Рынок ECM cнаружи и изнутри

Результаты исследования полноты и эффективности внедрения ЕСМ-систем в России, проведенного IDC в 2012 г., разошлись с самооценкой компаний. Тимур ФАРУКШИН, директор по консалтингу IDC Россия/СНГ объясняет, почему.

Эффективность внедрения системы оценивается путем сопоставления KPI, замеренных перед его началом, с KPI, полученными после завершения проекта. Относительно полноты развертывания ECM-системы можно поинтересоваться мнением компании напрямую, а можно задать ряд косвенных вопросов и на основании ответов сделать выводы самим. В нашем опросе, в котором приняли участие 1300 компаний с числом сотрудников 500–1000 и более из финансовой, нефтегазовой, энергетической отраслей, а также госсектора, телекома, транспорта и торговли, представленных как в обеих столицах (15 и 5%), так и исключительно в регионах (80%), использовались оба подхода.

Начну с результатов самооценки. Организации из госсектора, указавшие, что у них разработана стратегия в области ECM и план ее реализации, а также создан центр компетенции в области ECM, что говорит о полноте внедрения системы, его эффективность оценили в 70%. Еще более низкую оценку дали компании из отрасли энергетики и ЖКХ – 65%. Компании же из таких секторов, как нефтегаз, телекоммуникации, торговля, где, по признанию участников опроса, ECM используется только некоторыми подразделениями и есть понимание необходимости интеграции в единую систему, эффективность внедрения оценили выше – в 81–87%.

В целом же на всех вертикальных рынках, за исключением госсектора, энергетики и ЖКХ, в самооценках компаний прослеживается закономерность: чем полнее развернута ECM-система, тем выше ее эффективность.

Наши косвенные вопросы касались количества рабочих мест, подключенных к ECM-системе, и подразделений, ее использующих; наличия структурной единицы, ответственной за документооборот, и средств для хранения неструктурированных данных. Кроме того, мы просили участников дать оценку своих потребностей в таких «продвинутых» функциях ECM, как сквозной поиск, BI, облачность, мобильность, средства коллективной работы.

Оказалось, что больше всего рабочих мест подключено к ECM-системе в организациях из госсектора, а также в банках и страховых компаниях – 26%. В торговле таких АРМ уже меньше 25%, на производстве товаров народного потребления – 17%, в телеком-компаниях – 15%. В нефтегазовой отрасли к ECM подключено только 5% всех рабочих мест.

При этом в 22% компаний каждое подразделение решает вопросы документооборота самостоятельно, а в 2% компаний за документационное обеспечение их деятельности не отвечает никто. Респондентов, ответивших, что ECM пользуются все отделы, оказалось только 10%, а ведь эта система должна охватывать все подразделения, которые выпускают или потребляют документы.

Приведенные данные говорят о том, что среднее проникновение ECM в российские компании пока невелико. Это подтверждают ответы компаний на другие косвенные вопросы. Так, систему управления документооборотом/корпоративным контентом используют для хранения неструктурированного контента 45% респондентов. Электронным хранилищем данных располагают 53%, сквозным поиском – 29%, а системой бизнес-аналитики – 25% компаний. Облачные технологии активно используются в 11% компаний, а средства коллективной работы – чаты, блоги, вики-ресурсы – официально в 24% компаний и неофициально еще в 14%.

В итоге после «взвешивания» всех ответов на косвенные вопросы мы разглядели картину, обратную той, что видится самим компаниям: чем глубже ECM-система укоренена в организации, тем ниже ее эффективность.

Объяснение этому есть. Российские ECM-проекты переживают этап, на котором увеличивается число подразделений и сотрудников, подключаемых к системе, нарастает сложность проекта, накапливаются необходимые доработки, а значит, эффективность системы и удовлетворенность ею падают. Однако по мере преодоления этих препятствий начнется обратный процесс – эффективность будет расти. И мы надеемся, что результаты повторного исследования, которое мы хотим провести через год-другой, это подтвердят.

Источник: ИКС-Журнал