Рынок документооборота в новых экономических условиях

Андрей Колесов

Экономический кризис, разумеется, несколько снизил маркетинговую активность игроков российской отрасли систем электронного документооборота (СЭД), но этот спад был не столь значительным, как в других сегментах ИТ-рынка. Маркетинговые мероприятия данного направления продолжались до последних дней прошлого года, а нынешней весной многие вендоры уже начали подготовку к новым сражениям за заказчиков. Можно с определенной долей уверенности предположить, что конкуренция тут серьезно обострится: динамика рынка наверняка сократится и на нем будет довольно тесно.

Рынок СЭД станет теперь развиваться в более жестких экономических условиях, и в начале этого нового этапа мы решили в очередной раз обсудить текущую ситуацию в отрасли с ведущими отечественными поставщиками систем управления документами (предыдущий обзор опубликован в PC Week Review, ноябрь 2008.

Итоги 2008 года

По мнению Юрия Корюкина, никаких революционных событий — как в мире в целом, так и в России — в деле управления документами, включая и электронные, в прошедшем году не было. Но в нашей стране произошел не очень заметный, но важный качественный перелом: наконец-то получило общественное признание положение о том, что системы управления документами — одна из основных частей информационной системы любого предприятия, по значимости не уступающая ERP, в том числе и для коммерческого сектора экономики. К пониманию этого бизнес шел в течение последних нескольких лет, но именно по итогам 2008 г. можно утверждать, что руководители предприятий теперь ввязываются в проекты по внедрению СЭД не только для наведения порядка в документах, но из совершенно осмысленных экономических соображений.

“Реальных проектов в 2008 г. в России стало существенно больше, они стали гораздо более масштабными и, что особенно важно, более комплексными, — утверждает Владимир Андреев. — При этом можно отметить стабилизацию рынка; в отличие от предыдущих лет у нас не появилось ни одного заметного нового игрока”. По его словам, еще один признак зрелости рынка — его более четкая сегментация: по размеру компаний-заказчиков, по отраслевым направлениям.

Исторически рынок СЭД был всегда в значительной степени ориентирован на государственный сектор. И можно уверенно говорить, что именно данная сфера будет сохранять роль локомотива. В этой связи Елена Стрелкова обращает внимания на два важных события, произошедших в начале нынешнего года. Первое — выступление Президента РФ Дмитрия Медведева на заседании Совета по развитию информационного общества. Теперь, когда проблема перехода на электронный документооборот в госсекторе находится под пристальным вниманием первого лица государства, ситуация безусловно будет меняться, причем очень быстро, в положительном направлении, считает она.

Второе значительное событие — принятие не имевшего ранее аналога в нашей стране федерального закона “Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления”, который должен вступить в силу с 1 января будущего года. Каждый человек теперь сможет обратиться в любой орган исполнительной власти любого уровня — от федерального правительства до муниципалитета в небольшом населенном пункте — с требованием предоставить ему копию того или иного документа по интересующему его вопросу. Ответы на запросы должны быть предоставлены в течение 30 дней с момента их регистрации либо, в сложных случаях, с отсрочкой максимум еще на 15 дней. Обращаться с запросами можно будет не только в традиционной форме — письменной, но и в электронной.

“Это закон станет очень мощным фактором ускорения перехода на электронный документооборот в госсекторе, — полагает г-жа Стрелкова. — Если вдуматься, то исполнение требований данного закона — задача очень не простая, особенно с учетом той ситуации с внедрением электронного документооборота, которую охарактеризовал президент в своем выступлении на заседании Совета по развитию информационного общества. В 30-дневный и даже в 45-дневный срок будет очень трудно уложиться, если этот процесс будет производиться вручную и на основе бумажных документов”. Для реализации этих идей потребуется не просто автоматизировать документооборот, нужно будет использовать проактивные методы сбора и структурированного сохранения информации с целью обеспечить быстрый отклик на запросы. Этот класс решений называется eDiscovery, и на Западе они применяются уже несколько лет. Теперь нужно ожидать появления спроса на них в России.

Филипп Калашников согласен с тезисом об эволюционном развитии ситуации в России, но при этом он обращает внимание на два взаимодополняющих процесса — интеграция и диверсификация. Интеграция систем управления документами с другими корпоративными приложениями и диверсификация самих систем управления документами по смежными областям — управления бизнес-процессами, файловыми архивами и пр.

Сразу несколько экспертов обратили внимание на технологические аспекты развития отрасли и особо выделили “фактор SharePoint” — многие заказчики при внедрении систем документооборота ориентируются на интеграцию с этой системой, а разработчики, в свою очередь, адаптируют собственные решения для работы с SharePoint.

