Диалоги о КЭДО. Как организовать внедрение

Айрат Сибгатуллин

директор продукта Directum HR Pro

Екатерина Сюрсина

руководитель поддержки внедрения Directum HR Pro

Айрат Сибгатуллин: Переход организации на КЭДО всегда связан с выбором программного обеспечения, нюансами реализации проекта, подготовкой документации. Но есть и особенности, которые касаются подключения сотрудников. Как правильно организовать этот процесс?

Екатерина Сюрсина: Проработка вопроса должна стартовать в рабочей группе. Это значит, что те люди, которые будут заниматься внедрением со стороны заказчика — специалисты отдела кадров, IT-службы, руководители подразделений — должны проработать детальный план активностей и включить его в общий процесс внедрения.

Здесь мы говорим об обеспечении технической и методологической поддержки пользователей, о материалах, которые нужно заранее подготовить, об оповещении работников и определении даты, когда будем подключаться.

Все эти мероприятия интегрируются в проект внедрения и должны быть выполнены.

Айрат Сибгатуллин: Всё это на самом деле характерно для любого проекта внедрения информационной системы. К чему конкретно готовить пользователей? Какая информация будет им необходима, чтобы проект прошел успешно?

Екатерина Сюрсина: По-крупному такую подготовку можно поделить на три этапа.

У вас будет КЭДО! Как убедить коллектив перейти на кадровый электронный документооборот Первое — пользователям должно быть понятно то, что мы им внедряем и какую выгоду они получат от изменений. Выгоду понимают работодатель и отдел кадров, потому что они уже ступили на эту тропу и уже стремятся к подключению. Для пользователей преимущества могут быть не так очевидны, поэтому нужно донести информацию на их языке, исходя из специфики их работы.

Если речь идет, например, о цехе в производственной компании, он территориально может находиться далеко от основного офиса и от отдела кадров. Я, как сотрудник этого цеха, понимаю, что, чтобы подписать какие-то документы, мне нужно будет выделить время до работы, после работы, в обеденный перерыв и прийти в отдел кадров.

Это подразделение имеет свое расписание, под которое нужно подстроиться. Другие сотрудники могут занять очередь до меня. Мне нужно всё это учесть и рассчитать время. Это не очень выгодно, не очень удобно: может пострадать основное производство, чего я не хочу, или я могу пропустить свой перерыв. Соответственно, мне это не подходит.

Но есть альтернативный вариант: например, я могу дома, лежа на диване, выполнить какие-то действия по подписанию, могу выделить минуту в перерыв и нажать пару кнопок. Так я не отрываюсь от производства, мне удобно.

Айрат Сибгатуллин: Получается, ключевой фактор и выгода — это экономия личного времени сотрудника.

Екатерина Сюрсина: Да. Он видит, что мы говорим на его языке, и это [внедрение КЭДО] ему полезно и выгодно.

Безопасный обмен электронными документами в КЭДО — простые принципы Второй этап: после того, как я осознал, что мне это надо, у меня будет много вопросов. Не все погружены в тему кадрового электронного делопроизводства, и, соответственно, возникают сомнения, связанные с безопасностью: а действительно ли это безопасно, а не украдут ли мои данные, а выдаст ли мне документы работодатель по запросу, ведь они хранятся в его системе.

Эти страхи нужно преодолеть. Можно разработать и выложить на внутреннем портале листовки или информацию в любом другом виде, чтобы у сотрудников была возможность ознакомиться, подготовить свои вопросы. Возможно, им понадобится время на раздумья, обсуждения с коллегами или другими компетентными людьми, которым они доверяют.

Хорошей практикой будет провести вебинар и ответить на вопросы, которые возникли после этих обсуждений.

Айрат Сибгатуллин: У нас в компании Directum несколько лет назад внедрялся кадровый электронный документооборот, и рабочая группа собрала типовые вопросы, подготовила ответы и провела обзорный вебинар. Как мне кажется, это стало залогом успеха, потому что конкретный сотрудник получил все ответы на свои вопросы. Страхи, опасения улетучились.

Екатерина Сюрсина: Да, вопросы — это хорошо, потому что они говорят о заинтересованности сотрудников: мы понимаем, что им интересно, они хотят погрузиться, а значит, мы должны быть готовы отвечать.

После того, как мы объяснили выгоду, объяснили, что это безопасно, нужно донести, как пользоваться [системой]. Работать сотрудник будет в личном кабинете с простым, понятным интерфейсом. При этом мы понимаем, что будут подключаться разные люди, кому-то будет сложно разобраться.

