Выбираем вариант внедрения СЭД: с типовыми услугами или с кастомизацией от вендора
Меня зовут Наталья, и я менеджер ИТ-продуктов компании Directum. Наша система Directum RX помогает бизнесу перенести в цифру документооборот и бизнес-процессы, работать и развиваться быстрее. Чтобы в вашей компании система «взлетела» и приносила пользу, ее сначала надо внедрить, а мы, как вендор, предлагаем несколько вариантов.
Крупному бизнесу чаще всего приходится оптимизировать множество процессов, проводить глубокую аналитику, привлекать большое число людей, кастомизировать систему под требования. Но средним и небольшим компаниям максимальное внедрение не нужно. Давайте разберемся, какие варианты есть для этого сегмента.
Дано: компания Ромашка выбрала Directum RX для работы с электронными документами. Руководитель проекта заказчика (РПЗ) получил на руки два коммерческих предложения на разные варианты внедрения. Состав ПО в обоих КП одинаковый, но набор услуг отличается: один предполагает минимальное внедрение системы без доработок с фиксированными услугами, другой — проект внедрения, с адаптацией информационной системы (ИС) и анализом процессов. Стоимость, соответственно, тоже разная.
Перед РПЗ стоят сложные вопросы:
- Как разобраться в двух документах и их тонкостях?
- Как защитить КП и два разных бюджета у генерального директора?
- Какой вариант внедрения подойдет нам и будет полезен?
- Какие подводные камни есть в обоих случаях?
- Что нужно учесть при выборе?
Что влияет на вариант внедрения:
- Масштаб компании. Сколько человек будет использовать информационнуюсистему?
Чем больше сотрудников и подразделений, тем разнообразнее процессы в компании.
- Количество процессов, которые вы планируете перенести в ИС.
Логика проста: чем больше алгоритмов, тем больше времени на их анализ, структурирование, настройку.
- Регламентированные маршруты.
Самый значимый пункт. Крайне важно понимать, есть ли в вашей компании прописанные, зафиксированные, зарегламентированные маршруты движения документов, задач и всех остальных процессов.
- Держатели бизнес-процессов. У каждого документопотока должны быть ответственные. Они принимают решение об их изменениях и оптимизации.
- Наличие опыта внедрений ИС у рабочей группы или ответственного за внедрение. Чем больше знаний о последовательности и правильности внедрения, тем слаженнее будет работа с вендором при организации работ, и система быстрее войдет в эксплуатацию.
Если есть свой ИТ-отдел, ответственные руководители проектов, время на погружение в систему, а главное — дисциплина сотрудников, то вполне подойдет минимальный вариант внедрения.
Если вы настроены на модификации и подстройку типовой системы под свои задачи — погружаемся в проект внедрения.
Общее сравнение:
|
Минимальное внедрение («самостоятельное») |
Проект внедрения |
|
| Описание типа внедрения |
Набор услуг внедрения с фиксированной стоимостью за каждую услугу. Многие задачи остаются на плечах заказчика. За основу берётся чистая типовая функциональность системы, задуманная вендором, без модификаций. |
Последовательные этапы внедрения ИС, вытекающие один из другого, где бОльшая часть задач на поставщике ПО. Система может быть доработана, модифицирована и интегрирована с другими ИС. |
|
Выбор услуг |
Заказчик может выбрать набор услуг на своё усмотрение в зависимости от пожеланий и выделенного бюджета. |
Каждый этап строго исходит из предыдущего. Отказ от определенного этапа (услуги) может поставить весь проект под угрозу. |
| Срок исполнения (среднее значение) |
~ 1 месяц |
~ 3 месяца |
|
Цена (среднее значение, без учета НДС) |
~ 350 000 руб |
~ от 1 500 000 руб |
|
Количество бизнес-процессов |
~ до двух |
1-4 |
|
Модификации |
- |
Могут быть по желанию заказчика |
|
Миграция исторических данных |
- |
Обсуждается на этапе анализа процессов, стоимость рассчитывается индивидуально. |
