Распознавание документов и хранение в архиве

Распознавание документов востребовано в компаниях, где ежедневно сотрудники обрабатывают тысячи бумажных документов. Например, это банки, организации в сфере ритейла, промышленные предприятия, холдинги.

За счет распознавания текстов сокращаются трудозатраты сотрудников на рутину и освобождается время для более важных задач.

Илья Петухов

Руководитель проектов развития AI-продуктов Directum

Directum Ario One обеспечивает распознавание текста с точностью до 100%. Работает это так: объем данных, которые передает заказчик, «прогоняется» через интеллектуальную обработку и верификацию. Распознавать можно документы любой сложности, даже рукописные тексты.

Как работает распознавание документов

1. Сотрудник сканирует и загружает документы в сервис распознавания, который синхронизируется с корпоративной системой.
2. Далее с помощью механизмов искусственного интеллекта из скан-копии извлекаются реквизиты и другая необходимая информация.
3. Облачный оператор проверяет извлеченные факты и дозаполняет данные, если необходимо.
4. Когда документ полностью распознан, он выгружается непосредственно в систему или в папку, привязанную к email.

Решения для распознавания документов, которые предлагают вендоры

Автоматическая классификация, извлечение реквизитов и занесение данных в информационную систему

У некоторых компаний есть запрос на полную автоматизацию процессов внутри корпоративной системы — от распознавания скан-копии до заполнения реквизитов и отправки на согласование. С помощью такого комплексного подхода можно настроить распознавание текстов документов непосредственно под нужды организации.

Например, в АО «ОДК-Авиадвигатель» решения на базе искусственного интеллекта самостоятельно классифицируют вид документов, извлекают данные и создают электронные карточки в системе. Делопроизводитель только проверяет корректность заполнения. Временные затраты на регистрацию документа снижаются на 15-20%.

Другой пример — обработка финансовых документов в АО «Теплоэнерго». С помощью системы и ИИ в компании проходит классификация первички с точностью до 95%. При этом полнота извлечения данных составляет 87%.

Автоматическое определение ответственного

Распознанные документы классифицируются по большому количеству реквизитов, например, по контрагентам, номенклатуре. Затем благодаря системе автоматически определяется ответственный за обработку документации. Не нужно пересылать друг другу скан-копии и узнавать, что с ними делать дальше.

В госорганах Удмурткой Республики уже внедрили интеллектуальные сервисы, которые автоматически отличают спам от содержательных входящих писем и регистрируют их в системе. Далее система сама заполняет реквизиты, готовит проект резолюции и отправляет его на корректировку, а после — на согласование по заданному маршруту. Ожидается, что сервисы сэкономят до 3 млн рублей в год на обработке входящей корреспонденции.

Где хранить электронные документы после распознавания?

После распознавания документов их скан-копии обрабатываются и попадают в архив. Он находится в ИТ-инфраструктуре заказчика. У централизованного хранения электронных и отсканированных документов множество преимуществ:

1. Безопасность данных. Доступ к информации регулируется: для сотрудников определенных должностей настраивают соответствующие права. Сколько по времени хранить тот или иной документ, устанавливает законодательство и непосредственно сама компания.
2. Задачи под контролем. Все действия фиксируются: когда и что было отправлено, когда возвращено. Все согласования и подписания идут строго по маршруту. В любой момент можно посмотреть, где сейчас находится документ;
3. Быстрый поиск. Необходимый комплект документов легко найти и выгрузить — достаточно ввести несколько параметров. В итоге время на поиск и подготовку документации сокращается в 7-12 раз.

Подробнее о распознавании нетиповых и архивных документов читайте здесь.