Эксперимент Минтруда по электронному кадровому документообороту. Эпизод № 2 «Большие надежды»
За последние два месяца компании резко изменили привычный распорядок. Острой болью отозвались бумажные барьеры в HR-процедурах и трудовом законодательстве. Из-за них компаниям не удалось полностью перевести кадровые процессы на удалённый режим.
За последние два месяца компании резко изменили привычный распорядок. Острой болью отозвались бумажные барьеры в HR-процедурах и трудовом законодательстве. Из-за них компаниям не удалось полностью перевести кадровые процессы на удалённый режим.
Кадровое делопроизводство 2020: выводы самоизоляции
Электронное кадровое дело. Руководство для HR-менеджера Удалённый режим показал, что выстроить оптимальные цифровые процессы «в пару кликов» не получится. При внедрении технологий нужно помнить о соблюдении прав работников. И это пришлось учесть всем, кто экстренно переводил бумажные процессы в цифровой вид.
Стало очевидно, что необходимость перевода HR-документов в «цифру» назрела уже давно. За рубежом многие компании обмениваются юридически значимыми документами по электронной почте. Даже уволить работника можно буквально по SMS. Это видится крайним проявлением цифровизации. Однако стоит понимать, что тотальная информатизация — дело времени. Нашего времени.
|
В России запускаются целые национальные программы по построению цифровой экономики, развитию технологий уже набившего оскомину искусственного интеллекта. При этом объёмная и ресурсоёмкая сфера кадрового делопроизводства до сих пор лежит в бумажной плоскости. |
Такая ситуация не выгодна никому: ни компаниям-работодателям, ни работникам, ни государству.
Работодатели несут огромные расходы на печать, транспортировку и хранение бумажных документов. В реальности, когда многомиллионные сделки проводятся в электронном виде, обеспечивать бумажный документооборот в кадровой сфере кажется абсурдным.
Взаимодействие с сотрудниками осуществляется неэффективно — бумажная бюрократия требует больших временных затрат как со стороны работника, так и со стороны HR-специалистов.
И даже несмотря на явную выгоду, которую сулит цифровизация, компании не спешат внедрять технологии для перехода безбумажные HR-процессы. Основная причина — отсутствие твердых законодательных гарантий со стороны государства. Легитимность электронного документооборота в кадровой сфере не закреплена в Трудовом кодексе РФ.
Пока законодательство устанавливает для ключевых кадровых документов письменную форму. Под «письменной формой» некоторые специалисты понимают в том числе и электронный документ. И это мнение не лишено смысла, так как кадровые события зафиксированы в документах (а не устно) и документы подписаны (есть электронная подпись).
|
Большинство организаций-работодателей под «письменной формой» понимают именно бумажный носитель. Конечно, это барьер для развития цифровизации кадровой сферы. |
Кадровый ЭДО снова, или Show must go on
Однако недавно появилась надежда, что кадровые процессы скоро можно будет вести совсем без бумаг. В России приняли Федеральный закон № 122 о втором эксперименте Минтруда по использованию электронных документов, связанных с работой.
Почему мы возлагаем на этот эксперимент большие надежды? Давайте рассмотрим нововведения второго эксперимента подробнее:
1. В законе явно упоминается цель проведения эксперимента: «подготовка предложений о внесении изменений в трудовое законодательство и (при необходимости) в законодательство Российской Федерации о занятости населения в части использования в сфере трудовых отношений электронных документов, связанных с работой».
По итогам эксперимента будут внесены долгожданные изменения, которые регламентируют электронный кадровый документооборот на территории всей страны.
2. В документе закреплено понятие «лицо, поступающее на работу». В тексте уточняется, что кандидаты, проходящие процедуру трудоустройства, тоже могут быть участниками эксперимента. Однако вместе с этим закон явно говорит, что «участниками эксперимента не могут являться дистанционные работники».
|
Закон внёс дисбаланс. В случае с дистанционными работниками все законодательные положения уже содержатся в Трудовом кодексе РФ. Причём для подписания трудовых документов применяется усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП). В рамках эксперимента же разрешили пользоваться простой электронной подписью (ПЭП). Непонятно, для чего нужно было исключать дистанционных работников? Ситуация усугубляется тем, что в условиях пандемии многие работодатели уже заключили дополнительные соглашения о переходе на дистанционную работу с сотрудниками. И теперь они не смогут принять участие в эксперименте. |
3. В законе закреплено, что дату начала проведения эксперимента работодатель определяет самостоятельно. Разумеется, с учётом общих временных рамок эксперимента.
С одной стороны, это условие даёт работодателям время на подготовку локальных нормативных актов для участия в эксперименте. С другой — может привести к затягиванию сроков.
4. Работодатель сам определяет перечень документов, которые будет вести в электронном виде.
5. Участие работника — добровольное, он всегда может отказаться. Это касается и лиц, только поступающих на работу. Нежелание участвовать в эксперименте не может служить поводом для отказа в трудоустройстве или увольнения.
6. Защита персональных данных — ещё одно существенное условие в законе.
Ещё до принятия закона мы рекомендовали компаниям, желающим перевести кадровые процессы в цифровой вид, заключать с работниками локальные нормативные акты об электронном взаимодействии, а также документ об использовании ЭП. При этом ознакамливать работников с ними нужно под подпись. Теперь то же самое указано в ФЗ № 122.
