Сдача-приемка электронных документов на архивное хранение
Многие эксперты в сфере делопроизводства и архивного дела сходятся во мнении, что на электронные документы рас¬пространяются те же правила работы, что и на бумажные документы.
Узнайте больше об электронных архивах и хранении электронных документов Вопрос: У нас в компании часть документов хранится в электронном виде. С этого года я перестала подшивать исходящие: в программе они есть, в сканированном виде тоже сохраняю. Соответствующее дело в номенклатуре предусмотрено. Вопрос: как мне сдать его в архив? Можно ли в электронном виде? Тогда как это должно выглядеть на CD-дисках?
Делопроизводитель, Приморский край
С появлением систем электронного документооборота вопросы по хранению, сдаче-приемке электронных документов на архивное хранение, а также уничтожению документов становится очень актуальными. Но, к сожалению, на сегодняшний день нет четких рекомендаций на основании нормативных документов по тому, как организовать эти процессы.
Хорошо ли вы разбираетесь в ЭДО с контрагентами?
Онлайн-тест на 5 минут. Сможете ответить, верны ли следующие 10 утверждений об электронном документообороте с контрагентами?
Многие эксперты в сфере делопроизводства и архивного дела сходятся во мнении, что на электронные документы распространяются те же правила работы, что и на бумажные документы.
В «Основных правилах работы архивов организаций» (одобр. решением Коллегии Росархива от 06.02.2002)* содержатся правила организации архивного хранения электронных документов.
Воспользовавшись данными правилами, вы можете организовать сдачу электронных документов в архив. В этом случае документы можно записать на CD-диски, оформить внутреннюю опись и сдать вместе с остальными документами по описи в архив.
Примечание: Документ носит рекомендательный необязательный характер.
ГОСТ Р 7.0.8.-2013 «Делопроизводство и архивное дело — Термины и определения» При выборе места для хранения электронных документов обратите внимание на то, чтобы архив, в который вы сдаете документацию, был должным образом подготовлен для хранения информации в электронном виде. Главное требование к архиву — возможность обеспечения сохранности этих документов на все время их срока хранения.
Документы постоянного срока хранения обязательно должны сдаваться в архив в бумажном виде. Поэтому для этих документов электронный документ будет являться всего лишь копией.
Согласно «Рекомендациям по подготовке федеральными органами исполнительной власти перечней документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности» (утв. приказом Росархива от 29.04.2011 № 32) документы, которым установлен в основном временный срок хранения:
- проекты нормативных, распорядительных, организационных и иных документов;
- плановые, отчетные документы, подлежащие обобщению; информационные
- документы; справочные документы; документы по оперативным вопросам; внутренняя переписка;
- документы по регистрации, учету и контролю и др.), а также документы, ведение которых в электронной форме предусмотрено федеральными законами, нормативными правовыми актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, нормативными правовыми актами федеральных органов исполнительной власти, вне зависимости от сроков хранения могут быть исключительно в электронном виде. Поэтому и сдача-приемка таких документов на архивное хранение может проводиться в электронном виде.
|
Но на практике государственные архивы пока не принимают документы в электронном виде, так как нацелены на хранение именно бумажных документов, хотя при этом часто делают для собственных нужд сканирование и все больше начинают использовать электронные документы. Таким образом, для сдачи в архив электронных документов необходимо обговорить все нюансы передачи и правила оформления данных документов непосредственно с архивом. |
Похожие статьи
Комментарии 6
По статье возник целый ряд вопросов, которые я сформулировал в отдельном посте: http://www.pcweek.ru/ecm/blog/ecm/2641.php?commentId=12283
Лен, я правильно понимаю, что общий вывод по вопросу "как сдавать электронные документы в архив" - "как договоритесь на месте"? (кртакий пересказ текста в рамочке внизу).
Не принимают российские архивы документы в электронном виде, на настоящий момент, во всяком случае. Поэтому при разработке регламентов по работе в системах электронного документооборота для гос. органов(тех, кто обязан сдавать документы в гос.архивы) приходится предусматривать печать бумажного экземпляра и получение на ней всех необходимых подписей.
Срок хранения переписки по основной деятельности("Входящие", "Исходящие")- 5 лет. Вроде в архивы сдавать не надо. Но... Архивы имеют право переквалифицировать сроки хранения и требовать сдачи на архивное хранение документов, которые, как они считают, имеют культурную или историческую ценность. Поэтому на практике переписку довольно часто приходится в архивы сдавать. Т.е. иметь бумажные экземпляры. Т.е предусматривать их создание в регламентах деятельности.
С коммерческими организациями проще- они какой регламент себе придумают, так и будут жить . Поэтому для них удается делать электронные архивы, а бумажном виде сохранять те документы, которые могут потребоваться судебными или надзорными органами. Но срок их хранения можно ограничивать сроками исковой давности.
Поэтому я бы дала рекомендации - всю бумажную переписку подшивать, формировать дела и хранить. Делать это будет гораздо проще, т.к. искать бумажные экземпляры не придется- поиск гораздо удобнее делать в СЭД. Т.е сохранность документов (которые так и норовят утащить всякие несознательные сотрудники) можно будет обеспечить, и будет что сдавать в архивы.
Надеюсь, что все-таки доживем до электронных архивов. Но когда это будет... Совершенно непонятно.
В сентябре 2050 ;)
Прошло более 2 лет после последнего сообщения в теме , а воз и ныне там. Нет очевидных причин у архивов не принимать в эл.виде документы, но некоторые доходят до маразма и просят журналы регистрации писать от руки, а не печатать. Последний раз мы воевали с архивом, куда сдает наш клиент документы и получииось отстоять его права, чтоб он хотя бы не писал дополнительно журнал регистрации. Но вот в схватке за сдачу вэл. виде мы проиграли. Нет стандартов разработанных, которые однозначно объяснили бы работникам архива как нужно правильно хранить документы, хотя и есть в госте описание всех понятий связанных с данной темой. Но работники архива боятся домысливать и разрабатывать свои стратегии по взаимодействию с организациями передающими документы.
У нас Правительство Астраханской области уже с 2008 года приняло как корпоративный стандарт СЭД директум и весь документооборот в электронном виде. Однако всё так же приходится печатать для хранения экземпляры. Но скорость работы с поручениями и подготовка ответов стала гораздо выше. Архив уже 6 лет не может решить вопрос о хранении документов в электронном виде, хотя и сам пользуется внутри СЭД Директум.
Вопрос достаточно серьезный, ведь распечатка документов создает много неудобств, все терминологические вопросы решены, системы есть для обработки документов, юридическая база есть. Будем надеяться, что ещё на нашем веку работники архивов РФ смогут побороть свои субъективные страхи.