Переводим кадровые документы и процессы в цифру за 4 шага

Шаг 1. Выбираем информационную систему для цифровизации HR

На первом этапе каждой компании необходимо определиться, какая информационная система (ИС) ляжет в основу цифровой трансформации. Сегодня бизнесу доступны два варианта: внутренняя ИС работодателя или портал «Работа России».

«Работа России»

Использование государственной платформы накладывает определенные ограничения, и у работодателя фактически нет инструментов, чтобы их обойти. На «Работе России» можно настроить виды документов, маршруты — и всё, это единственная доступная функциональность. Возможности конструировать бизнес-процессы, дополнительных удобств в виде мобильных приложений или облачных подписей ожидать пока не приходится. Нет и интеграции с учетной системой, все документы придется заносить вручную.

В плане подписей можно загрузить усиленную неквалифицированную (УНЭП) или усиленную квалифицированную (УКЭП) электронную подпись, если она уже есть у сотрудника, либо использовать простую электронную подпись для некоторых видов документов. Этот вариант подойдет компаниям без бюджета, готовым смириться с недостатками системы.

Информационная система работодателя

Если компании нужно больше, стоит ориентироваться на второй вариант — применение профильной системы для кадрового электронного документооборота (КЭДО). На рынке представлен широкий пул вендоров, предлагающих такие программные продукты и услуги по их внедрению. Найдется ПО под любые потребности и бюджет.

Информационные системы можно поделить на две большие категории:

• Первая — это те продукты, которые по сути предлагают «электронную ручку». Работодатель отправляет сотруднику документ, тот его подписывает, а весь остальной кадровый процесс идет точно так же, как и до внедрения КЭДО. Таких систем сейчас на рынке большинство.
• Вторая категория — более сложные программные продукты, которые дают возможность настроить workflow и создать большие сквозные HR-процессы. Под сквозными процессами здесь подразумевается цифровизация сложных цепочек действий, связанных с кадровыми операциями.

Алексей Доронин

владелец продукта Directum HR Pro

На базе систем, которые относятся к первой категории, можно перевести в цифру только базу — примитивный кадровый процесс подписания документа в электронном виде. Вторая группа предлагает более широкие возможности: здесь можно не просто перевести документы в электронный формат и настроить их подписание, но и цифовизировать HR-процессы, которые всегда существуют вокруг документов.

HR-цифровизация: почему одного КЭДО мало Разберем на примере процесса перевода сотрудника в другое подразделение. Он начинается с заявления самого работника или служебной записки и по ходу согласования «обрастает» различными параметрами — на какую ставку человек переходит, какая у него будет должность и так далее. Когда все эти параметры определены и согласованы, информация передается в учетную систему, где происходят соответствующие проводки и появляется документ — приказ о переводе.

Этот приказ подписывается в электронном виде, но кадровый процесс на этом не заканчивается: возможно, на новой должности сотрудника нужно ознакомить с дополнительными ЛНА, организовать его новое рабочее место или что-то еще. Учет всех этих действий и их перевод в цифровую плоскость — это и есть сквозной кадровый процесс.

Кадровый процесс по переводу сотрудника

Такие системы подходят для крупных компаний, которые хотят получить максимальный эффект от внедрения КЭДО.

На что еще обратить внимание при выборе ИС?

Электронные подписи

Сегодня стандарт, который предлагают вендоры, — использование облачных усиленных неквалифицированных электронных подписей для заверения кадровых документов со стороны работника. Работодатель применяет УКЭП, которая чаще всего у него уже есть для других задач.

Для целей КЭДО также подойдет Госключ — государственное приложение для подписания документов. С его помощью легко получить УНЭП и даже УКЭП — это несложно и бесплатно. Госключ может стать оптимальным вариантом для компаний, в которых работают настороженно настроенные сотрудники: доверие к государственному инструменту обычно выше.

Если в организации уже есть внутренний удостоверяющий центр, выпускающий подписи, их также можно использовать для кадровых документов.

Интеграции

При выборе ПО для КЭДО также важно, чтобы поддерживалась бесшовная работа с учетной системой, которая уже используется в организации. В России стандартом де-факто является 1С: ЗУП — примерно 90% компаний ведут учет в ней. Однако также встречаются БОСС-Кадровик, SAP, Oracle, Microsoft и другие.

Идеально, когда вендор предлагает готовый коннектор к учетной системе или как минимум открытый API, на основе которого можно настроить интеграцию.

Функциональные возможности и безопасность

В программном продукте должны быть инструменты для работы с различными кадровыми процессами — приемом и переводом сотрудников, оформлением отпусков, командировок и авансовых отчетов. У некоторых вендоров все они доступны уже в базовой поставке — из «коробки».

Также необходимо обратить внимание на требования к безопасности при использовании системы. В зависимости от потребностей компании можно выбрать решение, которое устанавливается локально на серверах заказчика или в облаке вендора. На рынке есть поставщики, которые готовы предложить оба варианта своим клиентам.

Некоторые заказчики предпочитают использовать внешнюю аутентификацию пользователей. Для этого существуют специализированные системы, такие как Active Directory или Keycloak, которые обеспечивают дополнительный уровень защиты данных. С этим ПО также нужна будет интеграция.

