Ритейл по принципу Free Paper. Какие бумажные документы изжили себя?

25 октября вся планета отмечала Международный день без бумаги. По традиции, компании в этот день отказываются от печати, высаживают аллеи деревьев, проводят тематические акции, флешмобы, челленджи. Но мы не будем рассказывать о том, кто и как в ритейле проводит World Free Paper Day. Узнаем, какой вклад вносит российский ритейл в безбумажное движение в целом. Какие процессы, которые еще лет 5 назад не обходились без бумаги, сегодня переводят или уже перевели в электронную плоскость.

В таблице приведены 5 видов документов, которые торговые компании активно используют в своей деятельности. Работу с ними можно полностью перевести в электронный вид. Как это сделать, читаем ниже.

Настала эра электронных договоров

В секторе торговли регулярно заключаются и перезаключаются договоры с поставщиками. Этот процесс подразумевает подготовку документов, согласование, подписание, отправку поставщику (почтой или курьером), контроль возврата. Ежегодно объем бумажных договоров может достигать нескольких тысяч единиц. При этом каждое соглашение, подписанное поставщиком, нужно сначала получить на руки, в противном случае компания не сможет реализовать товар, а соответственно и получить прибыль.

Вместо бумажных договоров ритейлеры начинают заключать электронные. Что это дает?

●   Ускоряется в разы сам процесс заключения и перезаключения соглашений. Если раньше подписанный документ возвращался через несколько недель, то после перехода на ЭДО цепочка документооборота может завершиться даже за 1 час. Всё, что требуется, это подключение к оператору ЭДО и квалифицированная ЭП.

●   Работа с электронными договорами обходится бюджету компании гораздо дешевле. В ряде случаев фонд оплаты труда сотрудников, занятых договорной работой, сокращается наполовину.

●   Постепенно появляется единый реестр договоров, в котором отследить срок действия по каждому соглашению можно всего в два клика.

Склад без бумаг

На особом месте в торговых компаниях находятся два типа документов:

●   акты о приеме-передаче товарно-материальных ценностей на хранение МХ-1;

●   акты о возврате товарно-материальных ценностей, сданных на хранение МХ-3.

Бумажные акты МХ скапливаются в громадных количествах. Откуда они берутся? Изо дня в день сотрудники склада проводят по 100 операций и более, связанных со сдачей и возвратом товаров. На каждую партию обязательно формируются четыре документа – два акта МХ-1 и два МХ-3. По самым скромным подсчетам, на каждые 100 таких операций приходится распечатывать 800 листов бумаги А4. И даже если вопрос экономии бумаги для ритейлера не стоит так остро, то проблема хранения столь большого объема документов достигает критической отметки. Для хранения актов МХ по требованиям законодательства (они важны для внутреннего учета и сдачи отчетности) необходим огромный архив. Никто не гарантирует, что раз в пятилетку не нагрянет проверка и не затребует «тот самый документ».

Любой здравомыслящий ритейлер хотел бы избавиться от содержания многотысячного архива бумажных документов, но не каждый предпринимает действия по этому поводу. А между тем законодательство РФ не запрещает переводить акты по форме МХ в электронный вид. И этой возможностью сегодня пользуется уже не одна торговая сеть.

Вкратце перечислим плюсы от использования электронных документов по складским операциям:

●   Вместо бумажного архива актов появляется электронный. В нем любой документ можно найти буквально за минуту.

●   Огромные площади, занятые раньше стеллажами с папками и пронумерованными коробами, высвобождаются под более нужные цели. Например, под новые рабочие места.

●   Обработка и корректировка электронных документов проходит в оперативном режиме прямо в интерфейсе учетной системы.

●   Сокращается время ожидания подписанных документов. Электронный акт, отправленный через сервис оператора ЭДО, достигает получателя за считанные минуты. Так же быстро он может подписать и отправить документ обратно.

Вжух!.. И товар принят

Приемка – это еще один типовой процесс в ритейле, «обросший» бумагой, а потому трудоемкий и влекущий за собой ряд неудобств. Главная «боль» ритейлеров заключается в следующем. В учетных и первичных документах номенклатура может быть описана одним образом, а в спецификациях – другим. Чтобы вычислить подобные несоответствия, сотрудники вынуждены собственноручно сопоставлять заказы с данными из товарных накладных. А если учесть, что за сутки количество поставок может переваливать за десятки, то и объем документов увеличивается пропорционально. На деле это чаще всего выглядит так: дюжина приемщиков вручную сопоставляют номенклатуру в заказах и первичных документах. Неминуемо образуются кипы из бумаг, сам процесс приемки затягивается на несколько дней, а то и недель.

