Почему мне не нравится такой документ - номенклатура дел

Почему мне не нравится номенклатура дел

С каждым новым проектом по внедрению системы электронного документооборота понимаю, что документ «Номенклатура дел» не дает реализовать все возможности электронного документооборота. Мне в ней тесно!
Почему? Номенклатура дел построена на системе классификации, называемой иерархической, т.е имеющей уровни, построенные по принципу последовательного подчинения. Например - комната-шкаф-полка-папка-раздел.
Структура номенклатуры дел определяется иерархической организационной структурой, определяющей место хранения документа.
Как делить документы в дела внутри структурного подразделения - принцип деления отдается на откуп составителю. Законодательство требует только выделение в разные дела документов с разным сроком хранения. И тут возникает....

Проблема организации хранения

Например, удобная организация хранения бухгалтерских и финансовых документов - проблема давняя и с помощью классических методов документооборота нерешаемая. 

Основная сложность  заключается в том, что одни и те же документы необходимо классифицировать по разным признакам в различные этапы их жизненного цикла.

Разнообразие признаков классификации обусловлено следующими факторами:

• для подтверждения правильности выполненного учета первичные документы должны быть сформированы в дела по периодам учета и регистрам бухгалтерского учета;
• для сверки расчетов и подтверждения хозяйственных операций документы должны быть сформированы в дела по контрагентам и периодам проведения операций;
• при экономическом анализе для проверки спорных ситуаций документы должны быть сгруппированы по статьям доходов и расходов в соответствии с периодами проведения анализа;
• при анализе документационного обеспечения документы должны быть подобраны в комплексе «договор - приложения/дополнения - платежные документы - товарные документы и акты»;
• при анализе хода проектов должны быть собраны документы по проекту;
• для анализа экономической эффективности деятельности с контрагентом документы должны быть собраны по взаимоотношениям с контрагентом за весь период совместной деятельности.

Получается, что нужно составлять несколько номенклатур дел, составленных по разным принципам деления документов. И один и тот же документ хранить одновременно в нескольких папках. Как это сделать, если документ - только один?

В организациях проблема, связанная с необходимостью различной классификации для одних и тех же документов, решается по-разному.

Метод 1. Документы хранятся в одном из подразделений (как правило, в бухгалтерии). В бухгалтерских записях делается ссылка на номер единицы хранения (например, пачки документов). Если кому-то потребуется подлинник документа, он запрашивает оперативный архив по этому номеру.

Однако при данном методе поиск любого документа становится крайне трудоемким процессом, для формирования подборок документов бухгалтерские работники должны затрачивать много дополнительного времени.

Метод 2. Подлинники документов хранятся в одном подразделении, все остальные получают копии и формируют дела по нужной системе классификации.

Однако, если сотрудники добросовестно изготовят копии и сформируют все эти дела, это вызывает, как правило, проблему нехватки места для их хранения. Кроме того, никогда нельзя быть до конца уверенным, что в случае замены одного документа на другой были заменены все копии документов.

Проблемой становится и полнота уничтожения документов. При необходимости работы с конфиденциальными документами отслеживание экземпляров обусловливает увеличение трудоемкости работы с документами.

Проблема доступа к документам

Как правило, бухгалтерские службы, чтобы обеспечить сохранность первичных документов, не хотят выдавать документы. Причем даже в рекомендациях аудиторских компаний по организации хранения бухгалтерских и финансовых документов пишется примерно следующее: «Документы следует хранить в составе дел с утвержденной номенклатурой. Для этого отводят необходимые помещения, где устанавливают запирающиеся шкафы (столы), обеспечивающие полную сохранность документов. Хранить документы в не приспособленных для этой цели рабочих помещениях запрещается.

Чтобы обеспечить оперативный поиск документов, на дверцах шкафов (с внутренней стороны) помещаются копии номенклатуры дел, а на корешках дел указываются номера дел в соответствии с номенклатурой. Шкафы (столы) также оборудуются приспособлениями для опечатывания.

Доступ к шкафам (столам) с документами должны иметь только уполномоченные сотрудники отдела хранения документов и их непосредственный начальник. Выдавать же документы следует только под роспись и лишь на время, необходимое для ознакомления с содержанием документа, но не более чем на один рабочий день».

Предложенная методика хранения обеспечивает сохранность документов, но трудоемкость обслуживания весьма высока.

Решения теории классификации

В настоящее время чаще всего применяются два типа систем классификации: иерархическая и многоаспектная.

Иерархическая классификационная схема. Сначала выделяется некоторое множество объектов, подлежащих классифицированию, для которого определяются полный перечень признаков классификации и их соподчиненность друг другу. Затем производится разбиение исходного множества объектов на классификационные группировки на каждой ступени классификации.

К положительным сторонам данной системы следует отнести логичность, простоту ее построения и удобство логической и арифметической обработки.

