Подготовка инструкции по конфиденциальному делопроизводству

Эффективность работы любой организации зависит от того, насколько рационально и четко в ней выстроены основные бизнес-процессы, в том числе в области документационного обеспечения. Но успех организации не может быть стабильным, если в ней отсутствует система защиты конфиденциальной информации. Одним из основных элементов этой системы является конфиденциальное делопроизводство. Как и в общем делопроизводстве, все этапы работы с документами ограниченного доступа должны быть регламентированы и имеют свои особенности.

В данной статье речь пойдет об основном документе, в котором определены требования, предъявляемые ко всем стадиям прохождения документа с грифом конфиденциальности - от момента его создания до списания в дело или уничтожения. Этот документ - Инструкция по конфиденциальному делопроизводству. Качественная подготовка и внедрение Инструкции по конфиденциальному делопроизводству способны максимально минимизировать риски разглашения и утраты конфиденциальной информации.

Несомненно, не менее важную роль при работе с документами с грифами конфиденциальности играют и Положение о коммерческой тайне, и Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну, и иных конфиденциальных сведений. Но в данной статье мы будем отталкиваться от того, что информация уже отнесена к сведениям ограниченного доступа.

В целом Инструкция по конфиденциальному делопроизводству имеет разделы, аналогичные инструкции по общему делопроизводству, но в ней находят свое отражение особенности работы с конфиденциальными документами.

Обычно Инструкция по конфиденциальному делопроизводству состоит из следующих разделов:

I. Общие положения

II. Подготовка и оформление документов с грифами конфиденциальности

III. Учет и регистрация документов с грифами конфиденциальности

IV. Передача и отправка документов с грифами конфиденциальности

V. Копирование (тиражирование) документов с грифами конфиденциальности

VI. Группировка документов с грифами конфиденциальности в дела

VII. Хранение документов с грифами конфиденциальности

VIII. Уничтожение документов с грифами конфиденциальности

IX. Контроль за состоянием конфиденциального делопроизводства

Отдельным разделом в Инструкцию по конфиденциальному делопроизводству также может быть включен пункт о работе с машинными носителями с грифами конфиденциальности, определяющий порядок их учета, записи, хранения, передачи и уничтожения.

Далее остановимся подробнее на содержании каждого из разделов Инструкции.

I. Общие положения

Раздел «Общие положения» включает в себя:

1.   Определение сферы действия инструкции (на какие документы и бизнес-процессы распространяется), назначение инструкции (цель создания и утверждения документа).

2.   Наименование законодательных актов, локальных нормативных актов вышестоящей организации, непосредственно организации, на основании которых разработана данная инструкция.

3.   Ссылки на локальные нормативные акты, которыми определено, какие документы имеют гриф конфиденциальности:

«В ООО "Луч" к документам с грифами конфиденциальности относятся документы и машинные носители, содержащие информацию, включенную в Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну ООО "Луч", и иных конфиденциальных сведений (утвержден приказом ООО "Луч" от 02.03.2013 № 25)».

4.   Термины и определения, используемые в инструкции.

5.   Определение перечня основных участников процесса работы с конфиденциальными документами, распределение зон ответственности:

●   кто осуществляет ведение конфиденциального делопроизводства;

●   кто осуществляет контроль ведения конфиденциального делопроизводства;

6.   Ответственность за нарушение установленных норм:

«Ответственность за соблюдение требований данной инструкции возлагается на руководство ООО "Луч", руководителей структурных подразделений и иных работников, допущенных к работе со сведениями, составляющими коммерческую тайну, и иными конфиденциальными сведениями».

II. Подготовка и оформление документов с грифами конфиденциальности

В данном разделе Инструкции детально прописываются все особенности оформления документа с грифами конфиденциальности, с обязательным приведением примеров оформления и расположения специальных отметок, которые не проставляют на документах общего делопроизводства.

Прежде всего, это оформление грифа конфиденциальности.

Гриф конфиденциальности оформляется без кавычек в правом верхнем углу первой страницы документа (для исходящего письма - над реквизитом «адресат»).