Ускорить поступление товаров со склада на прилавки – задача актуальная для торговых сетей, мультибрендовых магазинов, онлайн-ритейлеров и всех, кто регулярно проводит проверку пришедших товаров на соответствие качество-количество. Каким образом электронный документ может «вылечить» от этой проблемы, спросите вы? Самым прямым.

На рынке уже существует практика, когда основные документы по поставке переводят в электронный вид. Что это дает? Поставщик отправляет товарную накладную в структурированном виде (речь идет об XML-формате) через оператора ЭДО. На стороне магазина проходит автоматическое сопоставление номенклатур, после чего данные сразу поступают в учетную систему предприятия (например, 1С). Занимает этот процесс считанные минуты. Сотруднику склада остается только подписать документ и принять его к учету.

Какой профит получает ритейлер, переводя приемку товара в электронный вид?

●   Полностью исключается ручной ввод данных.

●   Силы сотрудников, сопоставляющих позиции номенклатуры, перераспределяются на выполнение более важных задач.

●   Скорость приемки увеличивается в разы. Значит, товар оперативно принимают к учету и без задержек отправляют на реализацию.

●   Опять же перестает накапливаться куча бумажных товарных накладных, которые нужно хранить в соответствии с требованиями Федерального закона N 402 «О бухгалтерском учете». Но это уже совсем другая история.

Противоядие от краж и потерь

Если торговая сеть состоит из множества магазинов, филиалов, складских помещений, то ежедневно в рамках отгрузочных операций между этими точками циркулируют сотни и тысячи единиц товара. Каждая отгрузка сопровождается документом, и часто не одним. Для того чтобы контролировать все внутренние перемещения, успевать обрабатывать документы нужно много сил и времени. Но даже сверхконтроль никогда не станет гарантией того, что накладные по форме ТОРГ-13 будут подписаны в срок, кражи не произойдут, а остатки товара не пропадут в дальних углах склада. Нужно менять сам подход к работе, совершенствовать бизнес-процессы.

Документы по внутреннему перемещению (те самые ТОРГ-13), как и многие другие в отрасли ритейла, по традиции оформляют на бумаге и распечатывают. На согласование и подписание бумажной накладной требуется время. Порой задержки могут достигать 2-3 недель. Тем не менее, это проверенная схема, она работает, пусть и не обеспечивает быстрого результата.

А может ли быть иначе? Да. Перевод ТОРГ-13 в электронный вид снимает с плеч ритейлера часть забот по операциям внутренних перемещений. Не нужно печатать документ, подписывать его собственноручно и отправлять с курьером или водителем, а потом ждать возврата. Достаточно создать накладную в учетной системе, выгрузить ее в сервис обмена, отправить контрагенту и немного подождать, когда он подпишет документ квалифицированной ЭП. Процесс получается не только быстрым, но и юридически значимым.

Существует ряд факторов, которые мотивируют компанию перейти на электронный формат работы с ТОРГ-13:

●   острая необходимость в ускорении документооборота по складским операциям;

●   участившиеся случаи краж товарно-материальных ценностей;

●   недостаток/отсутствие площадей для хранения бумажных документов;

●   грустная статистика по потере документов на маршруте «склад – магазин – склад» и др.

***

Перечисленные процессы – далеко не все, в которых реально обойтись без бумаги. Есть на рынке еще жизнеспособные кейсы, такие как работа с расхождениями в электронном виде, отказ от бумажных транспортных накладных, электронный факторинг, а также прием и подтверждение заказов.

Отметим, что отказ ритейла от части бумажных документов в пользу электронных не меняет сути бизнес-процессов, но совершенствует их – ускоряет, упрощает. А в эпоху цифровой трансформации бизнеса не это ли самое важное? Тем более что все больше представителей ритейла открыто заявляют о принципиальной позиции по сокращению/исключению бумажных документов из своей работы.

Источник: Synerdocs