Серьезным недостатком иерархического метода является жесткость классификационной схемы. Она обусловлена заранее установленным выбором признаков классификации и порядком их использования по ее ступеням. Это ведет к тому, что при изменении состава объектов классификации, их характеристик или характера решаемых задач требуется коренная переработка классификационной схемы.

Многоаспектные системы классификации. Аспект - точка зрения на объект классификации, который характеризуется одним или несколькими признаками. Многоаспектная система - это система, в которой в качестве основания классификации используется параллельно несколько независимых признаков (аспектов).

Существуют два типа многоаспектных систем - фасетная и дескрипторная.

Фасет - это аспект классификации, который используется для образования независимых классификационных группировок.

Дескриптор - ключевое слово, определяющее некоторое понятие, которое описывает объект и его принадлежность к классу, группе и т.д.

Под фасетным методом классификации понимается «параллельное разделение множества объектов на независимые классификационные группировки». При этом методе заранее жесткой классификационной схемы и конечных группировок не создается. Разрабатывается лишь система таблиц признаков объектов классификации, называемых фасетами. При необходимости создания классификационной группировки для решения конкретной задачи осуществляются выборка необходимых признаков из фасетов и их объединение в определенной последовательности.

Внутри фасета значения признаков могут просто перечисляться по некоторому порядку или образовывать сложную иерархическую структуру, если существует соподчиненность выделенных признаков.

К преимуществам данной системы следует отнести высокую степень гибкости, поскольку при необходимости можно вносить дополнительные фасеты и изменять их место в формуле.

Организация хранения бухгалтерских документов с использованием методов традиционного делопроизводства

Эффективность организации текущего хранения документов в значительной степени предопределяется тем, насколько продумана номенклатура дел предприятия. Номенклатура дел - это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения. В свою очередь делом называется совокупность документов или документ, относящийся к одному вопросу или участку деятельности, помещенный в отдельную папку. Такое определение содержится в ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Различают сводную номенклатуру дел и номенклатуру дел структурных подразделений. Сводная номенклатура дел состоит из номенклатур дел структурных подразделений.

Таким образом, номенклатура дел - документ, построенный по принципам иерархической системы классификации.

На первом уровне производится классификация по месту хранения документов согласно организационной структуре предприятия. На втором уровне классификация становится крайне нечеткой и непрозрачной (дела описываются при помощи «Заголовка дела»). Дела формируются по каким-то вольно выбранным признакам или совокупности признаков (с соблюдением требования архивной службы - в одно дело нельзя помещать документы разного срока хранения), причем основание классификации, как правило, не выдерживается. Поэтому поиск документов с использованием такого инструмента затруднителен.

Составление номенклатуры дел

Соблюдаются ли принципы теории классификации при разработке номенклатуры дел? Как-то н не наблюдается… Аспекты оказываются "засунуты" в заголовок дела. Документы делят на дела в основном по принципу "чтобы дело было не больше 250 страниц, но и не 1-2 листочка". В общем, соблюдение правил классификации остается на совести составителя номенклатуры дел. Удобно ли пользоваться такой номенклатурой?

Проблемы традиционной номенклатуры дел

Проблема №1. Нечеткость деления приводит к удвоению, утроению ….объемов хранения

В связи с тем, что сроки хранения документов нужно определять в основном  по «Перечню документов, образующихся в деятельности предприятий или организаций», многие берут за основу деления его статьи- все равно придется делить по сроку храненеия, да соответствующую статью подобрать легче. Только  легко ли будет найти документ, пользуясь такой номенклатурой дел?
Вот мне нужно найти переписку с ОАО "ЛЮТИК". Если повезет, для этой переписки выделят отдельное дело. Но, скорее всего, все будет лежать в папке с названием "Переписка по основной деятельности". Придется перебирать все по листочку.
И где именно искать эту папку? Кто ведет переписку с этим ОАО?
Неопределенность содержания заголовка вызывает, в общем-то, недоумение. Там может содержаться и указание вида(или видов документов), направление деятельности, корреспондент, и многое другое. Требование завести папки по переписке с каждым контрагентом вызывает резкое сопротивление делопроизводителей- в одних папках будет по – листочка, в других – копиться тома. Реально получается, что в центральной службе делопроизводства все храниться в виде многотомной «Переписки по основной деятельности», а у каждого исполнителя лежат папочки с перепиской по контрагентам.
При поиске по номенклатуре дел невозможно быть уверенным, что ты отобрал все папки, в которых могут содержаться нужные документы.
Например, нужно составить справку об истории отношений с этим ОАО «Лютик». Имея среднестатистическую номенклатуру, можно ли быть уверенным в результатах поиска? Нет.

Проблема №2. Организация коллективного доступа

Достаточно большое количество документов должно быть доступно всем, а для многих документов нужно правила доступа определять поименно.

