ПоряДок в бизнесе - электронный документооборот на предприятии

10 февраля состоялась VI ежегодная конференция, посвященная организации электронного документооборота на предприятии, проводимая компанией Экспо-Линк в г.Екатеринбург.

Новое название конференции - ПоряДОК в бизнесе – говорит о том, что электронный документооборот и отлаженный бизнес-процессы – важная часть становления и наведения порядка внутри организации. Внедрение электронного документооборота – сложный и длительный процесс, заставляющий принимать в расчет многие нюансы. Однако результатом правильного внедрения станет  отлаженная и во многом более экономная работа. Программа мероприятия, тематически разделенная на три блока, включала в себя «Идеи», «Инструменты», «Практику» внедрения  электронного документооборота.

Участники отметили, что особенностью этой конференции было в этот раз наличие блока «Практика», в котором выступали представители предприятий, и рассказывали о своем опыте построения систем электронного документооборота. Это было интересно посетителям конференции, которые еще только знакомятся с различными продуктами и оценивают отдачу и затраты на внедрение.

Задал тон конференции Виктор Насобин – член правления союза ИТ-директоров России СОДИТ. Он открыл конференцию докладом «Управление контентом на предприятии», затронув широкий круг тем от управления жизненным циклом контента до законодательных актов, призванных регулировать сферу электронного документооборота. В своем выступлении В. Насобин сделал упор на критериях, определяющих оптимальную работу системы управления контентом. Учитывая такие вопросы как многопрофильность, маштабируемость, функциональная полнота системы, а также обратив особое внимание на возможности технической поддержки предлагаемого решения, можно избежать наиболее распространенных проблем систем управления контентом. По мнению В. Насобина, в 2011 году системы электронного документооборота ожидает бурное развитие наряду с облачными вычислениями.

Идеями в области организации электронного документооборота поделилась Оксана Ковтун, генеральный директор Уральского офиса ГК Инталев. В своем докладе «Электронный документооборот для компании или компания для электронного документооборота?» О. Ковтун подробно рассказала о непосредственной связи автоматизации бизнеса и порядка внутри бизнес-процессов компании. Нет порядка – не будет и автоматизации документооборота, который начинается с четкого понимания внутренних процессов предприятия.

Актуальные вопросы бизнес-процессов освещал Алексей Будин - директор ELMA – в докладе «Методология BPM как простой и эффективный инструмент для наведения порядка», который он начал с прояснения вопроса, зачем нужна BPM система. Он заострил внимание слушателей на тонкостях построения версий бизнес-процессов и регламентация времени.

На сессии «Инструменты» в докладах о продуктах представители компаний выделяли различные вопросы, которые отражают общие актуальные для заказчиков тренды отрасли.

Вопросы пошагово внедрения и гармоничного развития СЭД в организации в докладе Алексей Пикулев о Системе ELMA.

В докладе о системе 1C: Документооборот 8, представляющей направление «документооборот» в линейке продуктов для автоматизации, Дмитрий Ивченко (компания РИЦ) отметил актуальность таких моментов как знакомый интерфейс и возможность интеграции с системой на базе 1С, а так же соответствие ФЗ №152 о персональных данных.

В докладе, представляющем NAUMEN DMS, Анна Кузнецова рассказала об особенностях электронного документооборота в государственном и коммерческом секторе. Если для государственных заказчиков важен специфический интерфейс системы, архивное хранение и работа по специальным процессам (например, по обращениям граждан), то коммерческим компаниям важны, в первую очередь, разработка и поддержка бизнес-процессов, возможность доступа из любой точки в любое время и возможность контроля всего жизненного цикла документа, гибкие интеграционные возможности продукта.

В докладе о системе DocsVision Сергей Курьянов отмечались запросы наиболее крупных клиентов: гибкость, технологическая своевременность и функциональная инновационность, возможность интеграции с популярными бизнес-приложениями.

Удобные интерфейсные возможности, интеграция с офисными приложениями, понятные и мощные инструменты необходимые пользователям – важный вектор развития СЭД. На эти вопросы делался упор в докладе Рината Нурыева (Консалтинговая группа ФИНЭКС) о системе DIRECTUM 4.7. Забота о комфортных условиях работы, упрощение рутинных процедур в конечном итоге экономят время, а значит и деньги клиента.

Вопросы построения защищенной СЭД раскрыл слушателям представитель ЗАО "ИВК" Евгений Романенко. Защищенность автоматизированных систем является актуальной темой, хотя требования к уровню безопасности информации могут отличаться. Докладчик рассказал о системах безопасности, способных обрабатывать информацию с грифом «гос. тайна».

Выступление следующего участника – Антона Сизова – руководителя проекта Диадок производственной фирмы СКБ Контур, было признано слушателями самым запоминающимся. А. Сизов рассказал об основных аспектах юридически значимого обмена документами между организациями. По его словам, пользователям системы теперь не нужно тратиться на почтовую пересылку договоров, счетов-фактур, актов выполненных работ, ждать их месяцами и хранить, задействуя значительные площади. Достаточно передавать их при помощи специальной системы, которая, как и в случае со сдачей отчетности в налоговую, делает такую передачу документов юридически значимой.

Сессию «Практика», позволяющую познакомиться с опытом внедрения систем электронного документооборота на крупных уральских предприятиях, открыл Александр Марков, Начальник отдела АСУП Кировградского завода твердых сплавов. Презентация собственного опыта в форме аргументов «за» и «против» базировалась на 5-ти основных процессах, с которых начинается внедрение электронного документооборота. Кроме того, А. Марков  предупредил вопросы, вызывающие опасения руководства и, в конечном итоге, сводящие на нет все усилия по введению системы электронного документооборота. Рассказал о скрытых угрозах и стереотипах мышления, с которыми придется столкнуться.

В практической сессии участие также принял Уральский оптико-механический завод. Доклад «Внедрение электронного документооборота на примере компании УОМЗ» начальника центра информационных технологий и связи Павла Пиотровского вызвал у слушателей живой отклик.

Дмитрий Говорухин, - руководитель отдела инноваций и руководитель по внедрению ЭДО, Банк24.ру рассказал о практике использования системы электронного документооборота в компании Банк24.ру.

Игорь Карпенко ИТ-директор АС "Живика" поделился опытом внедрения и использования системы обмена электронными документами на примере аптечной сети Живика.

Высокий интерес к мероприятию как со стороны специалистов и руководителей бизнеса, так и специалистов из органов власти еще раз продемонстрировал актуальность поднятых вопросов для предприятий Урала.

Cо всеми докладами можно познакомиться на сайте конференции.