Шаг 2. Пробуем систему в действии

После того как потенциальный заказчик выбрал информационную систему, хорошая идея — протестировать ее. Это можно сделать несколькими способами:

1. Обратиться к вендору и запросить доступ к тестовой среде. В этом случае заказчик самостоятельно изучает систему и делает вывод, насколько она соответствует его потребностям. Доступ обычно предоставляется на ограниченное время, например, на неделю или две.
2. Поучаствовать в воркшопе — сотрудники вендора вместе с заказчиком подключаются к стенду и демонстрируют работу системы. Заказчик может своими руками запустить какой-либо документ или процесс и посмотреть, как он обрабатывается. Воркшоп обычно длится около трех часов.
3. Запустить пилотный проект, когда под заказчика разворачивается информационная система и туда заводятся реальные сотрудники. Они начинают работать с ПО и выявляют возможные проблемы.

Алексей Доронин

владелец продукта Directum HR Pro

Выбор способа знакомства с программным продуктом зависит от потребностей заказчика и его уровня подготовки. Если есть потребность детально изучить систему, то подойдет воркшоп или пилотный проект. Если же достаточно общего представления, можно ограничиться тестовой средой.

Важно отметить, что тестирование должно быть направлено на проверку конкретных кейсов, которые важны для заказчика. Например, если для него критично, чтобы в системе можно было гибко выстроить бизнес-процессы, он проверяет эту функциональность и пробует самостоятельно сконструировать схему процесса, а если в приоритете безопасность данных, то убеждается, что система обеспечивает необходимый уровень защиты.

Шаг 3. Внедряем систему

После изучения возможностей и выбора ПО начинается сам процесс внедрения. На старте проводятся встречи с заказчиком, где определяется перечень ближайших работ и составляется план-график внедрения. Также здесь обсуждаются вопросы, связанные с составом команды заказчика, ее полномочиями и ресурсами, с необходимостью выделения сотрудников для участия в проекте.

Чтобы он прошел без сучка и задоринки, необходимо сформировать слаженную проектную команду, в которую войдут специалисты заказчика и вендора. Все они должны быть готовы уделять внедрению 100% своего времени и внимания.

Важно, чтобы во главе команды стоял руководитель, обладающий необходимыми полномочиями для принятия решений и привлечения внутренних ресурсов. Не менее важно вовлечь заинтересованных сотрудников из различных отделов — IT, информационная безопасность, бухгалтерия и юридический департамент.

В процессе внедрения разрабатывается комплект документов, которые будут регулировать использование КЭДО в компании. К ним относятся положение о КЭДО, согласие на кадровый электронный документооборот и другие документы, определяющие порядок работы с ПО.

Алексей Доронин

владелец продукта Directum HR Pro

Особое внимание стоит уделить интеграции КЭДО с учетной системой компании. Без этой интеграции система не будет иметь практической ценности. Если интеграция простая, то этап можно завершить за полдня. Однако иногда он растягивается на пару недель из-за проблем с доступом, ошибок интеграции и других факторов.

Шаг 4. Обучаем сотрудников и приступаем к эксплуатации

У вас будет КЭДО! Как убедить коллектив перейти на кадровый электронный документооборот Подготовке персонала к переходу на КЭДО стоить уделить пристальное внимание. Нельзя просто бросить работников один на один с новой системой — это чревато саботажем и полным отсутствием эффекта от внедрения.

В первую очередь необходимо обучить кадровиков. Они должны иметь ресурсы для освоения новой системы, а значит, важно дать им возможность самостоятельно поработать с ней, понять, как в ней всё устроено. Также на старте обучение проходят члены рабочей группы, которые затем будут помогать в освоении рядовым сотрудникам.

Обучение работников проводится в виде вебинаров для руководителей и небольших мероприятий для остальных специалистов в форме индивидуального подключения к системе или массового обучения. Индивидуальный подход предполагает, что сотрудник осваивает систему вместе с кадровиком, который отправляет ему приглашение. Быстро изучить работу с системой помогают встроенные справочные материалы.

Всем сотрудникам нужно объяснить, зачем внедряется КЭДО, показать преимущества новой системы — прозрачность и скорость взаимодействия с работодателем, удобство использования, акцентировать внимание на безопасности и на том, что подпись сотрудника нельзя подделать.

Алексей Доронин

владелец продукта Directum HR Pro

Самый рабочий подход — тактика ранних последователей. Это сотрудники, которые открыты к нововведениям, лояльны к кадровой службе и IT-специалистам. Они помогут преодолеть первый барьер по вхождению в систему и смогут консультировать новых пользователей, что облегчит переход на КЭДО для всей организации.

Система настроена, сотрудники обучены — время тестовой эксплуатации. На этом этапе кадровики и несколько пользователей подключаются к системе и проверяют, правильно ли работают маршруты и функции. Это помогает выявить и исправить ошибки перед началом работы в боевом режиме.

При внедрении КЭДО важно придерживаться проектного подхода: соблюдать баланс между тремя гранями классического проектного треугольника — бюджетом, сроками и объемами работ. Для того чтобы добиться результата, нужно плотно взаимодействовать со всеми заинтересованными сторонами, выделять ресурсы в необходимом объеме, четко фиксировать этапы работ и бюджет, а затем придерживаться намеченного плана. В этом случае эффект от внедрения не заставит себя долго ждать.