Поэтому наша задача здесь — сделать максимально просто. Предоставить скриншоты, фотографии того, что потребуется сделать, записать мини-ролики.

Не надо делать всё, но важно зафиксировать процесс первичного входа и, например, отправки какого-то заявления, чтобы работники могли взять листок, взять телефон и пройтись по шагам. Там же нужно дать информацию о том, куда обратиться, если что-то пошло не так.

Айрат Сибгатуллин: Я вспоминаю свою практику внедрений и понимаю, что, если человек знает, куда он может позвонить, с кем посоветоваться и кому задать свои дополнительные вопросы, это снимает очень много страхов.

Екатерина Сюрсина: Да. Для решения таких вопросов необязательно подключать отдел кадров. Может организоваться какая-то первая линия поддержки для работы с банальными ситуациями: когда пользователь не туда нажал или боится выбрать кнопку.

Айрат Сибгатуллин: Представим, что в организации тысячи, десятки тысяч сотрудников. Одномоментно их вряд ли получится подключить. Как лучше организовать подключение большого количества пользователей?

Екатерина Сюрсина: Взять всех сотрудников компании и поделить на волны. Мы выделяем пилот, куда могут зайти отдел кадров, бухгалтерия. Идет первая волна, вторая, третья и так далее. Их количество зависит от числа сотрудников. Участники каждой волны должны понимать сроки старта, сроки завершения и объемы работ.

Айрат Сибгатуллин: Мне кажется, на второй, третьей волне подключается психологический аспект, сарафанное радио. Мы называем это тактикой ранних последователей: когда люди видят, что коллеги начинают работать в системе, и возникает определенный интерес, а что же они там делают.

Екатерина Сюрсина: Всё верно, сотрудники сами могут прийти к своему руководителю и сказать: возможно, мы будем следующей волной? Нам этого хочется.

Обязательный КЭДО: когда настанет день Х? Айрат Сибгатуллин: Еще один момент: по законодательству КЭДО для сотрудника не является пока обязательным. И такие работники [которые отказываются от КЭДО] все-таки бывают. Как взаимодействовать с ними?

Екатерина Сюрсина: Во-первых, нужно понимать, что это нормально. Мы не вправе их заставлять, но стоит задать им вопрос, почему они отказываются от подключения. Если мы можем повлиять на причину, то сможем отработать такое возражение.

Например, сотрудник понимает все выгоды от КЭДО, но у него кнопочный телефон и технической возможности подключиться нет. Купить новый телефон — затратно.

Мы со своей стороны начинаем предлагать альтернативные варианты: например, можно решать кадровые задачи из дома. Либо внутри компании на рабочее место, например в цех, ставится компьютер или выделяется планшет, чтобы сотрудники с аналогичной проблемой подходили и выполняли нужные действия.

Но если сотрудник не готов сейчас поделиться информацией, если он категорично настроен, то лучше не давить, потому что это вызовет больший негатив. Человек может работать в бумаге, в этом нет ничего сложного: специалист по кадрам также выполняет все операции в электронном виде, но какую-то информацию распечатывает и передает сотруднику.

В будущем то же сарафанное радио может помочь подключить этого человека.

Айрат Сибгатуллин: Получается, стоит дать ему осознать, что пришла новая реальность. То, что сейчас является стоп-фактором, растворится, человек придет к нам сам.

Последний вопрос: к чему готовиться отделу кадров, с какими сложностями они могут столкнуться?

Екатерина Сюрсина: Если мы исключаем детальную проработку [проекта], подготовку, то у отдела кадров, у рабочей группы, у технической поддержки возникает большое количество запросов, информации, которая на них сваливается. Эффект от КЭДО может быть снижен на первом же этапе.

Но если мы правильно выстраиваем процесс, то минимизируем сложности для отдела кадров. Мы понимаем, что могут быть сложности, ошибки у пользователей. Мы знаем, что будут отказы в любом случае, потому что сотрудники имеют на это право. У всех есть представление о том, что следует ожидать. Всё это помогает нам плавно, поэтапно подключать сотрудников.

Если некоторые вопросы получится перенаправить на техническую поддержку, то на стороне отдела кадров останется только отработка отказов. Этот вопрос мы можем решить в текущий момент или не можем. Не можем — ничего страшного.

Айрат Сибгатуллин: Внедрение КЭДО безусловно требует подготовки. Ключевой аспект — это плотная, глубокая работа с каждым сотрудником по снижению его страхов и опасений. От того, насколько грамотно будет построена эта работа, во многом будет зависеть и успешность всего проекта.