Применение стандарта IDEF0 при построении системы качества

Андрей Курьян

Введение

Ключевым понятием в МС ИСО семейства 9000 версии 2000 года является новая для этой сферы концепция «процессного подхода» [1-5]. Вокруг этого началась поистине настоящая борьба за приоритеты в трактовке, идеологическое лидерство, первенство в средствах и методах реализации.

Между тем «процессный подход» как концепция известен уже давно как в методологии классического менеджмента, так и в различных его техниках, таких, например, как структурный анализ сложных систем [6], ре-инжиниринг деловых процессов [7] и др.

Процессный подход является основным элементом менеджмента в организации. При этом одним из ключевых аспектов этого подхода является обеспечение наглядности («прозрачности») объекта управления (организации или системы) посредством его точного, достаточного, лаконичного, удобного для восприятия и анализа описания.

Очевидно, что для сложных систем, к которым относится предприятия или организация, практически невозможно получить одно единственное описание, пригодное для любых случаев, с которыми сталкиваются менеджеры. Являясь многогранной по формам и содержанию представления, организация (сложная система) как совокупность взаимосвязанных компонентов может быть представлена самостоятельными, законченными «проекциями», количество которых определяется потребностями и задачами менеджмента (Рис. 1).

Рис. 1. Многообразие форм проявления объекта («фасетный» подход обеспечения «прозрачности»)

Например, одна и та же организация может быть представлена как:

● сеть процессов, из которых состоит деятельность организации;

● совокупность и структура информации, которая создается и обрабатывается в процессе функционирования организации;

● организационная структура;

● инфраструктура (территории, здания, сооружения, коммуникации) и т. д.

Общепризнанно, что ключевой для целей общего руководства является представление объекта в виде сети процессов, определяющих его миссию [1-4, 6]. Действительно, каждая организация или система создаются для того, чтобы что-то делать (создавать добавленную стоимость). Представление деятельности организации (системы) в виде сети процессов для менеджеров является одной из основных «проекций».

Прежде всего «…организации должны определить свои системы и входящие в них процессы для того, чтобы можно было четко понимать, управлять и улучшать эти системы и процессы. Руководство должно обеспечить эффективную работу и управление процессами, измерениями и данными, используемыми для установления удовлетворенности деятельностью» [3].

Описание объекта управления для целей общего руководства начинают с описания процессов, определяющих миссию, и продолжают до достижения необходимой степени «прозрачности», достаточной для корректного анализа и выработки эффективных управленческих решений.

Эффективный менеджмент качества через призму процессного подхода можно представить условно как совокупность двух элементов:

● хорошо структурированная (описанная) сеть процессов, определяющая деловой процесс (процессы) организации;

● постоянно реализуемые процедуры планирования, обеспечения, управления, улучшения качества в рамках каждого процесса сети процессов.

В соответствии с идеологией стандартов ИСО семейства 9000 системы менеджмента качества в контрактных ситуациях являются объективным доказательством того, что организация потенциально способна стабильно поставлять продукцию, отвечающую обязательным требованиям и требованиям потребителей, а также неуклонно повышать удовлетворенность потребителей.

Требование стандартов о представлении системы менеджмента качества в виде сети процессов является необходимым и достаточным условием («проекцией») обеспечения ее «прозрачности» для оценки первой, второй и третьей сторонами, доказательством потенциальных возможностей обеспечения результативности. Наличие актуализированного описания процессов (определение, идентификация и взаимодействие) является «объективным доказательством» того, что они находятся под контролем, т. е. в управляемых условиях.

Описание процессов

Адекватное описание сети процессов возможно с помощью процедуры, называемой моделированием. Под термином «моделирование» следует понимать процесс создания точного, достаточного, лаконичного, удобного для восприятия и анализа описания системы, как совокупности взаимодействующих компонентов и взаимосвязей между ними.

Моделирование предполагает наличие в обязательном порядке установленного набора изобразительных (выразительных) средств и правил — языка описания объекта. Среди наиболее распространенных языков описания и соответствующих им моделей можно выделить:

● Вербальная модель — описание на естественном языке.

