Сделайте 12 шагов для создания безбумажных процессов

Время чтения: 5 минут

Боб Лэриви, вице-президент и главный аналитик AIIM Market Intelligence.

Разговоры об отказе от бумаги ведутся давно, еще с появления скан-образов документов. С развитием технологий организации увидели перспективы в безбумажной модели бизнеса. По данным отчета AIIM, переход на электронный формат особенно четко виден в сферах HR и обработки счетов на оплату.

Компании, которые уже ощутили положительный эффект отказа от бумаги, не останавливаются на достигнутом и регулярно пересматривают процессы. Польза для организации очевидна: ускорение обработки запросов, сокращение расходов и времени производственного цикла. По оценке AIIM, инвестиции во внедрение безбумажных процессов окупаются на 44% за полгода. Это говорит о том, что перейти на электронный формат реально за короткие сроки. Все зависит от размера проекта. Можно начать с малого, а добившись успеха, решать более крупные задачи.

По оценке AIIM, инвестиции во внедрение безбумажных процессов окупаются на 44% за полгода.

Первый шаг для отказа от бумаги – занесение информации. Неважно, сканируете ли вы документы или храните их в электронном виде сразу после создания. Главное – занести данные в информационную экосистему, использовать их в бизнес-процессах и оперативно реагировать на изменения. Мобильные устройства и облачные приложения значительно упрощают эту задачу и расширяют возможности. Удаленные сотрудники могут подключаться к работе в любое время и из любого места и проявлять такую же активность, как их коллеги в офисе. Это выведет эффективность компании, ее производительность и способность к быстрому реагированию на новый уровень.

При переходе на электронный формат важную роль играют управление изменениями и поддержка на уровне руководства. Людям свойственно цепляться за физическую оболочку содержания. Они предпочитают бумажный формат, когда нужно поставить заметки, передать документ коллеге или поставить подпись. Руководители понимают важность и преимущества отказа от бумаги, но часто у них нет четкого видения: как, почему, когда и где нужно сократить ее использование.

Бывшая недостижимой концепция безбумажных процессов стала реальной. И хотя полностью отказаться от бумаги в ближайшем будущем вряд ли удастся, нужно определить те процессы, где это действительно можно сделать. При принятии решения необходимо задать только один вопрос: что мешает организации перейти на электронный формат? Существуют ли нормативные и правовые требования, предписывающие использование и хранение бумаги, или же персоналу и руководству просто удобнее работать с данным форматом?

Чтобы разобраться в этом, необходимо определить, где в процессе используется бумага и почему. Если на то нет разумных причин (например, соблюдение правовых требований), почему вы продолжаете использовать этот формат? Почему сотрудники распечатывают, а потом заносят в отсканированном виде информацию, которая изначально создавалась в электронном виде?

12 шагов для создания безбумажных процессов

1. Определите процесс и зафиксируйте точки, где появляется бумага.

2. Найдите места, где «тормозит» процесс, и установите причину, почему это происходит.

3. Проанализируйте, как отказ от бумаги в операционных процессах поможет сократить расходы бэк-офиса и повысить скорость обработки запросов и качество обслуживания клиентов в целом.

4. Назначьте сотрудника, ответственного за пересмотр процессов, и добейтесь одобрения политики отказа от бумаги.

5. Поощряйте сотрудников за использование электронной информации и альтернативных процессов (без бумаги).

6. Если в организации пока нет ни одного безбумажного процесса, выберите область для тестирования (например, управление кадрами или согласование счетов на оплату). При этом нужно проявить осторожность, чтобы не оказаться привязанным к решению, которое подходит только для одной конкретной области (например, от поставщика вашей финансовой системы).

7. Удостоверьтесь, что существующие безбумажные процессы в полной мере используют преимущества распознавания текста, захвата данных и интеграции с основными корпоративными системами.

8. Оцените, как можно перейти от сканирования документов для передачи в архив к предварительному сканированию документов. Это повысит эффективность и оптимизирует процесс в целом.

9. Позиционируйте систему предварительного сканирования документов как цифровое отделение, которое защищает офис от бумаги и обеспечивает максимально возможное преобразование информации в электронный вид.

10. Не ограничивайте ваши возможности пределами офиса. Создайте условия, при которых сотрудники смогут заносить и обрабатывать информацию с помощью мобильных устройств и облачных приложений.

11. Введите программу для постоянного пересмотра и улучшения сделанных изменений. Когда завершится проект по переходу на электронный формат, должна быть налажена практика непрерывной оптимизации процессов.

12. Лучше сделать первый шаг, чем не предпринимать ничего. Если вы не знаете, с чего и как начать, обратитесь к профессионалам или пройдите обучение.

Перевод: Шабалина Эльвира

Источник: AIIM

Чтобы прочитать эту статью до конца,
или

Комментарии 2

Евгения Жвакина 31 октября 2017

Что касается российской ситуации. Как дела обстоят с законодательным закреплением процессов автоматизации и электронного документооборота как оснований для отказа от бумаги? У нас даже стандартов официальных нет( Сейчас во многих организациях половина документов обязательно должны быть в бумаге - с живой подписью Руководителя (уставы, приказы, распоряжения и т.д.). Если в государстве будет официально прописан перечень документов, которые следует перевести в электронный вид, то будет проще автоматизировать процессы...