Топ-6 вопросов сотрудников при переходе на КЭДО

Привычка — страшная сила. Именно она заставляет людей воспринимать в штыки большую часть нововведений, которые инициирует работодатель, какими бы прогрессивными ни были его идеи.

Так зачастую происходит и с КЭДО: позиция «и так всё нормально работает» не дает посмотреть на ситуацию комплексно и оценить потенциальные преимущества цифрового взаимодействия для рядовых специалистов. А они есть.

В то же время вопросы, которые чаще всего занимают умы сотрудников, вполне обоснованы. Мы пообщались с HR-менеджерами компании Directum, которые курировали «переезд» на КЭДО, и выяснили, что в переходный период волновало работников в первую очередь.

Означает ли подключение к КЭДО обязательный перевод трудовой книжки в электронный вид?

Для тех, у кого уже есть бумажная трудовая, — нет, не означает. За ними остается право выбора: сохранить данные на бумаге или полностью перевести их в цифру. Тем, кто устраивается на работу впервые, выбирать не приходится: для них бумажную трудовую заводить уже не будут.

К слову, информация о работе тех, кто оставил классическую трудовую, всё равно будет передаваться в ПФР в электронном виде. То есть работодателю придется вести бумажный документ по старым правилам параллельно с ЭТК — электронной трудовой книжкой, которая по сути представляет собой выписку из базы данных ПФР.

Придется куда-то идти, чтобы получить электронную подпись?

Совсем не обязательно. Чтобы заверить любой документ, который можно вести в цифре (а это почти все кадровые документы), сотруднику достаточно получить усиленную неквалифицированную подпись — УНЭП. Для этого не нужно посещать удостоверяющий центр. Например, в Directum HR Pro усиленные неквалифицированные ЭП для работников генерируются прямо в системе.

Также подписывать кадровые документы можно Госключом — бесплатным приложением от Минцифры. Обо всех нюансах его использования для целей КЭДО и не только рассказали здесь.

Меня уволят, а я даже не узнаю?

Такого точно не будет: приказ об увольнении — один из документов-исключений, которые пока нельзя переводить в электронный вид. К тому же, при увольнении работодатель обязан уведомить сотрудника вне зависимости от того, как в компании организован кадровый документооборот.

Данные о трудовой деятельности не потеряются по пути в ПФР?

Нет. Закон (ст. 66.1 ТК РФ) обязывает работодателя передавать все сведения в Пенсионный фонд в электронном виде. Это справедливо и для тех ситуаций, когда человек хочет, чтобы его трудовую книжку продолжили вести на бумаге: просьба будет исполнена, но сведения в ПФР всё равно уйдут в цифре.

КЭДО — это безопасно?

Да, и вот почему:

1. Есть проработанная законодательная база, которая обеспечивает легитимность электронного кадрового взаимодействия и состоит из трех главных нормативных актов — 63-ФЗ об электронной подписи, 407-ФЗ о дистанционной работе и 377-ФЗ, определивший основы для электронного обмена документами в трудовых отношениях.
2. Разграничение прав доступа и инструменты сканирования внешних и внутренних угроз внутри специализированных систем сводят к минимуму риск утечки персональных данных.
3. В отличие от бумажных документов, электронные версии не испортятся со временем, не потеряются, не утонут при наводнении и не сгорят при пожаре. Их намного сложнее подделать и невозможно оформить задним числом, а значит, электронные документы на порядок безопаснее.

Получается, больше не нужно ходить с заявлением по кабинетам и собирать подписи?

Да, это так. С помощью современных решений для цифровизации кадровых процессов легко подать заявление, ознакомиться с документом и подписать его с мобильного телефона или персонального компьютера в несколько кликов. Даже процедуру трудоустройства можно пройти полностью удаленно. Как именно это выглядит, читайте здесь.

Как видно, вопросов у сотрудников немало. Кстати, при переходе на кадровый ЭДО в компании Directum большая часть штата — около 80% — с энтузиазмом отнеслась к нововведениям. На работу с оставшимися 20% ушло гораздо больше времени и ресурсов, т. к. они не были настроены так оптимистично.

В ходе внедрения системы для КЭДО очень важно, чтобы каждый человек мог получить нужные разъяснения. Если работодатель увлеченно взялся за дело, но забыл пообщаться со своими сотрудниками и дать им полную информацию, это чревато серьезными проблемами. Банальное непонимание может привести к тому, что последние воспримут перемены «в штыки» и саботируют работу в системе.

Как этого избежать? Вариантов много, и их можно совмещать:

• сообщите персоналу о предстоящем переходе, объясните, что именно изменится и как обновления повлияют на их работу. Это можно сделать на очной встрече или вебинаре, в рассылке или через размещение информации на внутренних ресурсах компании (блоги, соцсети и т. д.);
• проведите обучающие курсы по работе с новой системой;
• с самыми консервативными сотрудниками стоит пообщаться индивидуально, чтобы отработать их возражения и снизить градус напряженности.

Важность подготовки работников к изменениям подчеркивают и эксперты с богатым опытом реализации инициатив по переводу кадровых документов и процессов в электронный вид.

Олеся Кузина

руководитель центра методологической поддержки кадровых сервисов торговой сети «Магнит»

Без открытой работы с персоналом невозможно перейти на КЭДО. Это отсчетная точка любого проекта. Не каждый человек понимает, что такое электронная цифровая подпись, как с ней работать, как выгрузить документы. Об этом обязательно нужно рассказывать.

Татьяна Горловская

заместитель генерального директора по управлению персоналом Группы компаний «Нацпроектстрой»

Очень важно готовить работников к изменениям заранее. Нельзя «скидывать» на них уже внедренную систему. В компании должен быть коммуникационный план, который поможет постепенно донести нужную информацию до персонала и сделать миграцию на новую систему гладкой.

Переход на КЭДО — шаг, который может облегчить жизнь не только работодателю, но и сотрудникам. Кому не захочется отправить заявление на отпуск с мобильного телефона в несколько кликов, а потом так же легко ознакомиться с приказом в любое время и в любом месте? Или аналогичным способом управлять командировками, сервисными заявками? Консерваторы, конечно, найдутся, но большая часть штата, как правило, встает на сторону современных ресурсоемких технологий.

Главное — не «бросать» работников один на один с новой системой, прислушиваться к тревогам, отвечать на вопросы и давать разъяснения. В этом случае по итогам проекта внедрения работодатель получит довольных и лояльных специалистов.

Изображение на обложке от Drazen Zigic на Freepik