Как это отразить в существующей номенклатуре дел? Попытки определить что-то вроде раздела "Для коллективного пользования" наткнулись на сопротивление службы ДОУ. Цитирую основание: «Если документ направлен в подразделение, он должен там быть зафиксирован, и с момента получения все сотрудники обязаны им руководствоваться в текущей деятельности". Все верно. Поэтому пришлось делать множество копий в каждом структурном подразделении.
А вот куда девать права доступа... В номенклатуру дел не влезло. Пришлось делать описание каталогов - совсем другой документ, который вобрал в себя, в том числе, и все вопросы номенклатуры дел. И этот документ(номенклатура) получается, и не нужен больше. Потребуется только для сдачи документов в архивы...

Как же все-таки составлять заголовки дел

Хотя иерархический способ построения системы классификации всем кажется очень естественным, для решения задачи классификации документов он плохо пригоден- мы не знаем заранее ни всех видов документов, которые будут применяться в деятельности, ни всех видов вопросов, по которым придут письма, ни список организаций, с которыми придется иметь дело.

Поэтому лучше составить списки фасетов(справочников)- видов документов, контрагентов. направлений деятельности, периодов деятельности, проектов, производственных объектов или еще чего(по каким признакам нужно документы делить). После этого можно составить общий список дел . Заголовки будут состоять из всех возможных комбинаций значений фасетов(справочников).

Некоторые можно объединить, если документов немного и представляется разумным вести одно дело.

Например, та же «Переписка по основной деятельности». Переписку с некоторыми контрагентами можно выделить в отдельные дела. Оставшиеся –объединить в дело «Переписка по основной деятельности с(перечисляем с кем, и в течение года список уточняем).

Для составления такой номенклатуры дел с руководителями и подразделениями нужно согласовать список таких справочников, их состав на начало года. Для текущей работы лучше иметь такие списки в общедоступном месте, найти метод регулярного обновления и всеобщего оповещения об изменениях.

Справочники должны делить смысловое поле на взаимоисключающие категории.

Допустим, делаем номенклатуры для хлебокомбинарта. Справочник «Виды продукции».

Можно делить так:

«Хлеб». «Сухари» «Кондитерская продукция». Но нельзя «Хлеб». «Батоны». «Сухари». «Батоны» уже входят в понятие «хлеб», четкость классификации теряется.

Каждое подразделение может сделать свою номенклатуру на основе базового набора таких справочников- используя их в разном порядке и разном сочетании. Но наличие единого набора справочников позволит  определить, где храниться документ-в любом подразделении. Это можно будет сделать  по набору элементов, описывающих документ,

Решение проблемы хранения  финансово-бухгалтерских с помощью электронного архива

Хранение документов в электронном архиве финансово-бухгалтерских документов построено по принципу хранения регистрационно-контрольной карточки документа с комплексом атрибутов (реквизитов): номер документа, вид документа, источник поступления и т.д. - и «прикрепленного» к ней электронного образа документа.

Наличие карточки с атрибутами (реквизитами) позволяет организовать классическую атрибутивную систему классификации. Классификация по разным атрибутам и их комплексам определяется возможностями автоматизированной системы - документы классифицируются по запросу пользователя в момент обращения или выполняется выборка в соответствии с введенными атрибутами (например, период дат или наименование контрагента).

Введение атрибутов, таких как «вопрос», «ключевые слова», позволяет организовать классификацию по дескрипторам.

Для каждого документа можно ввести набор значений справочников, который однозначно определит его место в системе корпоративного хранения и поможет быстро найти при необходимости.

Электронный архив позволяет организовать централизованное хранилище высокой степени надежности, обеспечивает пользователям оперативный доступ к копиям документов. В едином хранилище можно собрать все документы, проходящие через бухгалтерии как головного офиса, так и его филиалов.

Электронный архив избавляет от неоправданного расхода трудовых ресурсов: вся информация в нем четко структурирована, поиск нужного документа занимает минимальное время. Найти необходимые документы и сделать подборку по требуемой форме можно, не покидая с рабочего места и, что не менее важно, не привлекая для этой задачи других работников.

Хранение документа в электронном виде снимает проблему хранения множества копий - к одному экземпляру электронного документа может обратиться неограниченное количество пользователей.

Итоговый документ для организации хранения документов

Документ, который будет описывать принятую. систему хранения, только отдаленно будет напоминать своего предшественника - « Номенклатуру дел». Мое рабочее название этого документа - «Структура каталогов». Вместо заголовка дела - набор значений фасетов(справочников). Структурное подразделение - один из фасетов. Еще один - «Степень доступа»(общая, для определенных групп пользователей или вообще отдельных сотрудников), место хранения, срок хранения.

 И с определение сроков хранения тоже все непросто. Но про это в следующий раз.