Гриф может проставляться с помощью соответствующего штампа, машинописным или рукописным способом.

Оформление грифов конфиденциальности на документе производится следующим образом:

●   Гриф «Коммерческая тайна»: состоит из наименования грифа «Коммерческая тайна», полного наименования организации и ее местонахождения, номера экземпляра документа.

Коммерческая тайна

ООО «Луч»

ул. Правды, д. 51, Москва, 123456

Экз. №

Ведение конфиденциального делопроизводства осуществляется централизованно. Обязанность по ведению конфиденциального делопроизводства может быть возложена как на подразделение делопроизводства (назначение ответственного работника или нескольких работников отдела), так и на специальное подразделение в структуре службы безопасности организации. В обоих случаях при назначении ответственным за конфиденциальное делопроизводство отдельного работника/работников необходимо издание приказа, в котором указывается персонально, кто из работников отвечает за ведение конфиденциального делопроизводства. Указанные функции должны быть четко прописаны в должностных инструкциях работников, как и ответственность за их неисполнение

●   Гриф «Конфиденциально» состоит из наименования грифа «Конфиденциально», полного наименования организации и ее местонахождения, номера экземпляра документа.

Конфиденциально

ООО «Луч»

ул. Правды, д. 51, Москва, 123456

Экз. №_

На оборотной стороне последнего листа каждого экземпляра документа в левом нижнем углу указывается учетный номер документа по журналу учета проектов документов с грифами конфиденциальности, количество отпечатанных экземпляров, количество листов в каждом экземпляре, адресатов каждого экземпляра, фамилия исполнителя, его номер телефона и дата подготовки документа.

Уч. №_

Отп. 2 экз. на 1 л. каждый

Экз. № 1 - в адрес

Экз. № 2 - в дело

А.Б. Сонин

(499) 123-23-23

07.06.2013

Если документ рассылается четырем и более адресатам, оформляется список рассылки документа, и в таком случае на обороте документа указывается:

Экз. № 1-10 - в адрес по списку рассылки

Экз. № 11 - в дело

Для многостраничных документов с грифами конфиденциальности с целью их идентификации рекомендуется в нижнем левом углу каждой страницы документа проставлять учетный номер по журналу учета проектов документов с грифами конфиденциальности.

Учетный номер можно оформлять в колонтитуле на лицевой или оборотной стороне каждой страницы документа, шрифтом № 6 или 8, например: уч. №_.

Также, если к конфиденциальному документу прилагаются другие документы с грифами конфиденциальности, отметка о наличии приложения должна содержать полное наименование документа, учетный номер по журналу учета проектов документов с грифами конфиденциальности, наименование грифов конфиденциальности, номер экземпляра, количество листов, например:

Приложение: Бюджет движения денежных средств,

уч. № 123/КТ, коммерческая тайна,

экз. № 1, на 4 л.

При оформлении сопроводительного письма, которое по своему содержанию служит только для сопровождения конфиденциального документа, на письме проставляется гриф конфиденциальности, соответствующий высшему грифу приложения. Ниже грифа проставляется отметка «(Без приложения - неконфиденциально)».

Коммерческая тайна

ООО «Луч»

ул. Правды, д. 51, Москва, 123456

Экз. №_

(Без приложения - неконфиденциально)

Подготовленный проект документа, содержащий конфиденциальную информацию, подлежит учету в журнале учета проектов документов с грифами конфиденциальности.

Журнал учета проектов документов с грифом конфиденциальности

11/КТ, где 11 - порядковый номер по журналу, КТ-указание на гриф конфиденциальности «Коммерческая тайна».

Визирование документов с грифами конфиденциальности происходит под четким контролем исполнителя. Целесообразно на подобных документах получать визу подразделения, ответственного за конфиденциальное делопроизводство (на предмет контроля соответствия содержания документа проставленному на нем грифу, а также соответствия оформления документа установленным в организации нормам), или нескольких подразделений в случае распределения этих функций по нескольким подразделениям (например, службы безопасности и отдела делопроизводства).

