Пять путей СЭД

Василий Бабинцев

Понятие «система электронного документооборота» (СЭД) значительно изменилось с тех пор, когда рынок СЭД только начинал формироваться. Что сегодня мы понимаем под аббревиатурой СЭД? Каковы перспективы и пути развития СЭД? Попробуем кратко ответить на эти вопросы.

На наш взгляд, сегодня отчетливо выделяется пять путей развития СЭД.

Во-первых, сближение электронного и бумажного документооборота. Мы знаем, что полный отказ от бумажных документов в силу законодательных норм невозможен. Поэтому мы разрабатываем методики и пути сближения электронного и бумажного документооборота. Может показаться, что этот процесс должен происходить на технологическом уровне. Но здесь существует психологический барьер, так называемый человеческий фактор.

Сотрудники привыкли работать с бумагой и не хотят переучиваться, затрачивать усилия на обучение работе в системе электронного документооборота. Однако СЭД внедряют все больше компаний, и сотрудникам приходится отказываться от традиционных способов. Разрабатываемые нами технологии ориентированы на то, чтобы сделать процесс отказа наименее тягостным и наиболее продуктивным. В частности, это технологии быстрого поиска электронного документа в системе по его бумажной версии, а также сервисы массового ввода и трансформации для захвата документов с различных источников (потоковые сканеры, факсы, факс-серверы, файловая система), объединения, обработки, преобразования и занесения в систему.

Во-вторых, обмен электронными документами между организациями. Сегодня электронный документ первичен, а бумажный – вторичен. Мы создаем документы в основном в текстовых приложениях, более того, работаем с ними в электронном формате, читая книгу не в типографском ее варианте, а в электронном, с экрана КПК или другого устройства. Теперь представим себе, как в такой ситуации происходит обмен документами между организациями. Несмотря на то что обе стороны предпочитают работать с электронными документами, обмен по-прежнему осуществляется документами бумажными. В деталях этот процесс выглядит следующим образом: в организации А создается электронный документ, который затем распечатывается и направляется в организацию B в бумажном виде, организация B получает бумажный документ и, например, отсканировав его, работает уже с электронным аналогом. Очевидно, что распечатка и сканирование – лишние промежуточные этапы. Исключить их, а значит, упростить работу компаний, можно при наличии:

• законодательства, которое будет подтверждать полноценность электронного документа и работы в рамках электронного документооборота;
• доверительного отношения пользователей к СЭД и электронным документам;
• положительного опыта обмена у большого количества организаций;
• технологий, гарантирующих надежный обмен.

Наши технологии в этой области: механизм репликации для обмена документами между структурными подразделениями одной организации; бесплатные программы для работы с документами тех пользователей, которые не работают в системе; использование общепринятого формата документа.

В-третьих, повышение доверия со стороны пользователя. Рядовой пользователь представляет себе особенности и возможности электронного документа в общих чертах. Отсюда недоверие к электронному документу в целом и его безопасности в частности. Считается, что в электронный документ можно незаметно внести поправки; что пользователь системы с полными правами имеет доступ ко всем документам и может производить с ними любые действия; что надежность хранения электронных документов находится на низком уровне. Эти стереотипы существуют в сознании рядовых пользователей, обусловливая недоверие и пренебрежение к электронному документу. При таком положении дел электронный документ — в лучшем случае черновик, но никак не официальная бумага.

Решение этой проблемы мы видим в создании условий для полной безопасности документов в системе и вне ее (при обмене между подразделениями или сторонними организациями): в создании многоуровневого защищенного хранилища, в партнерстве с ведущими разработчиками средств шифрования, в использовании ставшего стандартом формата pdf.

В-четвертых, эффективное управление бизнес-процессами. Управление бизнес-процессами, workflow, должно быть реализовано в системе таким образом, чтобы все пользователи имели возможность работать полноценно и комфортно. Иными словами, управление бизнес-процессами должно строиться по универсальным законам и универсальным категориям. Когда схемы workflow создаются разработчиками, а работают с этими схемами бизнес-аналитики, т. е. люди с другими представлениями, с принципиально иным мировоззрением, последние испытывают затруднения, которые сказываются на работе системы, а значит, и компании в целом. Безусловно, workflow должен быть бизнес-ориентированным и работать на бизнес, а не становится камнем преткновения для него. Поэтому в нашей системе блоки схем создаются разработчиками, а сами схемы – бизнес-аналитиками.

В-пятых, упрощение внедрения и развертывания. Простота внедрения и развертывания системы – один из критериев ее проработанности и, кроме того, залог популярности у конечного пользователя. Наличие многократно опробованной технологии внедрения позволяет оперативно, безболезненно и качественно внедрять систему. В противном случае СЭД не имеет потребительского спроса и, как следствие, стимула к развитию. Соответственно, системы, не учитывающие актуальные тенденции развития, обречены на исчезновение.

Источник: CIO №4, 2008