СЭД в банке: план работ по отделам

Банковская сфера настолько специфична, что автоматизация документооборота в ней становится слишком сложной проблемой, чаще всего невозможной в рамках одной АБС. Каждый отдел банка выполняет свои задачи и требует специфического оборудования и ПО. Как быть в такой ситуации?

Что выбрать?

К сожалению, комплексного и одновременно во всех отношениях хорошего решения проблемы автоматизации документооборота в банках практически нет. И связано это, в первую очередь, со спецификой данной области. Например, в АБС (автоматизированной банковской системе) может быть достаточно функциональной одна часть и весьма слабой другая. Например «сильный», гибкий, логичный модуль обработки межбанковских платежей и весьма запутанный и слабофункциональный кредитный. Или же может полностью отсутствовать в рамках единой АБС автоматизация внутреннего административного документооборота, не связанного с прохождением финансовых документов.

Часто ИТ-подразделения прибегают к автоматизации различных потоков документооборота с помощью разных продуктов. Но и в этом случае возникает необходимость выработки единых корпоративных стандартов и требований к различным частям единой системы автоматизации документооборота. Необходимо добиться, чтобы система, состоящая из ПО разных фирм-разработчиков, имела целостную структуру, поддерживающую единый системный документооборот.

Надо отметить, что существуют АБС, в рамках которых возможны доработки, в том числе и силами ИТ-подразделений банков. Соответственно, для этого необходимо иметь в штате подходящих специалистов.

Системный подход и унификация, масштабируемость и квалифицированная служба поддержки фирмы разработчика — вот, пожалуй, основные критерии в выборе АБС (если абстрагироваться от стоимостной составляющей). Кроме того, выбор АБС помимо всего прочего должен основываться на реальной оценке профессионального уровня и квалификации сотрудников ИТ-подразделения.

Специфика работы банков

Остановимся на некоторых, свойственных банковской сфере специфических моментах. Банк, являясь финансовым агентом, по сути своей — обслуживающая организация. Исходя из этого, в дальнейшем будем опираться на отношения двух основных субъектов — банка и клиента.

Обработка информации в банке осуществляется в рамках автоматизированной банковской системы обработки информации — в дальнейшем АБС. Документооборот в банке можно условно разделить на два основных потока: административный и операционный.

Административный документооборот не пересекается с обслуживанием клиентов, а направлен на обслуживание деятельности самого банка, его внутренней отчетности. Это внутренние приказы, распоряжения, служебные записки, технические задания и прочее. Сюда же включается документооборот, связанный с обслуживанием финансовых операций самого банка (внутренняя бухгалтерия). Операционный поток завязан на обслуживании клиентуры. Здесь обрабатываются финансовые документы клиентов, их заявки, договора и прочее.

Остановимся подробнее на втором потоке документооборота, связанного с основной деятельностью банка. (Надо отметить, что многие методы обработки документов приемлемы как для административного, так и для операционного потоков документооборота).

Обслуживание клиента в банке осуществляется в отведенный отрезок времени, называемый операционным временем (обычно рабочие дни с 9 до 15). В этот период банк осуществляет основные операции по обслуживанию клиента. Операционное обслуживание происходит в рамках рабочего дня (например, с 8 до 18), который часто в системах автоматизации называется операционным днем. Операционный день является основным объектом АБС, в котором осуществляется фиксация определенных финансовых транзакций и за который делается основной отчет банка — баланс. Кроме операций, проводимых в операционное время, в рамках рабочего дня осуществляются различные операции по подготовке и ведению отчетности, анализу данных, а также операции, связанные с административным документооборотом.

Фронт-офис (Front Office) и бэк-офис (Back Office)

С точки зрения обработки документов существуют такие понятия как фронт-офис (Front Office) и бэк-офис (Back Office). Операции, связанные с непосредственным контактом банка (в лице банковского работника) и клиента, осуществляются в рамках фронт-офиса (Например, заключение договоров). Обработка отчетных данных, подготовка материалов по обслуживанию клиентов (кредитные, юридические дела и т. д.), анализ экономических показателей банка, подготовка отчетности, внутренняя бухгалтерия — данные операции и связанный с ними документооборот осуществляются в рамках бэк-офиса.

