RPA в бухучете: 4 направления в бухгалтерии, которые эффективны уже сейчас

Роботизация бизнес-процессов экономит время для решения стратегически важных, аналитических и творческих задач. Благодаря RPA компания может добиться роста производительности труда, оптимизации затрат, устранения ошибок, связанных с человеческим фактором. Последнее крайне важно при заполнении внешних бухгалтерских отчетов, когда неверно поставленный знак может привести к большим штрафам при проверке. Кроме того, программный робот работает в режиме 24/7, не прерываясь на выходные, праздники и отпуск.

Для того, чтобы RPA показывал эффективность, необходимо выбирать процессы с большим количеством стандартизированных и грамотно описанных операций. Вот четыре наиболее востребованных блока таких бизнес-процессов.

Работа с контрагентами

Программные роботы могут заниматься проверкой контрагентов: определять категории предпринимательства и предоставлять полную, собранную из различных внутренних и внешних источников, информацию о них. Всё, что нужно пользователю для этого, — ввести исходные данные поставщика услуг в чате цифрового ассистента.

В Реестре отечественного ПО появился отдельный класс RPA-систем Для проверки юридической чистоты и финансовой состоятельности контрагента цифровой ассистент взаимодействует с внутренними информационными системами компании, а также отправляет запросы на сайт «Госуслуги», в сервисы «Прозрачный бизнес» и «Федресурс», реестры Арбитражного суда, ФНС, ФМС и другие. По ИНН или паспортным данным подрядчика робот анализирует различные факторы риска: например, сведения о банкротстве, открытых судебных исках или претензиях налоговой к юрлицу. Все результаты могут быть сведены в таблицу и представлены пользователю.

Категорию юрлица (микро-, малое, среднее или крупное предприятие) робот определяет на сайте ФНС по ИНН контрагента, после чего формирует таблицу с результатами. По ИНН или названию организации он также может найти на внутренних или внешних ресурсах остальные ее реквизиты, включая подписантов для документов и расчетные счета в банках. Всю найденную информацию он сохраняет в карточке учетной системы.

Кейс. Заказчик — крупная лизинговая компания

Проблема

Организация предоставляет финансирование на приобретение техники для малого, среднего и крупного бизнеса, а также физических лиц. Чтобы подтвердить исполнительность контрагентов, их проверяют на благонадежность. Для этого сотрудники компании вручную искали и проверяли каждого контрагента в нескольких источниках, оценивая риски. Проверка могла осуществляться по разным реквизитам: ИНН, ОГРН, названию юридического лица или паспортным данным.

Решение

1. Программный робот мониторит почту на наличие анкет клиентов. Информацию из анкет он проверяет:

• в перечнях ФРОМУ;
• по базе недействительных паспортов на сайте ФМС;
• на факт массового учредительства на сайте ФНС;
• во внутренних списках нежелательных клиентов.

2. Робот формирует отчет по полученным данным и отправляет ответственному сотруднику.

Результаты

• процесс проверки поставщиков полностью автоматизирован;
• на 70% увеличена скорость проверки контрагентов;
• сокращены до 0% риски ошибок ручного ввода.

Работа с финансовыми документами

Робот может сверять, формировать и распознавать финансовые документы, а также разносить банковские выписки.

Что такое гиперавтоматизация и каким компаниям она необходима Для сверки ему нужно знать только путь к нужным файлам. Например, это могут быть акты поставщика с одинаковой структурой, сформированные из разных источников. Цифровой ассистент определяет диапазоны данных, форматирует и объединяет два акта в один и выделяет цветом все несоответствия.

Для формирования финансовых документов пользователь в чате отправляет роботу запрос с указанием их вида и данными участников. Цифровой ассистент получает сведения из учетной системы (1С, SAP, Microsoft Dynamics NAV, Диадок и т. п.), формирует файл и отправляет его обратно в чат. Таким образом, к примеру, можно автоматизировать и поставить на поток создание счетов на оплату, актов или платежных поручений для контрагентов.

Для распознавания сканов входящих бухгалтерских документов роботу используется модуль OCR (Optical Character Recognition). Благодаря ему система распознает и классифицирует такие типовые бухгалтерские документы, как счет-фактура, ТОРГ-12, УПД, КС-2, КС-3, акт выполненных работ и счет на оплату. Все это он преобразовывает в Excel-таблицу или машиночитаемый PDF.

Функция разнесения банковских выписок позволяет быстро выделить нужные статьи затрат, создать новый документ с выборкой по назначению платежа и внести текстовые файлы банковской выписки в учетную систему. Робот уточняет путь до файлов и критерии по назначению платежа, формирует документ с данными, соответствующими условиями запроса.