Владимир Баласанян отмечает, что сегодня отечественные СЭД используются — в первую очередь в госсекторе — преимущественно как информационно-справочные системы управления бумажным документооборотом. Он возлагает надежду на то, что принятый план мероприятий по реализации Концепции формирования в электронного правительства России до 2010 г. как раз предусматривает решение ряда проблем перехода на электронное взаимодействие между федеральными органами исполнительной власти.

Общая многолетняя тенденция развития отечественного рынка СЭД — распространение сферы их применения помимо области делопроизводства и канцелярии на комплексную автоматизацию всего управленческого документооборота как коммерческих предприятий, так и государственных учреждений. Говоря об этом, Александр Безбородов указывает на заметную активизацию в области автоматизации документооборота государственных учреждений, которая выражается, в частности, в повышении интереса к готовым решениям. Такие продукты должны соответствовать имеющимся ГОСТам, требованиям ГСДОУ и типовой инструкции по делопроизводству для органов федеральной исполнительной власти, а также быть приспособленными к более широкому использованию безбумажных технологий, в том числе Web, например, для автоматизации обработки обращений граждан. Он также отметил рост потребности в автоматизации “бухгалтерского” документооборота, который позволяет помимо традиционного бухгалтерского учета автоматизировать работу с первичными документами, ранее обрабатывавшимися вручную, в бумажном виде.

Влияние финансово-экономического кризиса на развитие отрасли

Кризис на развитие отрасли, естественно, повлиял, и пока в основном негативно: сократилось и число проектов в целом, и их объемы. Заказчики выбирают решения, от которых можно получить отдачу в виде повышения операционной эффективности и снижения издержек. В ближайшей перспективе следует ожидать повышения спроса на решения, автоматизирующие критические для основной деятельности процессы с использованием бумажных документов. Бурный рост данного сегмента рынка сменился осторожным поступательным развитием, соответственно усилилась конкуренция в плане предложений, вендоры стали демонстрировать гораздо более высокую гибкость и агрессивность в области предлагаемых ими решений .

В то же время на рынке можно наблюдать различные, порой разнонаправленные процессы. “Количество контрактов уменьшилось, а количество контактов и скачиваний бесплатных версий СЭД увеличилось в несколько раз. Денег на рынке стало меньше, но потребность в программных продуктах, реально помогающих предприятию структурировать и оптимизировать бизнес-процессы, повысить эффективность работы, снизить управленческие расходы, существенно возросла”, — говорит Филипп Калашников.

Александр Безбородов также отмечает, что, несмотря на некоторый общий спад интереса к СЭД, сохранился спрос на легкие и быстро настраиваемые решения, которые могут обеспечить моментальную отдачу. Удобство и простота работы, скорость обучения и легкость сопровождения также стали критерием оценки СЭД. Если раньше ключевыми характеристиками СЭД были богатая функциональность, универсальность, настраиваемость, масштабируемость, кроссплатформенность и пр., то сейчас на первое место выходит полезность как интегральная характеристика немедленной выгоды от внедрения СЭД в сочетании с удобством и простотой работы, скоростью обучения и легкостью сопровождения.

“Кризис показал заказчикам ценность СЭД для обеспечения устойчивости бизнеса, в том числе в подобных сегодняшним критических условиях, — считает Юрий Корюкин. — Даже в финансовой сфере, где ряд банков в принципе сократил некоторые из своих бизнесов, мы видим очень большую заинтересованность в проектах управления документами. Борьба с кризисом заставила заказчиков и даже в большей мере поставщиков озаботится эффективностью внедряемых проектов. А это, в свою очередь, привело к повышению качества оказываемых услуг”.

В корпоративном сегменте наблюдается тенденция поиска решений более высокой степени готовности, возможно, в меньше степени учитывающих нюансы конкретной компании, но обеспечивающих более низкую стоимость и быстрые сроки внедрения. Говоря об этом, Владимир Андреев отмечает, что крупные покупатели не хотят начинать реализацию долгосрочных и рисковых проектов, но вместе с тем в последнее время они акцентируют внимание на решении задачи максимальной управляемости и контролируемости процессов. Что касается средних компаний, то у них потребность в высокой степени готовности решения к применению проявляется еще более ярко, что вынуждает производителей создавать коробочные решения, требующие минимальных усилий при их внедрении, для различных задач антикризисной тематики.