Операционный поток документооборота можно разделить на две части — клиентоориентированную и документоориентированную. Каждую из них можно представить в виде потока, центром которого в зависимости от вида будет либо клиент, либо операция. Последние, в свою очередь, связаны с другими объектами, такими как счета, валюта и т. д.

Основные объекты учета в банковских системах

Генерация документооборота в рамках фронт-офиса начинается с инициирования клиентом заявки на предоставление определенного продукта или услуги банка. На данном этапе самым важным моментом является время и качество обслуживания, а именно: предоставление достоверной и своевременной информации в рамках компетенции обслуживающего подразделения. Применение средств автоматизированного ввода первичной информации на данном этапе наиболее целесообразно и эффективно. В автоматизированных банковских системах учет операций ведется в нескольких областях: балансовые операции, внебалансовые операции, срочные операции, операции доверительно управления и т. д. Эти области могут быть разделены внутри себя по типу генерируемых в них документов. К примеру — на внебалансе отражается задолженность клиента — картотеки неоплаченных документов, которые затем списываются в баланс, то есть данная часть области внебаланса связана с балансовой областью.

В разрезе каждой области получают основной отчет — баланс, а также другую необходимую отчетность в разрезе различных объектов, представляющих интерес. Например, по балансовой области важно предусмотреть формирование отчетности в разрезе всех интересующих объектов учета: счетов, клиентов, операций и т. д.) Причем система автоматизации должна учитывать появление новых областей учета и новых объектов учета. Возможность развития, расширения системы — это важная задача и она предъявляет жесткие требования к проектированию баз данных и схем обработки данных.

Поскольку банк ведет учет операций на счетах клиентов, которые могут быть открыты в различной валюте, то предусматривается автоматизация переоценки остатков счетов в отличной от рублей валюте, связанной со сменой курса валюты, а также возможность представления остатка счета в любой из известных валют. Например, все остатки на всех счетах представить в долларах США, евро или рублях.

Особенности автоматизации отделов

Поскольку банк состоит из множества отделов, занимающихся ведением и учетом различных по сути операций, это накладывает определенные требования и ограничения на автоматизацию документопотока в рамках каждого отдела. Например, работники кассового узла занимаются не только приемом документов от клиентов, но и связаны с обработкой наличности. Отсюда следует, что операции, проводимые в рамках АБС, должны быть максимально автоматизированы, чтобы разгрузить кассира для обеспечения работы с наличностью.

Аналитический отдел должен обладать как средствами оперативного получения различной отчетности, так и графическими средствами представления аналитической информации, средствами конвертации информации в наиболее востребованные форматы данных, для передачи и/или дальнейшей обработки (Excel, xml, txt и т. д.). Для этого в рамках АБС целесообразно предусмотреть хорошо спроектированное хранилище данных и наличие эффективных средств представления информации.

Таким образом, каждое подразделение или отдел имеют свою специфику как работы с клиентом, так и обработки данных и документооборота, в том числе сильно зависящую от того, к фронт-офису или бэк-офису относится отдел (подразделение).

Задачи автоматизации документооборота в банке по отделам

Подводя промежуточный итог, можно сделать вывод, что в целях решения задач автоматизации документооборота АБС должна быть реально масштабированной для ведения различных операций и расширения бизнеса, обладать возможностью гибкой и логичной настройки, решать вопросы автоматизации в разрезах различных областей учета, отделов и подразделений.

Как автоматизировать обработку документов?

Рассмотрим, какие стадии обработки проходят документы в банке. Стадии зависят от вида документа, объекта учета, области учета. Например, прохождение платежного поручения по переводу средств контрагенту за поставляемые услуги или товар будет иметь схему, абсолютно отличную от обработки документа по заявке на кредит или заявке на открытие счета.

