператора, а двух или трех. Решение зависит от вашей ситуации и бизнес-задач.

Алиса Муратова: Опять же для организации внешнего и внутреннего документооборота одновременно, если говорить о Synerdocs, есть готовые решения DIRECTUM и DirectumRX.

Татьяна: Как настраиваются права доступа в ЭДО? Например, к базе контрагентов, к подписанию различных видов документов различными должностными лицами?

Алиса Муратова: Во-первых, права доступа настраивает администратор системы, во-вторых он же заводит подразделения организации и наделяет правами соответствующих сотрудников. Таким образом каждое подразделение или сотрудник имеет доступ и может работать с конкретными видами документов.

Владимир: Как насчет подписания документов по Viber?

Алиса Муратова: На сегодняшний день реализовано подписание с помощью СМС и с использованием чат-бота в Viber. Водитель получает текстовое сообщение о получении груза и при подписании выбирает определенную команду, при необходимости имеет возможность внести оговорки и примечания. Аналогично происходит и при сдаче груза грузополучателю. При этом он имеет возможность скачать документы в формате PDF для просмотра.

Алена: Как оперативно получить информацию от водителя, что товар доставлен, и клиент должен подписать электронный УПД?

Алиса Муратова: Доступ к сервису имеет каждая из сторон. Необходимо лишь зайти в сервис, найти необходимый документ и посмотреть его статус.

Ошибки и спорные моменты

Виталий: Как ставить отметки о повреждениях в ЭТрН?

Алиса Муратова: Решение предусматривает внесение отметок и замечаний в электронную транспортную накладную. Для водителей предназначен 12 раздел, а для событий, которые послужили поводом для отметки (оформление расхождений, повреждений, актов по ущербу) — 17 раздел, по аналогии с текущей работой на бумаге. Водитель вносит оговорки и замечания посредствам Viber и СМС. А грузоотправители, грузополучатели и транспортные компании, как юридические лица, вносят отметки работая в своих информационных системах или в веб-клиенте сервиса по факту обнаружения повреждений.

Антон: Как отозвать ошибочно подписанный договор двумя сторонами сделки? Раньше по согласованию сторон оригинал можно было уничтожить и подписать исправленный договор. Теперь он подписан электронно. Во-первых, информация о факте подписания хранится у оператора ЭДО. Во-вторых, невозможно удостовериться, что контрагент физически удалил электронную копию договора. Существует какая-то упрощенная процедура аннуляции договора средствами оператора ЭДО, без необходимости заключения соглашения о его расторжении?

Иван Агапов: Да, многие операторы в том числе Synerdocs, предоставляют возможность аннулировать документы. Единственное «но»: пока есть ограничения для проведения таких операций в роуминге — с клиентами других сервисов обмена. Сейчас они постепенно снимаются.

Павел: Как делается автоматический отказ в подписании?

Иван Агапов: Это осуществляется средствами информационной системы, в рамках которой происходят проверки входящего документа. Если он по каким-то критериям ее не устраивает, происходит автоматический отказ внутри системы. И компания отправляет служебный документ, соответственно, с отказом подписания и информацией о причинах. Это делается для того, чтобы контрагент мог исправить данные и снова отправить документ на подписание.

Ирина: Есть ли какая-то практика использования ТрН, оформленных электронно, в части претензионной работы?

Алиса Муратова: Прежде всего, решение позволяет внести отметки для участников перевозки в 12 и 17 разделы — как для водителей, так и для транспортных компаний, грузоотправителей и грузополучателей. По аналогии с бумагой при возникновении претензий оформляются соответствующие документы, акты по ущербу и направляются в сторону контрагента. И тут оператор ЭДО решает задачу оперативной доставки юридически значимых документов, тем самым ускоряя процессы работы с претензиями.

Иван Агапов: При необходимости Synerdocs как оператор предоставляет доказательства в суде. Есть ряд клиентов, которые обращаются к нам за подтверждением того, что электронные документы были переданы контрагенту через сервис, и они являются юридически значимыми.

***

Подробно о нашем решении читайте на странице «Решаем задачи транспортно-логистических компаний».

Если у вас остались вопросы к экспертам, вы можете отправить их по e-mail: agapov_ii@synerdocs.ru, muratova_ar@synerdocs.ru.