Сапожник с сапогами, или Как в Directum внедряли КЭДО

История ведения кадрового делопроизводства с использованием электронных документов в компании Directum началась в августе 2020 года в рамках второго эксперимента Митруда по использованию электронных документов, связанных с работой.

Как в компании Directum внедряли Госключ Принятие федерального закона пришлось очень кстати: с одной стороны, ковидные ограничения до предела усложнили работу с кадровыми документами и срочно нужен был «глоток воздуха», с другой — компания-вендор в числе первых могла пробовать электронные документы «на вкус», чтобы потом выходить на рынок с новым востребованным продуктом. Таким образом, цели вступления Directum в эксперимент Минтруда были очевидны для всех.

На тот момент в компании трудились порядка 500 сотрудников. Все они без исключения выбрали кадровый электронный документооборот (КЭДО). Возражений не было, так как переход в цифру был экспериментальным, временным, и жизнь сотрудников значительно упрощалась.

Август 2020. Первые результаты

Как видите, мы перевели в электронный вид документы, которые имеют наибольший вес в кадровом документообороте.

Применение КЭДО именно в этот период пришлось очень кстати, так как действовали разного рода ковидные ограничения, в том числе по посещению офиса. Сейчас сложно представить, что приходилось сделать сотруднику, работающему из дома, в случае переноса отпуска или оформления дня без оплаты. В такой ситуации обеспечить качественный документооборот непросто, так что именно тогда работники и компания ощутили всю ценность КЭДО.

Ноябрь 2021. Что дальше?

Эксперимент завершался нервно: документооборот велся, но не было понятно, продолжится ли работа в новом формате. В одночасье все могли вернуться «на бумагу». К счастью, законотворцы внесли поправки в Трудовой кодекс, и компаниям-участникам эксперимента необходимо было ввести КЭДО по новым правилам с учетом требований ТК РФ.

Янина Бушмелева

руководитель команды кадров и делопроизводства, Directum

Мы были уверены, что никакого сопротивления со стороны сотрудников не случится, ведь уже больше года все были довольны и счастливы. Но мы ошиблись. Сотрудники (не многие, но факт) начали отказываться от перехода в полноценный, не экспериментальный КЭДО.
Удивились ли мы? Да.
Безоговорочно приняли отказ сотрудников? Нет.

Начали общаться с «отказниками» и выяснили, что возглавляет топ причин для отказа страх перехода на электронную трудовую книжку. Это был шок-контент, потому что нигде вообще не затрагивалась тема трудовых книжек. Сотрудники прочитали локальные нормативные акты (ЛНА), где были указаны документы, НЕ переводимые в КЭДО, и в их числе была трудовая книжка. Но этот факт оказался неочевидным для работников.

Второе место в списке причин для отказа занял перевод трудовых договоров и дополнительных соглашений в электронный вид. Это тоже было несколько неожиданно, т. к. в ЛНА у нас был четко определен перечень документов, которые будут вестись в электронном виде, и в нем не было трудовых договоров и дополнительных соглашений.

Причина номер 3 заключалась в порядке выпуска сертификата электронной подписи: не все готовы были согласиться с тем, что сертификат хранится в удостоверяющем центре, а ответственность за сохранность сертификата лежит на сотруднике.

С каждым работником, у кого были возражения, мы провели индивидуальную работу. Однако на момент вступления компании в официальный КЭДО 1 июля 2022 года из 600+ сотрудников у нас осталось 5 человек, не подписавших документы на переход в цифру. Поскольку дело было летом, то четверо из них изменили свое решение сразу после первого оформления отпуска в бумажном виде. Один сотрудник продержался почти 2 года, но и он изменил решение, устав ходить с документами по этажам.

Внедрение КЭДО = оптимизация документооборота

После успешного перехода из экспериментального КЭДО в официальный пришла пора расширять перечень документов, участвующих в электронном документообороте. Для решения этой задачи мы провели аудит документов-участников процесса и их оптимизацию, чтобы перестать применять необязательные документы.