При этом документ до проводки в систему и получения главного статуса может иметь целый ряд промежуточных статусов, различных как по методу отражения в оперативной отчетности, так и возможности осуществлять с данным статусом определенные операции. Так же к различным статусам документов и стадиям обработки могут быть допущены определенные группы сотрудников в рамках их прав и компетенции — это вопрос администрирования прав в АБС. Расширение стадий обработки и появление новых статусов так же должно быть предусмотрено в АБС.

Схема прохождения платежного документа клиента

В АБС существуют различные методы автоматизации создания и обработки документов на всех стадиях, а также получения разного рода отчетности. Например, контакт между операционистом и клиентом может быть не через передачу в офисе документов, а через систему «банк-клиент» (операции клиента, осуществляемые через выделенный канал связи или модемный пул с фиксацией их в АБС) или «интернет-банкинг» (операции осуществляются через интернет-систему). Что, естественно, удобно для клиентов и снижает операционные издержки при обработке. Хотя в свою очередь это и накладывает жесткие требования к АБС, к каналам связи и информационной защите, тем не менее, применение данных средств очень эффективно и в реалиях современного ведения бизнеса уже стало необходимостью. Более того — на рынке появляются все новые средства для мобильного и удаленного управления клиентом своим счетом в банке. А это накладывает на АБС требования возможности расширения средств и протоколов обмена с различными системами.

Нельзя обойти вниманием и программно-аппаратные средства по распознаванию документов. Обычно это высокопроизводительные сканеры плюс соответствующее программное обеспечение с возможностью передачи данных непосредственно в АБС. Применение таких систем резко сокращает ручной ввод (исключает стадию ручного ввода документа в систему, оставляя лишь стадию контроля и присвоения документу статуса более высокого уровня).

В настоящее время в банках процент документов, введенных с применением автоматизированных систем приема первичной информации, практически достигает 80% от всего документооборота, а иной раз и выше.

Еще один способ автоматизации документооборота в банках — это применение шаблонов для однородных, часто повторяющихся операций. Например, начисление процентов по вкладам клиентов, ссудным счетам, проведение расчетно- кассового обслуживания (комиссии банка за ведение счетов клиентов), выписка счетов-фактур, открытие счетов по кредитному договору и т. д. То есть возможность настройки шаблонов для определенных транзакций и дальнейшее применение их для автоматической генерации необходимых документов. В данном случае сотрудник запускает обработку практически в режиме One Touch (одного касания) или же вводится некоторая первичная информация, и затем на основании ее генерируется целый ряд документов.

У российских банков две проблемы

Отдельно хотелось бы остановиться на проблемах взаимодействия различных подразделений банка в рамках внутреннего единого документооборота, а также документооборота с различными контролирующими структурами, главной из которых является Центральный банк РФ (ЦБ).

Первая проблема состоит в том, что, к сожалению, далеко не везде существуют единые корпоративные стандарты оформления и схемы прохождения документов. Особенно хотелось бы отметить целесообразность наличия таких стандартов и системы фиксации обращений для ИТ-службы. Потому как формализация постановки задач, отслеживание их выполнения — крайне важный аспект эффективности работы ИТ-подразделения, а соответственно и ИТ-поддержки банковского бизнеса в целом. Наряду с этим необходимо наличие единых стандартов обмена информацией, унификации систем и средств разработки внутри банка. В филиалах и дополнительных офисах желательно стремиться к единой платформе обработки данных, начиная с сетевой операционной системы, средств связи и заканчивая платформами, на которых реализованы рабочие станции. Это позволит решить проблемы взаимозаменяемости, ремонта, обучения.

Вторая — это проблема взаимодействия банков с ЦБ. А именно — отсутствие унифицированных стандартов обмена информацией, а также устаревшие технологии обработки информации, используемые в различных программных продуктах ЦБ, в которые должны экспортироваться данные из банковских систем. Роль ЦБ в формировании эффективного документооборота и контроля является очень важной.