III. Учет и регистрация документов с грифами конфиденциальности

Учет документов с грифами конфиденциальности осуществляется в специальных журналах:

●   для входящего документа: 123-КТ или 453-К;

●   исходящего документа: 14-12-03/1526-КТ или 12-04-ШФ/12-К;

●   внутреннего документа: 123/СЗ-КТ или 14-12-52/56-СЗ-К.

В любом случае правила номерообразования для каждой группы документов необходимо прописать в Инструкции по конфиденциальному делопроизводству.

В регистрационной базе документов общего делопроизводства в этом случае делается отметка о регистрации документа с грифом конфиденциальности, информация о документе в базу не заносится.

Передача документов с грифами конфиденциальности после их учета внутри организации производится только под роспись в журналах регистрации.

Журнал регистрации входящих документов с грифами конфиденциальности

Журнал регистрации исходящих документов с грифами конфиденциальности

Журнал регистрации внутренних документов с грифами конфиденциальности

IV. Передача и отправка документов с грифами конфиденциальности

Любое перемещение документов между структурными подразделениями необходимо производить через подразделение, ответственное за ведение конфиденциального делопроизводства, с внесением соответствующей информации в учетные формы.

Отправку конфиденциальных документов сторонним организациям целесообразно осуществлять только с сопроводительными письмами.

Отправка документов, содержащих конфиденциальную информацию, осуществляется заказными почтовыми уведомлениями с описью вложения, экспресс-почтой или нарочно.

При отправке конфиденциальных документов применяют двойное пакетирование (вкладывание конверта в конверт): на внутреннем конверте указывается номер исходящего письма и соответствующий гриф конфиденциальности, на внешнем конверте указывается адрес получателя и номер исходящего письма без грифа конфиденциальности.

При необходимости документы могут передаваться адресату лично под роспись на визовом экземпляре или на реестре передачи документов.

V. Копирование (тиражирование) документов с грифами конфиденциальности

Снятие копий с документов с грифами конфиденциальности должно производиться ответственным за ведение конфиденциального делопроизводства только при наличии четкого письменного указания уполномоченного руководителя, например на основании резолюции на служебной записке заинтересованного подразделения.

Все дополнительно снятые копии должны быть обязательно учтены в журнале регистрации, в который занесены учетные данные копируемого документа: указывается номер экземпляра копии размноженного документа, реквизиты документа, на основании которого изготовлена копия.

Номер экземпляра проставляется на каждом размноженном документе и обычно состоит из номера экземпляра документа, с которого снимается копия, и порядкового номера копии через косую черту, например: экз. № 1/2, где 1 - номер экземпляра документа, с которого снимается копия, а 2 - порядковый номер снятой копии.

На обороте последнего листа подлинника документа или экземпляра, с которого снималась копия, делается запись (или проставляется штамп) с указанием количества копий, их номеров, рассылки по экземплярам, фамилии исполнителя и даты.

Дополнительно размножено_экземпляров.

Экз. № 1/1 - наименование организации, в которую будет направлена данная копия.

Экз. № 1/2 - наименование организации, в которую будет направлена данная копия.

Наименование должности Подпись И.О. Фамилия

Дата

На первом листе копий делается запись или проставляется штамп «КОПИЯ».

Передача изготовленных копий осуществляется работникам только под роспись в журнале учета.

VI. Группировка документов с грифами конфиденциальности в дела

В номенклатуру дел организации в обязательном порядке включаются дела с грифами конфиденциальности и журналы регистрации конфиденциальных документов. В номенклатуре дел в графе «Номер дела» к соответствующему номеру дела добавляется отметка «КТ» («коммерческая тайна») или «К» («конфиденциально»).

Наименование грифов конфиденциальности выносится и на обложку дела.

После исполнения документы подшиваются в соответствующие дела. Документы с грифами конфиденциальности группируются в дела отдельно от документов общего делопроизводства.

Все дела с грифами конфиденциальности независимо от срока их хранения должны иметь внутреннюю опись, которая выполняет функцию учета документов внутри каждого дела и заполняется по мере подшивки в дело документов.

На заметку!

