Правила цифровой трансформации

Несмотря на то, что цифровая трансформация широко обсуждается, лишь немногие понимают ее истинный смысл. И еще меньше тех, кто знает, как реализовать эту стратегию.

В сегодняшней статье приведу мнения президента международного сообщества AIIM Джона Манчини и вице-президента компании Doculabs Джо Шепли о цифровой трансформации. Полный текст статей читайте по ссылкам Where Digital Transformation and Content Management Intersect и 4 Digital Transformation Hacks.

По словам Джона Манчини, большинство компаний и ведомств привыкли к традиционным изменениям, которые включают в себя улучшение инструментов и технологий, моделей поведения и процессов, направленных на повышение эффективности и производительности. Но цифровая трансформация — это нечто большее, чем традиционные изменения. Она начинается с кардинального пересмотра взглядов на вещи. Успех или провал цифровой трансформации зависит от радикально переосмысленного механизма взаимодействия с клиентами, сотрудниками и партнерами.

Таким образом, компаниям, которые хотят принять вызов цифровой трансформации, предлагается предпринять следующие шаги:

1.   Модернизировать набор инструментов для работы с информацией.

2.   Перевести в электронный вид основные организационные процессы.

3.   Автоматизировать процессы контроля соответствия требованиям и управления компанией.

4.   Использовать аналитику и машинное обучение.

Схожие взгляды имеет Джо Шепли. Он уверен, что цифровая трансформация — это сложный, длительный и дорогостоящий процесс, и в статье он дает несколько советов, как лучше всего к ней подготовиться.

Во-первых, компаниям не нужно зацикливаться на технологиях, которых обещают помочь им достичь целей цифровой трансформации. Технологий в современном мире огромное количество, и не стоит надеяться, что одна-единственная из них сможет покрыть все потребности компании. Лучше сфокусироваться на бизнес-процессах, которые вы хотите улучшить, и помнить, что способ внедрения зачастую столь же важен, как и сама технология.

Без четкого понимания бизнес-процессов, которые вы пытаетесь преобразовать, просто «прикручивание» новой технологии будет менее эффективным.

Рис.1. Ландшафт технологий, которые могут участвовать в цифровой трансформации

Во-вторых, очень важно подойти к процессу, который вы хотите изменить, с точки зрения конечного пользователя, а не операции. Автор приводит пример страховой компании, создающей приложение, с помощью которого домовладельцы смогут подать заявление на страховые выплаты в случае происшествия. Он убеждает, что не надо брать за основу существующий порядок: у пользователя случилось наводнение -> он сообщает об этом своему агенту, заполняет и отправляет документы, чтобы его требование было удовлетворено. Это просто превратит существующий процесс в приложение, которое, несмотря на сокращение бумажных документов, никак не достигает конечных целей пользователя. Это будет простой оцифровкой, но не цифровизацией.

Джо Шепли призывает встать на место домовладельца и понять, что действительно ему потребуется в случае наводнения. 1. Ему нужно знать, какие действия можно совершать, а какие — нет (например, если уровень воды более 45 см., то не следует спускаться в подвал, так как можно получить удар током). 2. Узнать список ближайших клининговых и строительных компаний, чьи услуги покрываются страховкой. 3. Предоставь результаты этих взаимодействий, а также других участников, чтобы упростить процесс подачи претензий. И конечно же, как можно быстрее помочь собрать необходимые данные, например, гео-данные, персональные данные и т.д., для подачи заявления на страховые выплаты. Таким образом, приложение реально поможет «среагировать на наводнение», облегчит жизнь пользователя в сложной ситуации.

В-третьих, важно правильно оценивать финансовые возможности компании. Практически любой бизнес-процесс можно перевести в электронный вид, но сначала стоит хорошо подумать, нужно ли это делать. Как упоминалось выше, любые инициативы, связанные с цифровой трансформацией, требуют инвестиций, поэтому изначально стоит просчитать их окупаемость. Иначе от внедрения новой технологии не будет никакой пользы.

В-четвертых, нужно здраво оценить сам процесс, прежде чем его трансформировать. Для этого важно учесть, как внутренние показатели – стоимость и трудоемкость операции, так и внешние – степень влияния на взаимодействие с конечным пользователем и на долю рынка.

Обычно это могут быть сочетания внешних и внутренних метрик, например, сокращение персонала бэк-офиса, количество пользователей приложения, количество неправильно поданных документов, количество заявлений на выплату, поданных через приложение и т.д.

Таким образом, если компания решит принять вызов цифровой трансформации и будет следовать вышеперечисленным советам, то у нее будут все возможности для того, чтобы стать конкурентоспособным игроком на рынке и успешно работать с клиентами.