Наверх

Самостоятельное внедрение информационной системы: за что платить?

Время чтения: 9 минут
0
Самостоятельное внедрение информационной системы: за что платить?

В разнообразии информационных систем (ИС) и вариантах их внедрения немудрено и запутаться. Не осуждаю, плавали, знаем. Разберемся, что значит внедрять ПО самостоятельно на примере Directum Lite.

Меня зовут Наталья Шутова, я работаю в Directum и помогаю небольшим компаниям с выбором системы под их задачи. В прошлой статье мы сравнивали два варианта внедрения. Сейчас подробнее остановимся на самостоятельном.

Важно: недавно мы презентовали СЭД под потребности малого и среднего бизнеса. Не удивляйтесь, что ранее я писала RX, а теперь Directum Lite. Вся ранее опубликованная информация актуальна для нового продукта.

Признаюсь, когда заказчики слышат формулировку «самостоятельное внедрение» и видят цену за эту услугу, реакция бывает одинаковая: «Мы сами всё делаем, а вам плати деньги?». Нет, коллеги. Хоть часть работ и ложится на плечи ваших сотрудников, совсем без нашего участия бывает не обойтись. Поэтому, это просто условное название, у каждого вендора оно может быть своё.

Самостоятельное внедрение — предполагает работу с типовой конфигурацией Directum Lite, без модификаций, без интеграций. Используем ИС так, как она была разработана и задумана нашими разработчиками.

При этом есть такие услуги, которые вы можете заказать, а можете не заказывать. Например, покупаете только ПО, а установку, настройку, обучение самостоятельно в соответствии с планом внедрения, используя справку системы.

Услуги при «самостоятельном» внедрении

  1. Первичная установка

Приобретается только при поставке на ваш сервер (on-premise). Если у вас в планах приобрести облачный Directum Lite, можете пропустить данный пункт.

Как происходит:

  • ваш IT-специалист подготавливает сервер согласно тех.требованиям и устанавливает общесистемное ПО;
  • вы предоставляете нам удаленный доступ к серверу;
  • мы устанавливаем систему на ваш сервер.

Ваши выгоды:

  • экономия времени вашего IT-специалиста;
  • не надо самостоятельно изучать инструкцию по установке;
  • гарантия результата в указанные сроки.

Срок: 3-10 рабочих дней.

2. Первичная настройка

Важно наполнить ИС данными вашей организации. В зависимости от их количества рассчитывается цена и время исполнения услуги. Если вы хотите уточнить стоимость первичной настройки для вашей компании, надо сообщить менеджеру сколько юрлиц вы будете заносить в Directum Lite, количество сотрудников, видов и шаблонов документов, правил согласования (маршрутов). По этим параметрам мы быстро просчитаем цену.

Как происходит:

  • мы отправляем заказчику анкету первичной настройки. Это Excel-таблица из семи вкладок. Есть видеоролик, который поясняет, как заполнить информацию корректно;
  • вы заносите в анкету данные по оргструктуре компании и документам;
  • мы все проверяем, даем рекомендации, отвечаем на ваши вопросы;
  • настраиваем ИС по заполненным данным из анкеты;
  • демонстрируем вам результат;
  • вы принимаете работу.

Ваши выгоды:

  • готовая к работе система с вашей оргструктурой в кратчайшие сроки;
  • не тратите время на чтение справки и на саму настройку;
  • избегаете ошибок «новичков».

Срок: в среднем до 15 рабочих дней (зависит от объема работы).

3. Обмен с контрагентами. Быстрый старт

Если вы приобретаете модули интеграции с сервисами ЭДО Диадок или СБИС, то их тоже надо правильно настроить. Как на стороне Directum Lite, так и на стороне оператора ЭДО. Для этого нашим специалистам потребуется доступ к сервису.

Как происходит:

  • мы отправляем вам чек-лист для настройки;
  • вы заполняете его и предоставляете нам УКЭП;
  • мы настраиваем интеграцию с Диадок или СБИС;
  • проверяем работу путем обмена двумя документами;
  • вы принимаете работу;
  • в течение 10 рабочих дней после завершения настройки мы консультируем вас по тому, как обмениваться документами с контрагентами.

Ваши выгоды:

  • колоссальная экономия времени вашего администратора;
  • опытные специалисты быстро настроят систему без ошибок;
  • вам не нужно разбираться в предметной области сервисов ЭДО.