Например, для стандартизации это наиболее характерная и привычная форма описания объекта. Следует отметить, что этот язык не всегда обеспечивает необходимой «прозрачности» и точности описываемого объекта.

● Математическая модель — описание с помощью средств и правил определенного раздела (разделов) математики.

Например, статистическая модель для анализа и прогнозирования технологического процесса, составленная на базе таких разделов математики, как теория вероятности, математическая и прикладная статистика.

● Графическая модель — описание объекта с помощью средств и правил графического изображения.

Например, ЕСКД (единая система конструкторской документации) — набор средств и правил получения графического описания объекта, называемого чертеж.

Следует отметить, что нет четких границ между приведенными типами языков описания и соответствующими им моделями. Как правило, каждая модель использует средства и правила других моделей. Например, математическая модель может содержать как элементы вербальной модели (словесное сопровождение), так и элементы графической модели (поясняющие схемы, рисунки и т. п.).

Большинство экспертов в сфере систем менеджмента качества сходятся на том, что наиболее приемлемым способом описания процессов является их графическое представление. В различных документах [4, 9], посвященных толкованию процессного подхода, изложенного в новой версии стандарта, предлагаются различные варианты для графического представления процессов.

Рис. 2. Варианты графического представления процессов.

Описание процессов должно отражать не только отдельные процессы, но также взаимосвязи и взаимодействия между процессами. Процессы вместе с взаимосвязями и взаимодействиями представляют собой сеть процессов организации.

Описание сети процессов, составляющих деятельность организации — это сложная организационно-техническая задача, для решения которой требуются специальные средства описания и анализа.

Впервые это обстоятельство было осознано в середине 70-х годов при реализации комплексных проектов по заказам ВВС США. В то же время была предложена и реализована программа комплексной компьютерной поддержки производства (ICAM — Integrated Computer-Aided Manufacturing), в рамках которой, в частности, применялась методология структурного анализа систем. Позже на базе этого подхода была разработана методология функционального моделирования IDEF0, которая в 1993 году была принята в качестве федерального стандарта в США [8], а в 2000 году — в качестве руководящего документа по стандартизации в Российской Федерации [9].

В методологии функционального моделирования IDEF0 [7-9] для графического представления процесса используется следующая нотация (Рис. 3).

В соответствии с методологией IDEF0 процесс представляется в виде функционального блока, который преобразует входы в выходы при наличии необходимых ресурсов (механизмов) в управляемых условиях.

Взаимосвязи и взаимодействия процессов в IDEF0 представляются дугами, соединяющими выходы одних функциональных блоков с входами других.

Рис. 3. Графическое представление процесса в IDEF0

Модель сети процессов в рамках СМК должна отвечать на следующие вопросы:

● Какие процессы в деятельности организации относятся к системе качества?

● Какова структура (элементы) этих процессов, включая выходы и потребителей процессов, входы и поставщиков и т. д.?

● Как процессы взаимодействуют друг с другом?

● Как в рамках процессов выполняются требования, определенные в МС ИСО 9001:2000 года?

Для того, чтобы функциональная модель сети процессов отвечала на эти и другие вопросы в рамках СК, она должна строиться в соответствии с дополнительными требованиями (помимо тех, которые сформулированы в методологии IDEF0).

Далеко не полный перечень требований, которым должна отвечать функциональная модель процессов, включает следующее:

1. Функциональная модель строится с точки зрения руководства системой качества организации. При таком подходе модель должна включать все процессы и их элементы, влияющие на качество конечной продукции.

2. Функциональная модель должна содержать процессы, определенные как обязательные в рамках требований МС ИСО 9001:2000. Перечень этих процессов приведен в МС ИСО 9001:2000 [2, разделы 4-8].

3. Функциональная модель должна содержать элементы процессов, определенные как обязательные в рамках требований МС ИСО 9001:2000. Перечень таких элементов приведен в [2, разделы 4-8].

4. Функциональная модель должна охватывать все стадии жизненного цикла продукции, относящиеся к сфере деятельности организации.

Для того чтобы функциональная модель удовлетворяла перечисленным требованиям, она должна строиться как модель делового процесса [11].