|
Интеграции |
Только типовые модули интеграции с «Диадок», «СБИС», «1С Бухгалтерия» (по справочникам). |
Любые по желанию заказчика. Обсуждаются на этапе анализа процессов; стоимость рассчитывается индивидуально исходя из задач компании. |
|
Количество сотрудников, работающих в ИС |
~ до 50 |
> 50 |
|
Ответственность за результат работы ИС |
На заказчике. Если сотрудники не вовлечены и нет ответственного по внедрению, есть вероятность, что внедрение «не взлетит». |
На исполнителе. Этапы внедрения контролируются исполнителем, все внутренние разногласия процессов заказчика решаются опытным консультантом. |
|
Наличие ресурсов рабочей группы |
Важно выделить время руководителя проекта и ответственных за те бизнес-процессы, которые предстоит перенести в систему. Без активного участия со стороны компании-заказчика внедрение может затянуться на месяцы (и годы). |
|
|
Вовлеченность сотрудников |
Лучше, чтобы вовлеченность была высокая и было понимание необходимости внедрения ИС. |
Может быть более низкая вовлеченность, т. к. исполнитель поможет разобраться во внедрении и быть проводником на всех этапах. |
Сравнение этапов внедрения:
| Этап |
Минимальное внедрение («самостоятельное») |
Проект внедрения |
|
Поставка ПО Directum RX |
1 неделя |
1 неделя |
| Инициация, планирование и организация проекта |
- Менеджер сопровождения (МС) связывается с РПЗ и обсуждает вопросы по срокам выполнения услуг. Установочной встречи с группой внедрению не предполагается. |
+ Проводится собрание, определяется команда проекта, планируется и организуется выполнение работ проекта на стороне заказчика и исполнителя. Срок: включено в неделю в поставки ПО заказчику. |
|
Анализ и проектирование |
- Важно, чтобы в компании были регламентированные бизнес-процессы и ответственные за них сотрудники, которые будут описывать процессы в анкете. Если ни того, ни другого нет, то это серьезная причина задуматься о проекте внедрения. Анализ и фиксирование процессов и видов документов проводится именно заказчиком. |
+ Исполнитель изучает бизнес- процессы заказчика. Проводит интервью с владельцами процессов, формирует и согласует с заказчиком уточненное техническое задание, которое содержит список требований к доработке и настройке системы, а также время, которое потребуется на их реализацию. Срок: ~2 недели |
|
Установка ПО на сервер заказчика |
+ Услуга приобретается по желанию заказчика. Если ИТ-специалисты компании могут выделить время для изучения инструкции по установке ИС и время для самой установки ПО, то клиент может самостоятельно произвести установку системы на свой сервер. |
+ Услуга включена в проект внедрения по умолчанию. Проходит чаще всего дистанционно. |
|
Прим.: при облачной поставке ИС, данный этап не требуется вовсе, т. к. облачный тенант разворачивается специалистами вендора. При локальной поставке ИС заказчик самостоятельно подготавливает сервер согласно тех.требованиям от вендора. |
||
|
Нетиповые интеграции, миграция данных, модификации ИС |
- Устанавливается, настраивается и используется типовая функциональность Directum RX. Но есть готовые модули интеграции не требующие разработки: модуль интеграции к Диадок/СБИС, 1С Бухгалтерия. |
+ В соответствии с задачами заказчика исполнитель может выполнить доработки разной сложности, миграцию исторических данных в новую систему или произвести нетиповые интеграции справочников или документов из смежных систем. Стоимость всегда индивидуально рассчитывается для конкретного заказчика, т. к. все проекты уникальны. Срок: ~ 4 недели. |
| Настройка системы |
+ Услуга приобретается по желанию заказчика. Если у заказчика есть время на изучение справки Directum RX и настройки системы, может делать всё самостоятельно. В случае настройки от вендора, заказчику отправляется анкета первичной настройки. В нее ответственный сотрудник рабочей группы заказчика вносит все данные по: ЮЛ, ФИО сотрудников, видам документов, маршрутам согласования и т. п. Далее все настройки проводятся специалистами исполнителя. Срок: ~ 2 недели. |