По мнению Владимира Баласаняна, на рынке сегодня имеются две противоположные тенденции: с одной стороны — сокращение затрат на ИТ, с другой — увеличение спроса на системы управления документами. Результаты “борьбы” этих двух тенденций будут ясны лишь в конце финансового года. Но в любом случае одним из последствий кризиса явится оздоровление отрасли, поскольку в нелегкий, как сейчас, период выживают игроки, способные эффективно решать проблемы заказчиков и обеспечивать максимальную и быструю отдачу от вложенных инвестиций.

Новые бизнес-модели и технологии

“И сервисно-ориентированная модель, и мобильность, и ПО в виде сервиса, и многие другие технологические и бизнес-инновации имеют место в этой сфере и органично будут входить в нашу жизнь, но пока ни одна из них не может претендовать на сколь-нибудь заметную роль в прогрессе подобных систем” — таково мнение Юрия Корюкина.

С ним в целом согласна Елена Стрелкова: “Новые бизнес-модели, технологии — все это, безусловно, интересно, перспективно. Но пока продолжает существовать достаточно широкое поле деятельности для традиционных технологий автоматизации процессов, основанных на бумажных документах, именно эти задачи будут решаться в первую очередь”.

А Владимир Андреев считает, что как раз сейчас могут найти более широкое применение новые технологические подходы, в частности средства быстрой и относительно недорогой адаптации и настройки приложений системы документооборота без программирования, включая разработку HTML-форм, тесная интеграция системы автоматизации документооборота с корпоративными интернет/интранет-порталами, особенно Microsoft SharePoint, поддержка в системах автоматизации новых механизмов безопасности, таких как мандатная, ролевая и контекстная.

Филипп Калашников также оценивает важность инновации довольно оптимистично: “SOA и мобильный доступ имеют очевидную перспективу и многими активно используются. Мы задействуем в своих решениях блоги, SMS-сервисы, технологию Ajax. Модель SaaS актуальна для тяжелых приложений, требующих усилий на инсталляцию и сопровождение. Альтернативой является легкое развертывание приложений — мы идем именно по этому пути”.

Помимо важности использования мобильных устройств в системе документооборота Владимир Баласанян в качестве перспективных для отрасли инноваций, которые будут востребованы в самое ближайшее время, выделил также использование интерактивных мониторов, обеспечивающих более естественные приемы внесения в документы правок и подписей.

По мнению Александра Безбородова, все инновации интересны, но эффективность их применения во многом зависит от зрелости предприятий, которые собираются их использовать, а также от наличия качественных общедоступных стандартов электронного документооборота. Например, SaaS может сократить первичные расходы на покупку и внедрение СЭД и снизить стоимость владения, но при этом требует соответствующего уровня программных решений и определенного доверия к поставщику. И тем не менее ключевой тенденцией развития отрасли является курс на снижение стоимости владения (ПО в аренду, SaaS). Важно также отметить активизацию поставщиков программно-аппаратных комплексов хранения данных, что обусловлено ростом требований к объемам и надежности хранения данных.

Проблемы развития российского рынка СЭД

Одна из проблем местного рынка — отсутствие реальной заинтересованности предприятий в совершенствовании структуры управления. “Системы иногда приобретаются из соображений превратно понимаемой престижности: чем дороже, тем лучше, — считает Филипп Калашников. — Проекты внедрения длятся годами. Реально эффективными и недорогими системами только сейчас начинают все больше интересоваться”.

“Хотя принципы и даже нормативная база при работе с документами у нас и на Западе существенно различаются, проблемы в развитии российского рынка систем управления документами на поверку оказываются такими же, как и в других странах. — говорит Юрий Корюкин. — Взять для примера терминологическую базу. С одной стороны, есть общие определения в международных стандартах, используемые в данном секторе, с другой — большинство таких определений настолько общие, что требуют комментариев и дополнительных пояснений в каждом конкретном случае, а это приводит к тому, что один и тот же термин в разных ситуациях имеет различный смысл”. Но в целом он считает, что каких-то особых проблем в отрасли сейчас нет.

Все еще очень узок круг задач, которые решаются СЭД в России. На этот момент делает акцент Елена Стрелкова: “Это связано в том числе с недостаточным уровнем профессиональных знаний в области Enterprise Content Management среди участников рынка, пользователей и российских аналитиков — этот уровень знаний нуждается в серьезном повышении”.

Владимир Баласанян выделил проблему нормативного закрепления юридического статуса документа, подписанного в электронном виде. В качестве примера ее решения он сослался на Татарстан, где указом президента республики определены условия, при которых оригинал документа существует в электронном виде, а его копии — при необходимости — могут изготавливаться на бумаге.