Кейс. Заказчик — агропромышленная компания

Проблема

Компания взаимодействует с большим количеством поставщиков. Для каждого контрагента необходимо проводить сверку взаиморасчетов — для этого бухгалтеры составляли акт по финансовым документам: счетам-фактурам, актам выполненных работ и пр. Заказчику требовалось автоматизировать этот рутинный процесс для снижения трудозатрат.

Решение

1. Программные роботы формируют график сверки по контрагентам на основе данных из выгрузок систем.
2. Создают необходимые документы и делают рассылку актов сверки контрагентам по различным каналам в соответствии с графиком.
3. Получают обратную связь по отправленным документам, подписывают их.
4. Проводят сверку по полученным от контрагентов актам.

Результаты

• сотрудники занимаются более интеллектуальной деятельностью;
• когда специалисты выходят на работу, у них уже есть отчет со списком расхождений в актах сверки;
• специалисты работают только с найденными расхождениями.

Электронный документооборот

В этом блоке можно выделить два крупных бизнес-процесса: регистрацию входящей корреспонденции и выборку документов на подпись.

Первое действие включает в себя выгрузку акта из системы ЭДО, его распознавание с помощью модуля OCR, классификация и внесение в соответствующий раздел учетной системы. Всё это робот выполняет автоматически.

Выборка документов для дальнейшего подписания происходит на основе файла, в котором указаны названия актов, требующих выполнения этой функции. Цифровой ассистент отслеживает их поступление на электронную почту, а после получения нужного документа предупреждает об этом пользователя и самостоятельно подписывает его КЭП. Помимо этого, он следит за сроком действия электронной подписи.

Кейс. Заказчик — нефтяная компания

Проблема

Специалистам компании не хватало рабочего времени на выполнение рутинных операций. Отделу бухгалтерии было важно решить вопрос долгой обработки документов — сотрудники оставались вечерами и вводили данные счетов-фактур.

Решение

1. Программные роботы регистрируют счета-фактуры и проводят документы.
2. Анализируют документы в ЭДО и рассылают на ответственных сотрудников.
3. Отправляют документы на подпись контрагентам.
4. Проводят сверку данных счетов-фактур с реестром по требованиям из ИФНС.
5. Формируют и проводят документ «Закрытие счета 23» в 1С Бухгалтерии.

Результаты

• роботы обрабатывают до 100 счетов-фактур в день;
• время ежемесячной операции по закрытию счета 23 сокращено с 30 минут до 8 минут.

Повседневная деятельность

Наиболее распространенные рутинные действия с документами и отчетами, также можно переложить на программного робота.

Цифровой ассистент перенесет данные в Excel из ERP или CRM и сам сформирует график сверки по контрагентам на основе данных из выгрузок систем. В его функции также входит мониторинг отправленных и входящих актов и писем в учетной системе и почтовом ящике, поиск и классификация документов в общих папках, формирование отчетов по заданной документации и по разным временным периодам, а также генерация текста сопроводительного письма для пересылаемых документов по исходным данным. Помимо этого, цифровой ассистент способен подготовить электронный архив с заданной структурой файлов, где все документы рассортированы по папкам контрагентов с правильными названиями.

Кейс. Заказчик — телекоммуникационная компания

Проблема

Компании требовалось автоматизировать рутинный процесс по сбору первичной бухгалтерской документации. К тому же, контрагенты зачастую не вовремя предоставляли документы, поэтому было необходимо настроить рассылку уведомлений поставщикам о задержке в предоставлении первичной бухгалтерской документации.

Решение

1. Программные роботы формируют и обрабатывают реестр с бухгалтерской документацией за месяц.
2. Мониторят входящие письма и проверяют на наличие вложений.
3. Отправляют оповещения поставщикам.
4. Создают отредактированный отчетный реестр.

Результаты

• сокращены до 0% риски ошибок ручного ввода;
• на 25% снижены операционные затраты;
• с 10 до 1 минуты снижено время обработки документа.

Преимущества RPA

Современные решения для роботизации — это мощные и функциональные инструменты, которые способны выполнять множество типовых операций. Еще большую эффективность системам RPA придают передовые технологии распознавания и генерации текста для интеллектуального поиска, классификации, и маршрутизации, а также создания новых документов. Важно, что обучение и настройка программного робота доступна в режиме Low-Code/No-Code — ей может заниматься даже специалист, не имеющий навыков программирования.

По нашим данным, цифровые помощники в 5-10 раз увеличивают скорость обработки документации и делают это со 100% точностью. В компаниях, использующих RPA, в несколько раз сокращается объем выполняемых вручную рутинных задач, что экономит тысячи рабочих часов. Производительность квалифицированных специалистов бухгалтерии повышается на 50%, а затраты на расширение штата при росте объемов задач снижаются до 60%.