Срок: 3-10 рабочих дней.

Часто модуль интеграции с Диадок/СБИС приобретают с модулем «Финансовый архив», что позволяет наладить безбумажный юридически значимый документооборот.

4. Обучение администратора

Когда ваша компания развивается, должна развиваться и система. Бесхозная она пользу не приносит. Чтобы в ИС всегда были актуальны виды документов, цепочки согласования и корпоративная информация, заранее подумайте, кому выдать права администратора.

Можно пройти обучение самостоятельно по справке системы, но для этого надо быть достаточно дисциплинированным человеком. А можно приобрести курс по настройке, где мы собрали всю важную информацию и выстроили последовательную цепочку обучения.

Есть два варианта курсов:

1 — вебинарный, когда сотрудник учебного центра проводит онлайн-уроки для группы. Ваш будущий администратор системы слушает информацию, задает вопросы, тренируется делать все настройки на специальном демостенде. Затем куратор проверяет выполненную работу, дает рекомендации и советы.

Обучение длится 5 рабочих дней с 09:00 до 15:00 мск. Поэтому придется освободить вашего «ученика» от рабочих обязанностей на это время.

2 — самостоятельный с куратором. Вариант для дисциплинированных сотрудников. В этом случае у потенциального администратора будет закрепленный куратор и 5 рабочих дней для тренировки, но без строгой привязки к расписанию лекций. За это время надо будет самостоятельно изучить материалы курса, протестировать настройки, а вопросы можно задавать куратору в чате.

Как происходит:

  • мы записываем вашего сотрудника на курс в согласованные с вами даты;
  • отправляем электронное письмо с данными для подключения, ссылкой на демостенд и другой важной информацией;
  • обучающийся изучает курс в отведенное время, проходит аттестационный тест и получает соответствующий сертификат.

Ваши выгоды:

  • не надо искать информацию в справке системы и думать, с чего начинать настройку;
  • можно задавать вопросы специалисту и обсудить кейсы конкретно вашей компании.

5. Обучение пользователей

Почему-то именно этим пунктом пренебрегают заказчики, когда хотят сэкономить на внедрении. Но на мой взгляд, то, что пользователи не обучены, приводят к дурным последствиям: саботаж, игнорирование системы, много ошибок при работе в Directum Lite и трата времени на их исправление.

Обучение пользователей рекомендую проводить уже после настройки системы, чтобы они сразу могли начать работу и не успели ничего забыть.

Для рядовых сотрудников также есть два варианта:

1 — онлайн вебинар длительностью 3 академических часа. Компания собирает группу до 20 человек, а преподаватель показывает работу модулей в системе. Видеозапись вебинара позволит в будущем обучать новых сотрудников и другие группы коллег.

Есть риск, что кто-то из сотрудников не разберется с процессами даже во время онлайн-общения, поэтому мы рекомендуем собирать обратную связь и закреплять полученные знания вместе с администратором.

2 — самостоятельное обучение по курсам «Делопроизводство» и «Договоры». В этом варианте у обучаемых будет демостенд и инструкция с видеороликами по работе в Directum Lite. Надо будет самостоятельно пройти уроки, успешно пройти промежуточные и итоговый тест.

Важно быть уверенными в дисциплинированности сотрудников, так как куратор не предполагается. Зато знания, сразу подкрепленные практикой, самые ценные. Такой курс самостоятельного обучения подойдет и для тех случаев, когда в компанию приходят несколько новых сотрудников.

6. Сопровождение в течение года

Система установлена, настроена, коллеги все обучены и рвутся в бой. Начинается продуктивная работа, документы вносятся в систему, появляются новые цепочки согласования. Стоит задуматься, а что если появятся нестандартные вопросы? Куда можно обратиться со своими кейсами?

Для этого существуют «Пакеты консультаций» и «Расширенные пакеты консультаций». В первый пакет входят устные и письменные консультации, а во втором дополнительно есть возможность подключить специалиста к системе, чтобы он мог удаленно донастроить ее и разобраться со сложными регламентами согласования.

У внедрения всегда есть своя логика. Все этапы лучше проходить последовательно, как на схеме ниже.

Поделитесь, внедряли ли вы систему электронного документооборота самостоятельно? Какие услуги вы бы рекомендовали купить?

Чтобы прочитать эту статью до конца,
или зарегистрируйтесь

Комментарии 0

Чтобы прокомментировать, или зарегистрируйтесь