Рынок управления документами в мире и в России

Андрей Колесов

Использование ИТ все больше смещается в сторону обработки неструктурированной информации. Это определяется, с одной стороны, растущими возможностями самих технологий, а с другой — требованиями заказчиков повысить эффективность деятельности предприятий. Все это ведет к росту значимости сегмента средств управления корпоративным содержанием (Enterprise Content Management, ECM) на ИТ-рынке.

Средства ECM стали сегодня неотъемлемой частью информационных систем предприятий, более того, они все чаще выполняют критически важные функции. Предприятия теперь рассматривают свои корпоративные системы как единый интегрированный комплекс, включающий четыре ключевые подсистемы: управление ИТ-инфраструктурой, ERP, управление документами и контентом, а также бизнес-аналитика (рис. 1).

Рис. 1. Основные составные части современной корпоративной информационной системы

Реализация такой системы возможна только на базе интеграции различных функциональных компонентов, что и предопределило выход на лидирующие позиции так называемых мегавендоров — многопрофильных производителей софта, основа бизнеса которых лежит в области базового ПО, преимущественно платформенного уровня.

От управления документами к управлению контентом

В содержательном плане развитие ECM-рынка определяется тем, что задачи автоматизации предприятий вышли за рамки управления собственно документами и теперь нуждаются в средствах обеспечения работы с широким классом неструктурированной информации вообще. В частности, в круг задач ECM уже давно вошли не только вопросы управления Web-контентом, но и электронной почтой, включая управление ее архивами. Конечно, все пользователи хотят работать с максимально структурированными вариантами документов, в том числе на базе XML, но в реальности заказчикам приходится иметь дело с очень широким спектром форматов данных, среди которых превалирует неструктурированный текст (рис. 2).

Рис. 2. Структура используемых корпоративных документов в ECM-системах заказчиков

Уже очевидно, что электронные форматы совсем не отменяют бумажные документы: в видимой перспективе в общем случае будет преобладать смешанный вариант систем с использованием традиционных и электронных носителей информации. Фактически, сегодня вопросы обеспечения взаимодействия бумажной и электронной частей ECM-систем являются ключевыми и достаточно сложными при реализации ECM-проектов. Это, в частности, следует из отчетов западных исследователей: основной объем затрат (до 45%) на ECM-системы связан с вводом и преобразованием в электронный вид различных бумажных документов. Очень важное влияние на развитие ECM-рынка в целом оказывает широкий круг вопросов «соответствия требованиям» (Compliance) в различных аспектах его понимания (с точки зрения заказчиков, отраслевых стандартов, национальных законов, международных актов).

Очень показательны данные опроса корпоративных клиентов, приведенные в прошлом году на выставке AIIMexpo'2007: по мнению большинства опрошенных, главной задачей будет повышение эффективности управления электронной почтой (57%), далее идут вопросы соответствия требованиям регулирующих органов (37%) и обеспечения непрерывности бизнеса и управления рисками (36%).

И наконец, еще одна отчетливая тенденция последнего года — использование организационных и технологических идей социальных сетей в корпоративных системах. Действительно, мы являемся свидетелями появления качественно новых средств коммуникаций, которые обеспечивают участие в формировании интернет-контента не только профессионалов, но и самой широкой общественности. Вопрос сегодня заключается в том, как эти возможности можно применить в корпоративной среде. Как, в частности, разрешить возникающие при этом противоречия между необходимостью поддержки управляемости бизнес-процессов и использования персональной активности сотрудников? Как в расширяющемся и слабо регулируемом потоке от широких масс отделить “зерна от плевел”, для использования в решении задач повышения эффективности бизнеса? Интеграция традиционных ECM-систем с технологиями социальных сетей уже началась, но вопрос, насколько корпоративные клиенты готовы к работе в такой смешанной среде, остается еще открытым.

В то же время, по данным западных исследователей, понимание важности ECM сегодня имеется далеко не у всех компаний. Так, эксперты ассоциации AIIM выделяют четыре основные категории организаций по уровню зрелости применения ECM, с таким распределением их долей на рынке (данные 2007 г.):

●     нет ECM (вообще еще не занимались реализацией ECM-проектов) — 21%;

●     тактическое ECM (выполнение отдельных ECM-проектов на уровне подразделений) — 29%;

●     промежуточное ECM (интеграция ECM-проектов разных подразделений) — 19%;

●     стратегическое ECM (развернутые решения в масштабах предприятия) — 31%.

Ситуация в России

Общемировая тенденция в России усиливается тем, что, по сути, мы только сейчас переходим от учета документов (чему и соответствует в традиционном понимании термин “управление документооборотом”) к полномасштабной автоматизированной работе с документами и другой корпоративной информацией, т. е. к ECM.

