Предпосылки создания юридически значимого электронного документооборота

Ни у кого уже не вызывает сомнения тот факт, что в организациях происходит постепенный переход от бумажного документооборота к электронному. Для реализации этой задачи используются как собственные разработки, так и различные готовые решения, от офисных систем до систем управления предприятиями. Внутри таких систем документы находятся в электронном виде, но для внешнего представления они должны быть распечатаны на бумаге, подписаны и заверены печатью.

В системах, не обеспечивающих юридическую значимость документов, бумаг меньше не становится. И не уменьшается время, необходимое на доставку документов. А внутренние первичные документы, необходимые лишь для того, чтобы контролирующие органы могли выполнить проверку организации? Сколько бумаги уходит на них и сколько места они занимают. Переход на электронный документооборот с обеспечением юридической значимости, позволяет решить многие подобные проблемы. В частности, использование электронных документов обеспечивает следующие преимущества по сравнению с традиционным бумажным документооборотом:

●  повышение оперативности подготовки документа;

●  ускорение обработки и передачи документов;

●  совершенствование процедур учета и хранения.

Юридическая значимость обеспечивается за счет применения аналогов собственноручной подписи, в качестве которых в соответствие с Законом об ЭЦП понимается электронная цифровая подпись. При этом под использованием ЭЦП понимаются две основные схемы:

●  подписание электронного сообщения при его передаче и проверка подписи отправителя после получения, то есть защищенная передача документа. Для обеспечения полноценного документооборота использование данной схемы недостаточно;

●  использование ЭЦП во всем жизненном цикле электронного документа - при его создании, согласовании, утверждении, ознакомлении с ним и т. д.

Организация юридически значимого электронного документооборота предполагает решение двух задач. Первая - использование необходимого программного обеспечения. Вторая - решение организационных и юридических вопросов. По поводу первой задачи отметим лишь то, что сказано в Законе «Об ЭЦП»:

«При создании ключей электронных цифровых подписей для использования в информационной системе общего пользования должны применяться только сертифицированные средства электронной цифровой подписи. Возмещение убытков, причиненных в связи с созданием ключей электронных цифровых подписей несертифицированными средствами электронной цифровой подписи, может быть возложено на создателей и распространителей этих средств в соответствии с законодательством Российской Федерации» (пункт 2 статьи 5) и далее:

«Использование несертифицированных средств электронной цифровой подписи и созданных ими ключей электронных цифровых подписей в корпоративных информационных системах федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления не допускается» (пункт 3 статьи 5).

Таким образом, для обеспечения юридической значимости необходимо использование сертифицированных средств криптозащиты информации (СКЗИ). В корпоративных системах допускается использование и иных СКЗИ, но вопрос о том, будут ли рассматриваться при этом иски в судебном порядке, до сих пор остается открытым. Судебная практика такого рода разбирательств на сегодняшний день неизвестна. Тем не менее, существует достаточное количество сертифицированных программных продуктов, использование которых допустимо для организации электронного документооборота.

Но одно лишь использование сертифицированных средств не позволяет сказать, что созданная с их помощью система электронного документооборота автоматически приобретает юридическую значимость. Необходимо решить и вторую задачу - создать регламент использования ЭЦП в каждой отдельной системе документооборота, либо использовать иной документ, называемый Соглашением об использовании ЭЦП. В этих документах должны быть отражены все необходимые моменты. О них скажем чуть позже, а пока вернемся к тому, что же говорится об этом в законодательных актах.

В Гражданском кодексе, пункт 2 статьи 160, говорится о том, что «использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи или аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон». Тем самым вводится понятие аналога собственноручной подписи (АСП). При этом единственная ссылка ведет на «Закон об электронной цифровой подписи» №1-ФЗ от 10.01.2002 года, где в пункте 1 статьи 1 говорится, что при соблюдении определенных правовых условий использования ЭЦП «электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе».

Принятый летом 2006 года Закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации» развивает положение, лишь обозначенное в ГК. Вот что, в частности, в нем записано:

Статья 11. Документирование информации

3. Электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе.