Развитие нашего рынка сдерживается отсутствием качественных и непротиворечивых стандартов в данной отрасли — с этим согласны многие наши эксперты. Это касается электронных документов и юридически значимого документооборота, а также межведомственного и корпоративного документооборота. Как еще об одном важном моменте нужноупомянуть о том, что полезность СЭД не всегда очевидна для коммерческих предприятий, ведь для них документооборот зачастую является обеспечивающей, вспомогательной деятельностью, и понимание того, что именно в ней кроется ключ к повышению эффективности, есть не у всех.

“Проблемы нашего рынка связаны с двумя факторами — со специфическими особенностями отечественного управления, не позволяющими напрямую перенести на российскую почву наработки западных производителей, и с пассивностью государства в области выработки нормативной базы в области электронного документооборота, — сетует Владимир Андреев. — Все это приводит к тому, что мы вынуждены идти “своим путем” и разрабатывать собственный специфический комплекс программного обеспечения и методологии, что в конце концов сильно снижает эффективность проектов”.

Хотя ситуация тут в целом улучшается, но на рынке до сих пор ощущается низкая степень комплексного понимания заказчиком результатов проекта по внедрения СЭД. При этом отсутствие эталонных моделей в области систем электронного документооборота, внятной сегментации продуктов на рынке и апробированной методологической базы для внедрения решений очень затрудняет выбор конкретной системы и увеличивает риски проектов.

Вопрос стандартизации и сертификации СЭД

Большинство наших экспертов считают, что данная проблема является ключевой для повышения эффективности проектов автоматизации документооборота, особенно это касается органов государственного управления. “Если в области методологической базы и стандартизации ПО сообщество рано или поздно найдет оптимальные решения, то в области выработки стандартов управления электронными документами и сертификации систем ведущую роль должно взять на себя государство. В наибольшей степени это относится к стандартам и сертификации в области безопасности, так как эти вопросы сильно завязаны на другие разделы законодательства”, — полагает Владимир Андреев. Но при этом он подчеркивает, что для решения данной задачи в России нужны консолидированные усилия со стороны ИТ-сообщества.

“Это не столько проблема, сколько одна из задач, которая будет последовательно решаться всеми участниками рынка. Если говорить о конкретных шагах, то, конечно, нельзя не сказать о переводе европейской спецификации унифицированных требований к системам электронного документооборота, сделанном Гильдией управляющих документацией. Очень, на мой взгляд, важным моментом, является создание экспертного совета DOCFLOW, в который вошли ключевые игроки рынка СЭД: представители ведущих разработчиков, аналитики, преподаватели вузов, глубоко изучающих вопросы ДОУ”, — утверждает Юрий Корюкин.

А вот Филипп Калашников считает, что данная проблема неактуальна, и это хорошо: “Если рынок СЭД начнет регулироваться, то развитие остановится и компании будут озабочены не разработкой новых версий (на них ведь не будет сертификатов), а получением любыми способами сертификатов и сохранением монопольного положения на рынке для счастливых обладателей таких сертификатов. Сертифицировать можно объекты, например форматы документов, но не средства их обработки — тут должна быть жесткая конкуренция”.

Владимир Баласанян не согласен с такой крайней точкой зрения и акцентирует внимание на обеспечении юридически значимого взаимодействия в обществе. Ключевым условием этого является интероперабельность на всех уровнях — нормативном, семантическом, синтаксическом и техническом. А стандарты, в свою очередь, являются важнейшим инструментом решения проблемы интероперабельности.

С ним солидарен Александр Безбородов: “В области управления документами есть ряд тем, отсутствие стандартов по которым сдерживает рынок, — например, юридически значимый электронный документооборот и стандарты межведомственного электронного документооборота. Выработка и принятие необходимых законов и стандартов в этой области поможет снять неопределенность и будет способствовать развитию рынка”.

В отсутствие стандартов вопрос сравнения систем целиком ложится на плечи заказчика. “Стандартизация и сертификация систем, безусловно, упростила бы выбор системы для заказчика, снизила бы требования к его собственной экспертизе в этом вопросе, — уверена Елена Стрелкова. — Вопрос в том, кто будет разрабатывать стандарты и заниматься сертификацией”.

Наши эксперты

●  Владимир Андреев, генеральный директор компании DocsVision

●  Владимир Баласанян, генеральный директор компании “Электронные офисные системы”

●  Александр Безбородов руководитель отдела разработки программ документооборота фирмы “1С”

●  Филипп Калашников, руководитель службы внедрения компании Paybot LLC

●  Юрий Корюкин, директор департамента корпоративных проектов компании ABBYY

●  Елена Стрелкова, директор по маркетингу Content Management & Archiving “EMC Россия и СНГ”

Источник: PCWeek