Так, при переводе в электронный вид процесса перевода на должность мы ушли от использования заявлений о переводе, который не квалифицируется как обязательный по ТК РФ. Отказ от этого документа дал возможность не только снизить затраты на создание электронной подписи, но и сэкономить время сотрудника на создание документа, его согласование и передачу в работу кадровику. Все решается через подписание дополнительного соглашения к трудовому договору: если сотрудник подпишет документ с новыми условиями, значит, согласен с ними.

При проведении аудита документов приема на работу решили отказаться от приказа о приеме.

При оформлении отпуска по беременности и родам из двух заявлений сделали одно.

Дальше шли по этому пути в каждом процессе: аудит, оптимизация, запуск.

КЭДО и дистанционные сотрудники

Импульсом для увеличения документов-участников КЭДО стал рост числа дистанционных сотрудников из других городов. Если на конец 2021 года их было 5, то сейчас их уже более 150. За 4 года численность увеличилась в 30 раз.

Янина Бушмелева

руководитель команды кадров и делопроизводства, Directum

Сейчас даже страшно представить, как выглядел бы, например, процесс оформления отпусков на бумаге. Как знакомить сотрудника, живущего в Красноярске, с приказом о предоставлении отпуска, сколько писем нужно отправить ему и сколько раз ему придется сходить на почту, чтобы получить письма и отправить ответ?

А подписание дополнительных соглашений? Вот так оно происходило до перевода в КЭДО: отправка –> контроль возврата документа –> обеспечение наличия экземпляра документа у сотрудника. Нескончаемый круговорот и возмущение сотрудников, которым нужно ходить на почту или ожидать курьера. И резонный вопрос от них: «а в цифре нельзя подписать?». Два года назад стало можно.

Хотя был явный запрос со стороны сотрудников, без сопротивления не обошлось. Топ страхов: заплатят меньше, чем обещали, не зачтется стаж в Пенсионном фонде, как получить распечатанный документ. Здесь, как раньше, помогла индивидуальная работа с каждым работником.

В 2024 году в Directum заключили 573 дополнительных соглашения к трудовым договорам, из них с дистанционными сотрудниками — 150. Средняя стоимость отправки заказного письма по России 100 руб. Обмен дополнительным соглашением включает в себя 2 письма. 100 р.*2*150 чел. = 30 000 руб. только на почтовые расходы, и это если было только 1 дополнительное соглашение с каждым дистанционным сотрудником за год. Добавим сюда затраты на печать документов, время на походы на почту, отслеживание почтового отправления, распаковку, подшивку, контроль возврата, связь с сотрудником, который задерживает отправку. А если в срочном порядке для обмена документами заказывали курьерскую доставку документов, то счет идет уже не на 100 руб., а на 1000 руб. минимум. Поэтому есть за что побороться при переводе документов в КЭДО.

Цифровизация кадровых процессов сейчас

«А что, электронно нельзя подписать?» — такой вопрос мы слышим от сотрудников, которые приходят в отдел кадров для ознакомления с документами, которые еще не переведены в КЭДО. И этот вопрос — импульс для новых изменений.

Конечно, в истории цифровизации кадровых процессов в компании были свои сложности. Но сейчас аппетит разыгрался и хочется большего. Механизмы понятны, часть процессов настроена и можно с малыми трудозатратами заходить в новые документы.

За 9 месяцев текущего года «ушли в цифру» документы о смене фамилии, об изменении паспортных данных, прописки, оформление отпуска по беременности и родам, предоставлении дней отдыха за донорство. В очередь уже встают другие документы и процессы.

В заключение немного лично-профессионального. Как «сапожник с сапогами» хочу отметить вот что. Когда я не занималась цифровизацией кадровых процессов, а вела КДП в классическом варианте, никогда не задумывалась о том, что Трудовой кодекс можно читать по-разному. Большинство кадровиков уверены, что, если написано в ТК РФ, это нужно понимать и исполнять буквально. Но, погрузившись в тему цифровизации, я поняла вот что:

• если не установлен прямой запрет — это зона возможностей,
• письменно — не значит на бумаге.

А аббревиатура КЭДО для меня теперь расшифровывается так:

К — качество

Э — экономия

Д — доступность

О — организованность

Изображение на обложке от freepik