С какими сложностями можно столкнуться при переходе на новую версию СЭД

Апгрейд на новую версию системы – это неизбежный процесс для тех организаций, которые стремятся двигаться в ногу со временем и используют новейшие технологии для повышения своей эффективности. Также не стоит упускать и тот факт, что через определенное время компания-разработчик перестает развивать и поддерживать устаревшие версии, а осуществлять поддержку силами собственных ИТ-служб не всегда возможно и экономически оправдано. На что же стоит обратить особое внимание при переходе на новую версию?

Конвертация разработки

Если у заказчика внедрено стандартное решение, то переход на новую версию не будет сопровождаться адаптацией программной части. Сложности возникают в том случае, если у заказчика используется заказная разработка, адаптированная под уникальные особенности бизнес-процессов организации, в рамках которой изменялся функционал, создавались уникальные справочники, отчеты, добавлялись новые реквизиты и вычисления.

В данном случае рекомендуется тщательно пересмотреть разработку новой системы и перенести модификации.

Совместимость и интеграция с другими системами

Система электронного документооборота достаточно редко используется обособленно от других информационных систем предприятия, таких как ERP, CRM, и т.п. Новая версия системы может потребовать установки новой операционной системы или офисных приложений. Если для интеграции СЭД со сторонними системами у заказчика используется специальный коннектор, то при переводе на новую версию может потребоваться его настройка или модификация.

В данном случае рекомендуется провести предварительный анализ совместимости новой версии СЭД с уже установленными ИС. Что касается возможной доработки коннектора, связывающего различные системы, то допустимы два варианта: если в передаче информации из системы в систему задействуются заказные справочники (разработанные специально для заказчика), то потребуется корректно выполнить настройки коннектора. Если помимо стандартного функционала коннектора разрабатывались какие-либо сценарии или функции, то потребуется модификация коннектора.

Реакция пользователей

От версии к версии может изменяться интерфейс СЭД, порядок выполнения тех или иных действий. Реакция пользователей, не адаптировавшихся к новшествам, может оказаться далеко не положительной, и как результат неизбежно будут возникать ошибки по причине некорректного использования системы. Подобные ошибки могут оказывать негативное влияние на прохождение тех или иных бизнес-процессов, сказываться на сроках выполнения работ и в конечном итоге на эффективности предприятия.

В данном случае потребуется оперативное обновление пользовательских инструкций, возможно проведение дополнительного обучения. Вообще тут лучше вспомнить все организационные приемы, которые применяются при любом внедрении (начальное собрание, мотивация и т.д.), рекомендую вам материалы:

Саботаж при внедрении СЭД и «лекарства» от этих болезней

Роль обучения при внедрении СЭД

Организация конвертации

Если заказчик имеет холдинговую структуру и подразделения находятся в различных часовых поясах, то остановка всех служб и серверов для одного подразделения может происходить в рабочее время, а для другого в нерабочее. Также для крупных заказчиков характерен большой объем данных и большое количество пользователей, которым необходимо обновить клиентские части (если они есть), а это может потребовать значительного количества времени.

В этом случае рекомендуется выбрать время обновления системы с учетом специфики работы подразделений, лучше всего работы запланировать на выходные или праздничные дни:

●    привести всю инфраструктуру в соответствие с требованиями;

●    проконтролировать, чтобы все пользователи корректно завершили свои работы в системе;

●    создать резервную копию системы на случай возникновения внештатной ситуации при обновлении;

●    остановить все службы и серверы;

●    конвертировать систему на новую версию (если есть клиентские части, то конвертировать необходимо как серверную часть, так и клиентские части на ПК пользователей);

●    после окончания работ обязательно проверить работоспособность системы.

* * *

В заключение хочется пожелать успехов тем, кто переходит на новые версии. Решительно и планомерно браться за работы! Ведь только новое – это реальный прогресс, любая остановка – это уже начало спада.

Источник: Журнал "Современные технологии делопроизводстваи документооборота"