Подготовка предприятия к внедрению СЭД

На вопросы ECM-Journal о подготовке предприятий к внедрению СЭД отвечает Галина Валентиновна Подкорытова, документовед с огромным опытом работы на крупных предприятиях, член Гильдии Управляющих Документацией, начальник отдела делопроизводства ЗАО «ФИНЭКС Качество».

На проходившей в начале февраля в Екатеринбурге конференции «ПоряДок в Бизнесе» вы делали доклад о предпроектном исследовании предприятий при внедрении СЭД. Эта региональная конференция собирает практиков, решающих реальные задачи своих предприятий. Какие вопросы интересовали слушателей? Какие вообще Ваши впечатления от конференции?

В рамках своей тематики могу сказать, что впечатления превзошли ожидания. Отрадно отметить, что среди участников конференции были и представители служб ДОУ. Материалы представленного ЗАО «ФИНЭКС Качество» доклада, как, впрочем, и материалы стенда, вызвали живой интерес не только у специалистов  IT, но и у документоведов. Вопросы были самые разнообразные. Интересовали практически все аспекты, связанные с внедрением СЭД: технология проведения предпроектного обследования, сроки и стоимость его проведения, варианты решения задачи по внедрению и получению эффекта от внедрения СЭД «DIRECTUM» в организациях различных форм собственности.

Могли бы Вы дать несколько кратких советов, как предприятию подготовиться к внедрению СЭД?

Необходимо проанализировать (своими силами или с помощью сторонних консультантов) во всех деталях существующую на данный момент в организации систему документирования управленческих процессов. В ходе проведения анализа выявить все ее недостатки, пробелы и ошибки. Необходимо определить, какие наиболее важные задачи по совершенствованию системы ДОУ нужно решить до начала внедрения СЭД, а какие уже в процессе внедрения.

Насколько открыта и доступна информация о проблемах предприятия при проведении исследования? Насколько готовы предприятия к оптимизации бизнес-процессов?

Один из первых вопросов, который мы задаем при проведении обследования: а что Вас волнует? Какие у Вас проблемы в работе с документами? Что бы Вы хотели, в конечном итоге, получить от внедрения СЭД? Как правило, специалисты хорошо идут на контакт и не скрывают своих проблем, понимая, что наша задача не только помочь качественно улучшить документационные процессы, но и если не исключить (что невозможно), то минимизировать те риски, которые, так или иначе, появляются вследствие упущений в работе с документами, возможно, на первый взгляд очень незначительных.

Ну а насчет готовности к оптимизации – здесь, конечно, самые разные варианты. Я могу сказать, что предприятие готово к оптимизации за счет внедрения СЭД при грамотно и, подчеркну, ответственно построенном отношении к работе с документами. Даже внутри одного предприятия на примере различных структурных подразделений разница в определении ожидаемого результата от внедрения СЭД прослеживается достаточно четко.

Готовы ли сейчас менеджеры высшего звена к личной работе в СЭД? Часто ли в вашей практике вы сталкиваетесь с руководителями, которые используют мобильные устройства для работы с корпоративной информацией?

К сожалению, руководители высшего звена, даже при их полнейшей готовности к работе в СЭД, не имеют физической возможности исключительно работать в системе. Наверняка многим знакома картина, когда, например, во время совещаний заходит секретарь и, стараясь не нарушать ход совещания, просит руководителя подписать срочные документы. При внедрении СЭД необходимо тщательно продумать систему делегирования полномочий, выполнения отдельных функций и возложения ответственности за принятие решений.

Но при всей своей занятости топ-менеджеры новой формации, тем не менее, не лишены возможности активно изучать и использовать новые методы работы с документами.

Что в основном является для пользователей самым сложным при переходе с бумажного документооборота на СЭД? 

Одним из сложных моментов в переходе на безбумажный документооборот является стереотип недоверия к электронным образам, в том числе лишенных визуального восприятия отдельных составляющих реквизитов, например подписи. Ну и, конечно, это привычка работы именно с бумажными носителями. Многие пользователи СЭД продолжают распечатывать документы, даже объемные.

Делопроизводители делятся с вами впечатлениями об эффекте от внедрения СЭД?

И те, кто начал работать в системе сразу, и те, кто с трудом (я бы даже сказала, в отдельных случаях, «из под палки», переступив годами сложившиеся стереотипы работы с бумажными документами), не могут не отметить появившиеся положительные аспекты в работе с документами после внедрения СЭД. Работа же делопроизводителей переходит на совершенно иной уровень и качественно, и функционально!

С одной стороны, увеличивается объем работ по оцифровке бумажных документов, поддержанию в актуальном состоянии различных справочников системы, а с другой стороны – в разы сокращается время на получение информации о состоянии работы с документом или его местонахождении. Согласитесь: мы не столько ищем, где находится сам документ, сколько человека, который это знает. А это по статистике 60% рабочего времени!

Работа специалистов ДОУ требует уже не просто выполнения рутинных операций с документами, а тщательного анализа эффективности существующего документооборота и на основе получаемых отчетных данных внесения предложений по качественному улучшению документационных процессов.

Куда должны двигаться системы электронного документооборота, чтобы стать еще более удобными для делопроизводителей?

Системы электронного документооборота должны двигаться в сторону улучшения и облегчения работы с документами. И чем больше различных предлагаемых нам «фишек», как, например, «Мастер действий», различных возможностей автоматически выполняемых операций и т.п. в рамках того или иного процесса, тем и работать легче.

Еще СЭД должна двигаться в сторону создания единой терминологии как для специалистов ИТ, так и для делопроизводителей. Термины, предлагаемые разработчиками СЭД, не всегда воспринимаются делопроизводителями в том смысле, который был предусмотрен изначально. Например, говоря языком ИТ о согласовании или утверждении документа высшим руководством, мы зачастую подразумеваем вынесение резолюции, а это совершенно разные по функционалу реквизиты. И мы, документоведы, с нетерпением ждем переработки ГОСТ Р 6.30-2003 и ГСДОУ с учетом работы с документами в электронном виде.

Стоит упомянуть и МЭДО. Его распространение положительно отразится как на вовлеченности предприятий в электронное взаимодействие, так и на их готовности к новым методам работы с документами.

Галина Валентиновна, благодарим Вас за интервью!