Проект закона добавил ещё один локальный нормативный акт — о порядке обмена документами, содержащими персональные данные. В рамках эксперимента «…работодатель обеспечивает защиту персональных данных работников и иной информации, включая защиту электронных документов, связанных с работой, от неправомерного доступа, блокирования, уничтожения, модифицирования, копирования, предоставления, распространения и иных неправомерных действий в отношении такой информации».
|
Чтобы обеспечить должный уровень защиты, потребуется надёжная специализированная информационная система для управления процессами и документами, отвечающая всем требованиям безопасности данных (в отличие от информационной системы, не предназначенной изначально для этих задач). |
7. Закон регламентирует вопросы хранения кадровых документов:
«Работодатель обеспечивает хранение электронных документов, связанных с работой, в течение сроков, установленных законодательством Российской Федерации об архивном деле».
Для хранения кадровой документации также нужна надежная информационная система. Наиболее подходящее решение для организации электронного архива — система управления документами, поскольку только такая система способна обеспечить полный жизненный цикл и единое хранилище документов.
8. Для представления электронных документов в надзорные органы используется УКЭП:
«Работодатель при поступлении запросов уполномоченных органов и организаций, а также профессиональных союзов, в том числе при осуществлении государственного контроля (надзора), предоставляет им соответствующие электронные документы, связанные с работой, подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью…».
9. Закон вводит понятие информационно-аналитической системы «Работа в России» — портала с общероссийской базой вакансий.
Именно с ней работодателю предлагают наладить взаимодействие информационной системы. В ней предусмотрены личные кабинеты работников. Через них можно получать от работодателя необходимые кадровые электронные документы.
10. Ещё одно новшество, которое вводит закон, — работник может подписывать трудовой договор усиленной неквалифицированной электронной подписью.
|
Ранее предполагалось, что такой вид документа может быть подписан только УКЭП. Согласившись на УНЭП, министерство сделало большой шаг навстречу бизнесу. Таким образом, электронное подписание трудовых документов для работодателя будет значительно дешевле. |
Что будет дальше
Компания Directum, как вендор решения для цифровизации HR-процессов, прогнозирует существенные изменения после эксперимента Минтруда. И коснутся они непосредственно трудового законодательства — появится прямое указание на возможность ведения электронного документооборота в кадровой сфере.
Начнется массовый переход бизнеса на цифровые HR-процессы — не только крупных компаний, но и средних. Это упростит взаимодействие между работодателями и работниками, сделает его более гибким, прозрачным и удобным для обеих сторон. С развитием сферы также компании станут охотно использовать дополнительные инструменты для управления HR: личные кабинеты работников, чат-боты и мобильные приложения для связи работников и компаний.
Отсутствие законодательных барьеров и развитие электронных кадровых процессов подтолкнут компании к скорейшему переходу из бумажной плоскости в цифровую.
Автор: Гузель Муллахметова, руководитель проектов развития бизнеса Directum
Похожие статьи
Комментарии 6
Мне кажется, что в представленном перечне нововведений ключевым будет являться п.7 о хранении кадровых документов. Относительно него у большинства бухгалтеров по кадрам складывается недопонимание и общий скепсис к переходу на ЭДО. Если с бумагой всё предельно понятно (подписал, подшил в дело, сдал в архив), то как обеспечить хранение, например, электронного кадрового приказа в течение 50/75 лет? Тут пока больше вопросов (технических, организационных, законодательных), чем ответов. Надеюсь, после эксперимента Минтруда и разъяснения правил хранения электронных кадровых документов, количество примеров реального перехода на кадровый ЭДО значительно возрастет.
Обычная система управления документами для этого не подходит! Если ее пользователями должны быть работники, в т.ч. удаленные, то тогда это должна быть многопользовательская распределенная защищенная информационная система, предназначенная для обработки персональных данных, основанная на использовании только сертифицированных средств защиты информации на сервере и автоматизированном рабочем месте каждого работника, как того требует любая ИСПДн. Это дорого и никому не нужно (не у каждого работника есть даже незащищенный АРМ).
Поэтому кадровые информационные системы еще долго будут уделом выделенных сегментов сети кадровых служб для подготовки и учета кадровых документов. Ну не может каждый работодатель создавать систему а-ля ЕИСУ КС.
Вопросы стандартизации информации, как в части самих документов, так и применяемых средств защиты в таком ключе стоят довольно остро. С одной стороны хочется либерально относится к выбираемым бизнесом средствам, с другой - есть понимание, что во всём этом нововведении требуется жесткий порядок и контроль.
Хорошо было бы иметь единую систему для всех работодателей страны, но опять же столь огромный сборник данных обо всех, по сути, работающих гражданах, выглядит, по меньшей мере, сомнительно, хоть и способно решить большую часть организационных и технических вопросов.
Инициатива, в целом, необходимая, и очень не хотелось бы, чтобы кадровое обеспечение обзавелось ещё одним бюрократическим слоем, дублирующим бумагу, а не заменяющим её полностью.
У всех работодателей есть свои системы. У работников нет систем и не может их быть. Сегодня нет масштабных защищенных информационных систем, кроме систем электронной отчетности в сегменте B2G - ни B, ни G, ни С не будут вкладываться в создание защищенных систем работник-работодатель. Существующие "единые системы" решают только задачи G по контролю за B и C, а защищены они ограниченно и весьма условно.
На время эксперимента документы будут вестись только в электронном виде или будет дублирование в бумажном? Если только в электронном, как работодатель должен обеспечить сохранность информации, помимо использования специализированных ИС? Есть ли какие-то критерии/показатели успешности эксперимента, как они будут влиять на законодательство?
Инициатива хорошая, но у нас, как всегда, законы пишутся таким языком, что простому работодателю не разобраться. Четкие и понятные методические рекомендации с примерами документов, алгоритмами взаимодействия отсутствуют. На мой взгляд, это и является основным стоп-фактором для перехода (тем более вопрос касается документов длительного срока хранения).