За сохранность конкретного документа с грифом конфиденциальности отвечает работник, получивший этот документ под роспись, и его руководитель.

Во внутренней описи переходящего дела после ежегодной проверки наличия документов работником, ответственным за ведение конфиденциального делопроизводства, делается итоговая запись о количестве подшитых в дело листов по состоянию на 31 декабря каждого года. Нумерация листов дела после итоговой записи продолжается от номера последнего листа прошлого года.

По окончании календарного года дела с грифами конфиденциальности просматриваются полистно Экспертной комиссией и при необходимости принимается решение о перегруппировке документов дел.

Прием дел с грифом конфиденциальности в архив осуществляется по отдельному акту приема-передачи и отдельной описи (чаще всего составляются отдельные на дела с грифом «Коммерческая тайна» и на дела с грифом «Конфиденциально»).

VII. Хранение документов с грифами конфиденциальности

Документы с грифами конфиденциальности должны храниться в запираемых шкафах и/или сейфах отдельно от дел общего делопроизводства.

Вынос документов с грифами конфиденциальности запрещается или осуществляется по специальному разрешению при уведомлении службы безопасности организации.

VIII. Уничтожение документов с грифами конфиденциальности

Проведение экспертизы ценности документов с грифами конфиденциальности, рассмотрение и утверждение ее результатов, выделение документов с грифами конфиденциальности к уничтожению производится аналогично документам общего делопроизводства (данный порядок обычно закреплен в Инструкции по делопроизводству в организации).

Непосредственно перед уничтожением необходимо произвести сверку записей в акте о выделении к уничтожению документов с грифами конфиденциальности с их фактическим наличием.

Факт уничтожения подтверждается подписями членов Экспертной комиссии в акте о выделении к уничтожению документов с грифами конфиденциальности.

После уничтожения документов в соответствующих журналах регистрации делаются записи с указанием номера и даты акта об уничтожении документов (например: «Уничтожено. Акт от № »).

IX. Контроль за состоянием конфиденциального делопроизводства

Внутренние проверки состояния конфиденциального делопроизводства проводятся в организации не реже одного раза в год.

При проведении проверки специально созданной приказом по организации комиссией осуществляются следующие действия:

●   проверяется выполнение требований Инструкции по конфиденциальному делопроизводству;

●   производится сверка наличия дел и документов с выборочным полистным просмотром документов;

●   контролируется правильность ведения учета документов с грифами конфиденциальности;

●   проверяется порядок хранения документов с грифами конфиденциальности;

●   формируются предложения о снятии грифа конфиденциальности (с последующим вынесением на рассмотрение Экспертной комиссией организации).

Проверки осуществляются по имеющимся в организации учетным документам.

Результаты проверки оформляются актом, в котором подводятся итоги проверки конфиденциального делопроизводства, отмечаются выявленные недостатки и даются предложения по улучшению состояния дел по вопросам защиты конфиденциальной информации.

Важно знать!

Проверки наличия документов с грифами конфиденциальности в обязательном порядке должны проводиться при смене руководителя структурного подразделения, руководителя организации.

По факту утраты документов с грифом конфиденциальности издается приказ по организации о проведении служебного расследования, результаты которого представляются руководству организации.

На утраченные документы составляется акт, соответствующие записи вносятся в учетные формы.

Касательно машинных носителей с грифами конфиденциальности, основные этапы работ аналогичны действиям, осуществляемым с документами на бумажных носителях. Форма журнала учета машинных носителей может быть следующей:

Журнал учета машинных носителей с грифами конфиденциальности

Таким образом, конфиденциальное делопроизводство имеет немало особенностей и отличий от общего делопроизводства (как, например, учет проектов документов, поэкземплярный учет всех копий документов, документирование всех операций, производимых с документами, и т. д.). Все эти особенности и находят свое отражение в Инструкции по конфиденциальному делопроизводству.

Предложенный в данной статье алгоритм работы с документами с грифами конфиденциальности показал свою эффективность при практическом применении, позволяет выстроить четкий механизм работы с конфиденциальными документами, избежать их утраты и несанкционированного доступа к ним.

Источник: sekretariat.ru