Деловой процесс — это совокупность процессов (операций, действий) и взаимодействий между ними, результатом (выходом) которой является продукция и/или услуги, поставляемые потребителям, а входами — материальные, информационные и трудовые ресурсы, поставляемые внешними поставщиками.

Таким образом, функциональная модель делового процесса будет охватывать процессы жизненного цикла, а также связанные с ними вспомогательные процессы и процессы менеджмента, входящие в состав деятельности организации. Это полностью согласуется с требованиями МС ИСО семейства 9000 версии 2000 года.

Например, швейное ателье производит (шьет) женские пальто, заключая договора с потребителями. Потребителями продукции являются магазины женкой одежды и торгово-посреднические компании. Ателье закупает сырье на камвольных комбинатах, а также у торгово-посреднических компаний. Деловым процессом в швейном ателье является процесс «Производить женские пальто» (Рис. 4).

Рис. 4. Деловой процесс в швейном ателье

В МС ИСО 9001:2000 к обязательным процессам относятся:

● Реализация ответственности высшего руководства в рамках системы качества;

● Менеджмент ресурсов (кадры, инфраструктура, рабочая среда);

● Менеджмент производственных процессов (процессов жизненного цикла продукции приравненных к ним по степени важности вспомогательных процессов обеспечения);

● Процессы измерения, контроля и улучшения СК.

К обязательным элементам процессов, составляющих деловой процесс, относятся в том числе [2]:

● Документы, содержащие политику, цели организации в сфере менеджмента качества, руководство по качеству;

● Документированные процедуры, в том числе документы, содержащие ответственность сотрудников организации;

● Документация на процессы, необходимая для обеспечения их эффективного планирования, управления и улучшения;

● Записи качества и т. д.

Соответственно, функциональная модель должна содержать все обязательные процессы и элементы в соответствии с требованиями МС ИСО9000:2000.

В нашем примере деловой процесс в швейном ателье будет иметь следующую структуру (Рис. 5).

На диаграмме (Рис. 5) процесс представлен в виде четырех взаимодействующих между собой процессов. Каждый из четырех процессов является обязательным с точки зрения выполнения требований МС ИСО 9001:2000 [2].

Дуги, связывающие функциональные блоки, представляют элементы, которые передаются с выходов одних процессов на входы других. В том числе, они представляют обязательные с точки зрения МС ИСО 9000:2000 элементы процессов, такие как, например, «Записи качества» или «Политика организации в области менеджмента качества».

Классификация процессов

Классификация процессов является важным этапом анализа деятельности организации. Одна из целей классификации — определение процессов, относящихся к системе качества организации.

Функциональная модель состоит из элементов двух типов — функциональных блоков и дуг [8, 9]. Соответственно, классификация процессов, представленных на функциональной модели, сводится к классификации собственно функциональных блоков и дуг [12].

В рамках IDEF0-модели дуги в зависимости от их положения на диаграмме уже подразделены на четыре категории: входные, выходные, управления и механизма.

Дополнительно дуги могут быть классифицированы в зависимости от категории объектов, которые они представляют на диаграмме. К числу таких категорий могут относиться:

● Материалы, сырье, продукция, ресурсы;

● Информация, данные, записи качества, документы;

● Распоряжения руководства, планы, графики; распорядительные документы;

● Стандарты, нормативная документация;

● Ответственные исполнители, сотрудники организации и т. д.

Для того, чтобы выделить в IDEF0-модели элементы определенного типа, при моделировании используются заранее оговоренные соглашения о графическом стиле представления объектов различных категорий. Поскольку дуги на IDEF0-модели представляются прямыми и ломаными линиями, графический стиль для дуг включает соглашение о цвете линии, толщине линии, типе линии (сплошная, пунктирная, штрих — пунктирная, и т. д.), а также о типе стрелки на конце дуги.

Например, дуги, отражающие в рамках функциональной модели «Записи качества», изображаются зеленой сплошной линией (Рис. 5).

Следует отметить, что установление соответствия между категорией объекта (например, «Записи качества») и графическим стилем представления этого объекта (зеленая сплошная линия) в функциональной модели играет не только презентационную роль. С помощью компьютерной программы такого рода отношения можно обрабатывать, создавая специальные автоматически обобщающие или сортирующие отчеты, содержащие, например, информацию обо всех процессах, которые на выходе порождают записи качества или процессах, управляемых одним документом, в котором появились изменения.

