Переводим контрагентов на ЭДО. Метод «ультиматум»

Андрей Цой, руководитель проектов подключения Synerdocs
Алена Ускова, PR-менеджер Synerdocs  

Допустим, вы решили перейти на электронный документооборот (ЭДО) с партнерами. Позади этапы подготовки, регистрация в сервисе, оплата тарифа. Уже можно начинать обмен электронными документами с контрагентами, но вдруг вы понимаете: они не готовы. Точнее, ваши партнеры не хотят работать по-новому. Одно из решений – поставить ультиматум.

Идеальная ситуация – это когда 100% контрагентов максимально быстро переходят на обмен электронными документами. В этом случае вы сразу ощутите все плюсы нового формата работы. Но шансов, что будет именно так, очень мало. Часто контрагенты не хотят что-либо менять в своих процессах, наотрез отказываются от предложений перейти на внешний электронный документооборот или специально затягивают с решением.  

Приказ и уговор    

Решить проблему можно, если правильно мотивировать партнеров. Позиций у вашей компаний в этом вопросе может быть две:

1.     Ультиматум. Вы можете сообщить контрагентам, что переход на ЭДО – обязательное условие дальнейшего сотрудничества с вами. Или как минимум четко объяснить, что привычный обмен бумагами связан с неприятными обстоятельствами (увеличенное время обработки документов, дополнительные расходы).

2.     Рекомендация. Метод ненавязчивого воздействия на контрагентов. Вы не обязываете, а лишь планомерно советуете им перейти на ЭДО. Подходит компании, если переход на ЭДО с контрагентами для нее является важным, но приоритет – сохранить сотрудничество.

У каждой из позиций есть свои преимущества и недостатки:

Мягкий «кнут»

Как показывает практика Synerdocs, наилучшие результаты по подключению контрагентов достигаются при ультиматуме. При этом жесткая позиция не означает, что компания лишится добрых отношений с партнерами. Пример – подключение контрагентов интернет-магазина Wildberries. Изначально компания выбрала рекомендательную тактику, а позже стала использовать и инструменты метода «ультиматум». Напомним, Wildberries является абонентом Synerdocs c 2015 года. За это время к сервису подключились свыше 3000 партнеров компании, в том числе благодаря новому инструменту мотивации – оплате исходящих в сервисе за контрагентов.  

Итак, как «сгладить» риски:

1.   Информируйте позитивно. Меньше негатива от контрагентов получают компании, которые правильно сообщают контрагентам о решении перейти на внешний ЭДО. Важно донести главное: электронный документооборот – новый этап в сотрудничестве, который принесет выгоду вам и контрагенту. Можно использовать тезисы:

●   электронный документооборот – тренд всех современных компаний;

●   переход на новый формат не требует много времени и прост в освоении;

●   обмен документами в электронном виде позволит ускорить процессы и сократить расходы наших компаний.

2.   Миксуйте с рекомендациями. Совсем не обязательно использовать ультиматум по отношению ко всем контрагентам. Можно использовать смешанный способ. Допустим, от 20% ваших контрагентов зависит 80% вашей прибыли. По отношению к ним можно применить мягкий метод, или «Рекомендацию», а при подключении остальных – ультиматум.

3.   Используйте финансовую мотивацию – наиболее эффективный способ снизить негативный настрой контрагента по поводу перемен в работе. За переход на ЭДО можно предложить компенсацию сопутствующих расходов, различные бонусы и скидки. Например, некоторые абоненты Synerdocs приобретают электронные подписи за своих контрагентов, тем самым освобождая их от дополнительных затрат. Так, например, поступила компания «Зетта Страхование». Так, для агентов выпущены сертификаты электронной подписи, что заметно сказалось на скорости их подключения.

Если ультиматум не подходит

Альтернатива жесткого перевода контрагентов на ЭДО, как мы уже сказали, есть. Это метод «Рекомендация», основа которого – активное информирование и дополнительная финансовая мотивация контрагентов. Используйте все каналы (email-рассылки, личное общение, сообщения на сайте, массовый обзвон).

Рекомендательные меры с 2016 года успешно применяет при подключении партнеров интернет-провайдер «Марк-ИТТ». Как именно известные компании используют альтернативные методики, расскажем в следующих материалах на сайте Synerdocs.

Источник: Synerdocs