Существуют разные подходы к определению уровня зрелости организаций с точки зрения их работы с документами. Для того чтобы получить такую оценку, ответственным за документационное обеспечение на предприятии для начала стоить ответить на несколько простых вопросов.

●     Какая часть от всей информации, используемой в вашей организации, входит в ваше ведение?

●     Входят ли в поле вашей ответственности старые бумажные архивы, электронная почта, Web-сайты?

●     Как и откуда попадает информация в вашу систему?

●     С какими форматами данных имеют дело сотрудники компании?

●     Как у вас создаются документы, корпоративное содержимое?

●     Каким образом документы доставляются сотрудникам, клиентам, поставщикам, партнерам?

По сути, российский рынок средств управления документами только сегодня входит в зону действия мировых технологических и маркетинговых тенденций, при этом довольно сильно проявляется влияние национальных особенностей. Одна из них заключается в том, что в России до недавнего времени основным потребителем систем электронного документооборота был государственный сектор, где доминирует представление о проблеме в стиле “министерского документооборота”. Фактически, широкое внедрение СЭД в коммерческих структурах началось относительно недавно, при этом процесс идет от крупных предприятий к средним и малым. Такие исторические традиции с ориентацией на госзаказчиков имеют следствием сильно преувеличенное представление о национальной специфике и о законодательных барьерах, в том числе для реализации юридически значимого документооборота.

Переход к более широкому использованию ИТ для управления контентом определяет интерес заказчиков и поставщиков к вопросам структуризации рынка (с функциональной и технологической точек зрения), анализа предлагаемых продуктов и решений, роли на нем различных групп поставщиков.

Надо сказать, что популярная еще в начале десятилетия дискуссия на тему «западные поставщики против российских разработчиков» в какой-то момент стала неактуальной, поскольку на самом деле сложился довольно четкий водораздел: зарубежные компании поставляют базовые платформы, а российские выступают в роли производителей конкретных решений на их основе. Однако сейчас ситуация уже не выглядит так однозначно.

Дело в том, что по мере роста функциональности и масштабности проектов, интерес заказчиков смещается от использования решений к применению платформ, т. е. клиентам сегодня важна не только прикладная функциональность предлагаемых продуктов, но и возможности системы для развития, интеграции, масштабирования, расширения функций и т. д. Таким образом, современное ECM-решение представляется заказчику в виде многоуровневой системы (рис. 3).

Рис. 3. Многоуровневая структура современного ECM-решения

Изменение же расстановки сил среди российских игроков в значительной степени определяется тем, что часть из них исторически выступали в роли поставщиков и собственных ECM-платформ, и конкретных решений на их основе, а другая часть — лишь в качестве разработчиков прикладных систем на базе зарубежных платформ (то, что у нас получило название систем электронного документооборота, СЭД). В то же время мы видим, что мировые мегавендоры (IBM, Microsoft, Oracle) постоянно смещают сферу своих интересов от базового ПО к поставкам прикладных платформ. Следствием этого является не только вполне понятное пересечение интересов между зарубежными и отечественными разработчиками, но и потенциальная возможность появления новых групп местных производителей прикладных ECM-решений (на базе платформ).

Собственно, этот процесс мы сейчас и наблюдаем на примере ведущих российских разработчиков СЭД, которые трансформируют свое ПО в платформы и создают партнерские сети, занимающиеся уже не только внедрение готовых решений, но и созданием собственных систем на основе прикладных платформ.

Если говорить о наиболее значимых событиях на российском рынке СЭД за последний год, то, наверное, стоит в качестве характерного момента отметить численный и качественный рост СЭД-мероприятий (отраслевых и организуемых отдельными компаниями), в том числе рост авторитета ключевого события данного сегмента — DOCFLOW. Все это сопровождается увеличением числа публикаций в профессиональных СМИ, открытых дискуссий участников рынка. Фактически, завершился выход на наш рынок ведущих поставщиков ECM-платформ (EMC Documentum, IBM, Microsoft, Oracle), при этом идет процесс расширения сотрудничества между западными и отечественными разработчиками. Последние в этом году выпустили целый набор продуктов на базе платформы Microsoft Office SharePoint Server 2007, началось использование в России новых технологических и деловых моделей продвижения СЭД (SaaS, Open Source).

Среди потока информации об обновлении версий продуктов и создании новых решений стоит выделить сообщение о выпуске фирмой «1С» предварительной версии «1С:Архив 8» на платформе «1С:Предприятие 8.2». Можно уверенно сказать, что это ПО сыграет заметную роль в деле продвижения средств управления документами в сегмент малых и средних предприятий.