Следует отметить, что графические стили не являются частью методологи IDEF0. Использование графических стилей для классификации процессов впервые было предложено и реализовано в системе IDEF0/EMTool [12].

Функциональные блоки в IDEF0-модели могут быть классифицированы в зависимости от категорий процессов, которые они представляют. В рамках функциональных моделей СК следует использовать категории процессов, которые регламентированы в МС ИСО 9001:2000 [2].

Для того чтобы выделить в IDEF0-модели процессы определенной категории, при моделировании используются заранее оговоренные соглашения о графическом стиле представления соответствующих функциональных блоков в модели по аналогии с соглашениями для дуг.

Классификация процессов и их объектов с помощью стилей для служб качества является дополнительным мощным инструментом разработки, поддержания в рабочем состоянии и улучшении СМК.

Заключение

Процессный подход, составляющий основу новой версии МС ИСО 9000, требует применения специальных средств для описания и классификации процессов, составляющих деятельность организации. Качество становится более техничным. В общем, базовые методы сами по себе уже не могут обеспечить того уровня чувствительности и анализа, который необходим для изучения комплексных систем, для улучшений в таких сферах, где величина исследуемого эффекта очень мала. А поскольку большинство организаций — это сложные системы, применение новых технических методов будет иметь важное значение для достижения результативности и эффективности. Это, конечно, не означает, что организации должны отказаться от простых методов, применение которых — минимальная плата за выход на мировой рынок.

В статье показано, что одним из таких средств описания сети процессов может являться методология функционального моделирования IDEF0.

В пользу применения методологии IDEF0 для описания и классификации процессов говорит не только ее возможность решить эту задачу в рамках СМК, но также тот факт, что данная методология также является стандартом для функционального моделирования в ряде стран, включая США и Россию. Последнее обстоятельство делает возможным использовать методологию IDEF0 в качестве единого языка для обмена информацией между организациями, аудиторами, экспертами.

Методология IDEF0 поддерживается компьютерными программами. Применение компьютерных программ на стадии описания процессов позволяет не только повысить эффективность решения этой задачи, но также использовать эти модели на стадии менеджмента процессами, интегрируя их в корпоративную информационную систему организации.

Литература

1. Международный стандарт ИСО 9000. Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь. 2-е изд. 15.12.2000. ISO — 2000.

2. Международный стандарт ИСО 9001. Системы менеджмента качества. Требования. 3-е изд. 15.12.2000. ISO — 2000.

3. Международный стандарт ИСО 9004. Системы менеджмента качества. Руководство по улучшению деятельности. 2-е изд. ISO — 2000.

4. ISO 9000 Introduction and Support Package: Guidelines on the Process Approach to quality management systems. ISO/TC 176/SC 2/N 544R. 17 May, 2001.

5. ISO 9000 Introduction and Support Package: Guidance on the Documentation Requirements of ISO 9001:2000. ISO/TC 176/SC 2/N 544R. 13 March, 2001.

6. Давид Марка, Клемент МакГоуэн. Методология структурного анализа и проектирования. Пер. с англ. М.: 1993, 240 с., ISBN 5-7395-0007-9.

7. David Vaskevich. «Client Server Strategies. A Survival Guide For Corporate Reengineers». 2nd edition, IDG Books Worldwide, 1995

8. INTEGRATION DEFINITION FOR FUNCTION MODELING (IDEF0). Draft Federal Information Processing Standards Publication 183, 1993, December 2. www.idef.com

9. Р50.1.028-2001. Методология функционального моделирования. М.: Госстандарт России, 2000. www.cals.ru

10. Менеджмент качества и международные стандарты ИСО 9000 версии 2000 г. Материалы семинара в рамках Программы ИСО для развивающихся стран. Минск, Июль 2001 г. 79 с.

11. Framework for Managing Process Improvement. Vol.1. Electronic College of Process Innovation. DoD USA. May, 1994.

12. Система IDEF0/EMTool 1.1. Руководство пользователя. ЗАО Ориентсофт. Минск, РБ, 1997. www.orientsoft.by