Переход к безбумажным документам и процессам. Подборка материалов и комментарии экспертов.

Переход к безбумажным документам и процессам. Подборка материалов и комментарии экспертов.

Наша редакция получила вопросы от читателей:

1. Какие документы можно полностью убрать с бумаги?

2. Какие бизнес процессы дают наибольший эффект от автоматизации?

Отвечают Дмитриева Елена и Валентина Писанова, эксперты компании DIRECTUM.

Чтобы понять, какие документы можно полностью убрать с бумаги, необходим анализ документооборота в компании, позволяющий делать подобные выводы.  Теоретически это могут быть:

●    внутренние документы, не предполагающие перевода в бумагу законодательством и внешними, либо внутренними нормативными актами;

●    внутренние документы непостоянного срока хранения;

●    внутренняя переписка: докладные, служебные записки, планы, графики и т.д.

●    входящие документы после стадии обработки их в Канцелярии.

●    исходящие документы до стадии их отправки.

Аналогично и по второму вопросу, чтобы предполагать эффект от автоматизации, нужно понимать о каких бизнес-процессах идёт речь. В различных компаниях при различных условиях одни и те же процессы могут дать диаметрально разные результаты автоматизации.  Необходимо в целом исходить из того, чего хочет заказчик. Избавится от бумаги - не распечатывайте документы. Повышение исполнительской дисциплины - усильте организационный контроль, а система будет вам в помощь, она - инструмент для контроля.

Для поучения более подробной информации рекомендуется изучить следующие документы:

●    Перечень типовых архивных документов с указанием сроков хранения

●    Как определить срок хранения документа (используем риск-менеджмент)

●    О разработке и применении нового перечня документов со сроками хранения

●    Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ  (есть предложения по новому положению)

●    Рекомендации по подготовке перечней документов, работа с которыми должна осуществляться в электронной форме