Правила игры при работе с крупными корпорациями и государственными структурами
Мне довелось поучаствовать в проектах внедрения Directum и Directum RX как в крупных предприятиях, так как и в государственных структурах. В этой статье хочу рассказать о своем опыте: что, как и когда учесть, чтобы работы по проекту шли по утвержденному плану.
Часто случалось, что уже в ходе проекта заказчики вспоминали о требованиях, по которым были достигнуты определенные соглашения еще на этапе продаж, но для команды внедрения эти нюансы становились сюрпризом, и нередко — неприятным. Еще одна неожиданность от заказчика — подросший в ходе проекта аппетит: нередко клиенты просят установить значительно большую функциональность, чем было зафиксировано в ТЗ. Все это отнимает у команды внедрения нервы, и, главное, время.
Выходим на проект
Для начала рассмотрим подготовительный этап продаж и пресейл.
С потенциальным заказчиком обговорили все условия, провели расчеты, сделали коммерческое предложение (возможно даже составили ТЗ) и т. д., но на этом этапе могут быть и устные договоренности. Как с ними поступить?
Все устные договоренности с заказчиками обязательно нужно фиксировать!
Это правило относится ко всем этапам предстоящего проекта. Идеально, если устные договоренности будут зафиксированы в протоколах и сведены в единый реестр, который будет передан на ознакомление участникам проекта в дальнейшем. Это поможет избежать потенциального негатива со стороны заказчика, когда вы в ответ на его пожелания сообщите, что дополнения не были предусмотрены планом.
Документы, документы и снова документы
В крупных компаниях и государственных структурах обычно предъявляются повышенные требования к документации (например, приемочной). Кроме этого, все документы могут быть жестко регламентированы по оформлению и содержанию определенными НПА организации (нередко пояснения к содержанию одного документа могут содержаться в нескольких НПА организации одновременно).
На подготовительном этапе с заказчиком рекомендую постараться максимально обговорить и зафиксировать всю процедуру приемки, требования ко всем документам проекта, порядок согласования, список потенциальных согласующих, получить все необходимые НПА на ознакомление и шаблоны документов. По возможности, узнать опыт других компаний в части сдачи работ этому заказчику.
Особое внимание стоит уделить требования к документации, если предполагается ее оформление по формату заказчика. Это позволит сделать наиболее приближенную оценку работ проекта, а также учесть все риски документирования и приемочных испытаний.
Безопасность превыше всего
Компании сейчас предъявляют жесткие требования к информационной безопасности, которые нужно соблюдать на проекте. Эти правила нужно обязательно уточнять и еще до заключения договора проверять — есть ли возможность их реализовать. Это важный момент, потому что в случае несоблюдения требований безопасности риск срыва проект — максимальный.
Бюрократии много не бывает
Готовы проектные документы. Ура! Отправляем их на согласование рабочей группе, они возвращаются с замечаниями, правим, снова отправляем на согласование. И так может быть много итераций, но на каждом круге почему-то появляются новые согласующие, новые вопросы в примечаниях.
В качестве рекомендации могу посоветовать заранее обговорить список согласующих с рабочей группой, зафиксировать его и проводить согласование по закрепленному маршруту.
Если потребуется подключать к согласованию дополнительных сотрудников, не бойтесь показаться вредным и выясните причину изменений. Если новый согласующий неизбежен, доведите до РПЗ важность предварительного ознакомления этого сотрудника с ранее достигнутыми договоренностями.
Интеграция и/или миграция
Изначальная проработка требований к интеграции — обязательна, причем все должно быть зафиксировано в ТЗ договора. Рекомендую исключать верхнеуровневые формулировки или закладывать повышающие коэффициенты при оценке, так как на анализ и уточнение требований к интеграции могут потребоваться значительные трудозатраты. Объем часто зависит от подготовки и заинтересованности специалистов заказчика. Эти же рекомендации применимы и для требований к миграции.
Работы сверх договора
Нередки случаи, когда крупные компании и государственные структуры уже в ходе проекта пытаются «навязать» новые работы. Аргументов может быть много, вплоть до шантажа, но старайтесь максимально придерживаться рамок проекта, так как любые дополнительные шаги способны сорвать сроки и создать сложности на приемочных испытаниях (приемка ведется по договору и ТЗ).
Рабочая группа
Очень часто рабочая группа заказчика, включая руководителя проекта, не заинтересована в результатах внедрения. В этом случае самый действенный вариант вовлечения сотрудников клиента в процесс — выпуск приказа о создании рабочей группы с контролем вышестоящего руководителя.
Коллеги, надеюсь мои рекомендации помогут вам в будущем. Успешных вам проектов!
Изображение: freepik
Комментарии 0