Почему вы все еще предлагаете сканирование?

Статья Электронные документы в сфере бухгалтерского учета и аудита натолкнула меня на комментарий, который стал самостоятельным постом (не скрою, по просьбе редакции). Хочу задать читателям вопрос: а почему вот уже десятки лет при переходе на электронные документы (ЭД) все еще сильны позиции сканирования? Ведь сегодня уже во многих процессах можно обойтись без него.

Еще в эпоху созревания ECM среди наиболее нетривиальных задач эксперты выделяли работу с бумажными документами при наличии решения для электронного документооборота. Суть понятна всем: вот перешли мы на ЭД, а в архиве осталась куча бумаги, плюс контрагенты продолжают слать документы в прежнем виде. Отсюда множество решений, сочетающих в себе и потоковое сканирование, и распознавание, и наклейки штрих-кодов и других меток для идентификации и последующего поиска документов. При том суть оставалась прежней – работали все с той же бумагой, хранили ее, поскольку оригинальный документ оставался вещественным.

Сегодня уже нет вопросов в к юридической силе целого пласта финансовых и договорных документов в электронном. Если раньше мы по пальцам могли пересчитать документы, с оригиналами которых можно работать в электронном виде, то сейчас все поменялось с точностью до наоборот. Задача оцифровки уже существующих бумажных документов осталась. В случае с документами с ограниченным сроками хранения (бухгалтерская первичка) эта проблема решится сама собой с истечением срока хранения. Но для документов с длительным хранением задача кажется сложной: например, у компаний с крупной абонентской базой (операторы связи, сбытовые, провайдеры) накоплены сотни тысяч бумажных контрактов или договоров. Хранить эти бумаги приходится долго, а сканировать их нет особого смысла – все равно работа с абонентами, в том числе и по договорным отношениям, ведется в корпоративных системах (в тех же CRM-системах), но хранить необходимо, поскольку это оригинальный, подписанный всеми сторонами документ. Этот вопрос решать необходимо уже сегодня, и не всегда перезаключение договоров (с бумажного на электронный) будет правильным и наиболее эффективным решением. Поставщики ECM-решений могут помочь, но опять же, они должны понимать, что окончательное решение «бумажного вопроса» лежит за пределами сканирования.

Задача не просто оцифровать бумагу, а сделать так, чтобы ее количество органично сокращалось со временем. То есть, хватит создавать новые бумаги и их сканы, надо учить пользователей работать с электронными оригиналами. Это как раз позволит не только фактически сократить использование бумаги, но и решить суть вопроса.

Большую часть печатаемых документов – бухгалтерскую первичку – можно создавать и хранить в электронном виде, законодательство позволяет нам НЕ печатать их, хранить и передавать контрагентам или контролирующим органам в электронном виде. Это прекрасно ложится на существующие КИС: документ формируется на основе данных учетной системы, создается в нужном формате в ECM-системе, подписывается и отправляется контрагенту через оператора ЭДО. Таким же образом, только в обратном порядке, он поступает от внешних партнеров: через оператора в СЭД, где хранится и обрабатывается, а информация из документа – прямиком в учет.

Работа по такому сценарию возможна с огромным пластом бухгалтерских документов за редким исключением, в бумаге пока можно оставить документы, к которым законодательство предъявляет строжайшие требования (кадровый документооборот). Отказавшись от сканирования свежих бухгалтерских документов в пользу создания электронных оригиналов, мы уже спустя 5 лет можем полностью избавиться от бумажной первички в архиве. Главное, подчеркиваю, не плодить новую бумагу.

Ну и перед праздниками хочется показать вам старую смешную рекламу про бумагу, печать и сканирование. Вот, пожалуй, более прикольное применение технологий)

https://www.youtube.com/watch?v=Peu2q8gmfPU