+ Услуга включена в проект внедрения по умолчанию. Проходит дистанционно. Сотрудники исполнителя настраивают систему, проводят демонстрацию оцифрованных процессов для рабочей группы заказчика. Группа по результатам демо принимает систему. Срок: ~ 2 недели. |
|
Обучение администратора системы |
+ Услуга приобретается по желанию заказчика. Обучаются администраторы, которые в будущем будут настраивать систему, вносить новые данные. Срок: 1 неделя. |
+ Услуга включена в проект внедрения по умолчанию. Обучение, как правило, проходит дистанционно. Срок: 1 неделя. |
|
Обучение рядовых пользователей |
+ Услуга приобретается по желанию заказчика. Предоставляется запись вебинара. Длительность: 3 академ. часа. |
+ Услуга включена в проект внедрения по умолчанию. Обучение, как правило, проходит дистанционно. Длительность: 3 академ. часа. |
|
Опытно-промышленная эксплуатация |
- По желанию заказчик может приобрести услугу: «Пакет консультаций» или «Расширенный пакет консультаций» по типовой функциональности системы. Пакеты бывают на 3, 5, 10 часов в месяц, действуют в течение 12 мес. |
+ Услуга включена в проект внедрения по умолчанию. Заказчик и исполнитель в связке обеспечивают линии поддержки пользователей согласно договоренностям (п.2). |
Стратегии старта:
Если есть сомнения по выбору варианта внедрения, можно использовать опыт наших текущих клиентов:
- Приобрести типовую конфигурацию DirectumRX с набором услуг минимального внедрения (установка, настройка, обучение, консультации), работать в ИС примерно 5-6 месяцев, описывая недостающие функции в свой бэклог. Далее провести срез и принять решение по доработке системы под ваши задачи или реконструировать свои бизнес-процессы, продолжая работать в типовой «коробке». В этом случае у вас бюджетный старт в проект, потребуется грамотно фиксировать возможные неудобства и давать обратную связь вашему ответственному за проект.
В данной стратегии должно быть понимание, что вы подстраиваете свои процессы под возможности типовой коробки системы, и да, возможно, где-то будет не 100% удобно, придется подстраиваться.
- Если бюджет компании позволяет, то настраиваемся на срок внедрения 3 месяца и полную вашу вовлеченность в проект. Вендор внедрит системусогласно запросам вашей компании, чтобы пользователям было удобнее.
Важно будет привлечь ответственную рабочую группу, которая принимает решения по процессам. Без командной работы проект внедрения будет крайне трудно вытянуть.
У каждого варианта свои выгоды:
| Минимальное внедрение | Проект внедрения |
| Прозрачные затраты без превышения бюджета из-за фиксированной стоимости услуг |
Система, подстроенная под нюансы ваших процессов |
|
Короткий срок внедрения |
Возможность работы в едином окне через интеграции с другими ИС |
|
Покрытие основных задач прямо из типовой коробки, используя best-practice |
Предсказуемый результат |
|
Быстрый старт проекта |
Полный контроль и ведение внедрения исполнителем |
|
Быстрый результат |
За результат отвечают профессиональные специалисты исполнителя |
| Беспроблемное обновление на новые версии |
Переход на электронное взаимодействие при полной поддержке вендора |
Выбор варианта внедрения — дело ответственное, выбирать «наобум» точно не стоит. Даже если после прочтения статьи у вас остались вопросы — не страшно. Не стесняйтесь обращаться к менеджеру за советом, расскажите вашу ситуацию, укажите какие «подводные камни» возможны в вашей компании при внедрении, а наши специалисты помогут вам разобраться во всех вопросах.
А какие советы вы бы дали тем компаниям, которые сейчас находится в процессе выбора?
Комментарии 0