4. В целях заключения гражданско-правовых договоров или оформления иных правоотношений, в которых участвуют лица, обменивающиеся электронными сообщениями, обмен электронными сообщениями, каждое из которых подписано электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи отправителя такого сообщения, в порядке, установленном федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или соглашением сторон, рассматривается как обмен документами.

Таким образом, если иное не устанавливается федеральным законом, документы в электронном виде, подписанные ЭЦП, признаются равнозначными бумажным документам и будут иметь ту же юридическую значимость, как и бумажные документы. Поэтому, если ГК определял использование аналога собственноручной подписи (АСП) в основном в отношении сделок, то новый закон расширяет это толкование и в отношении иных документов, но лишь при условии использования не любых АСП, а лишь электронной цифровой подписи.

Закон «Об ЭЦП» дает еще одно толкование сферы применения электронной цифровой подписи. В нем, в пункте 2 статьи 1, говорится, что «действие настоящего Федерального закона распространяется на отношения, возникающие при совершении гражданско-правовых сделок и в других предусмотренных законодательством Российской Федерации случаях». И далее, в статье 2 говорится, что правовое регулирование отношений в области использования ЭЦП осуществляется в соответствии с федеральным законодательством, «а также осуществляется соглашением сторон». Таким образом, получается, что электронная цифровая подпись может использоваться как при заключении сделок, так и в иных ситуациях, если они определены соглашением сторон. В частном случае, при использовании ЭЦП внутри одной организации, ее использование может быть определено внутренним стандартом или иным распорядительным документом.

В этом документе, в частности, должен быть прописан статус электронных документов, подтвержденных ЭЦП. Так, в него должны быть внесены следующие положения (тексты приводятся только в качестве примера):

Используемые во взаимоотношениях между Участниками электронные документы, заверенные ЭЦП, имеют равную юридическую силу с документами на бумажном носителе, имеющими соответствующие подписи и печати (независимо от того, существуют такие документы на бумажном носителе или нет).

Участники электронного документооборота могут осуществлять обмен электронными документами по открытым каналам связи.

Участники электронного документооборота могут осуществлять обмен электронными документами в рамках системы только между зарегистрированными Участниками этой системы.

Участники соблюдают установленную последовательность действий при обмене электронными документами и проверке их подлинности.

Регламент использования ЭЦП в системе документооборота должен определять:

●  порядок организации криптографической защиты информации при электронном документообороте в Системе;

●  работу с Удостоверяющим Центром;

●  порядок регистрации Участников Системы.

В Соглашении (либо - в Регламенте) должен быть описан порядок разрешения конфликтных ситуаций, с которым должны согласиться Участники ЭДО. Также Участники ЭДО должны признать, что использование в Системе СКЗИ, которые реализуют ЭЦП и шифрование, достаточно для обеспечения конфиденциальности информационного взаимодействия Участников, а также подтверждения того, что электронный документ:

●  исходит от Участника (подтверждение авторства документа);

●  не претерпел изменений при информационном взаимодействии Участника (подтверждение целостности и подлинности документа).

Документ, циркулирующий в Системе, может быть создан с помощью различных версий одного и того же программного обеспечения (например, текстового редактора Word). Но даже если сам текст документа будет одинаковым, служебная информация может в разных версиях отображаться по-разному. Поэтому в Соглашении должен быть определен перечень программного обеспечения (вплоть до версий), с помощью которого могут создаваться электронные документы. На практике в таком Соглашении также приводится перечень документов (типов, наименований), которые могут обращаться в Системе, с описанием их форматов и, если требуется, правил оформления.

Кроме определения документов, в Соглашении определяется и формат сертификата ЭЦП, используемые средства электронной цифровой подписи, условия равнозначности ЭЦП и собственноручной подписи.

Такие документы действуют в рамках различных систем электронного документооборота. Это и сдача налоговой отчетности через Интернет, и в системе электронных торгов электроэнергией, и в ряде государственных и коммерческих организаций.

Источник: Компания Digt