Дмитрий Агафонов 21 мая 2015

СЭД. Выход за пределы канцелярии

IT-директору

Время чтения: 5 минут

На вопросы читателей журнала «Современные технологии делопроизводства и документооборота» отвечает руководитель группы в отделе продаж DIRECTUM Дмитрий Агафонов.

Какие средства ECM может включать СЭД помимо модулей автоматизации работы канцелярии?

Традиционно, СЭД автоматизирует работу канцелярии в области регистрации документов, отправки поручений, контроля местонахождения, и некоторые другие процессы, так или иначе связанные с самим документом. Когда речь идет о взаимодействии с внешними заказчиками именно документ (в том или ином виде) является отправной точкой для старта определенных внутренних процедур в компании. Такая же схема работы зачастую проецируется и на внутренние процессы: пока нет документа, процесс не запускается. Системы класса ECM предполагают взаимодействие сотрудников (прежде всего внутри компании) и без привязки к документу, а в каких-то случаях ECM-система сама создает эти документы в рамках тех или иных процедур, принятых в компании (в соответствии с шаблонами).

Механизмы управления потоками работ (workflow), стандартные для систем класса ECM, позволяют создавать задачи и поручения без наличия в них вложенного документа (например, при устном распоряжении руководителя), выбирать шаблоны движения поручений (маршруты), позволяют настраивать условия выполнения поручений таким образом, чтобы исключить их выполнение без результирующего документа (например, когда исполнителю необходимо подготовить какие-то материалы для отправки заказчику). Делопроизводитель в таком случае выступает лишь как посредник между руководителем и исполнителем, отвечающий лишь за регистрацию результирующего документа.

Несомненный плюс систем класса ECM – наличие инструментов для ускорения подготовки к совещанию (зачастую эта миссия ложится на секретарей или помощников руководителей), когда можно в автоматическом режиме не только сформировать протокол совещания и указать участников, но и согласовать их присутствие, а также ознакомить с повесткой. По итогам совещания можно выдать поручения по принятым решениям, отследить их выполнение и зафиксировать итоги.

Одно из удобств систем класса ECM – возможность совместной работы над документами за счет работы в едином пространстве, создания и хранения версий документов, а также назначения прав. Предлагаемые на рынке решения позволяют создавать версии документов в разном формате. В процессе согласования это дает возможность участникам и ознакомиться с «живым» документом (версия скан-образа входящего документа), и вести совместную работу над рецензированием его распознанной версии.

Это несколько из многих примеров расширения традиционных сценариев использования СЭД. Концепция ECM предлагает настолько многообразные варианты применения внутри компании, что примеры можно приводить и приводить...

В каких случаях ECM-система может иметь преимущество в использовании по сравнению с другими системами?

Преимущества той или иной системы нужно рассматривать применительно к задачам или бизнес-процессам при которых возникают сложности в конкретной организации.

Если у вас остро стоят такие задачи, как повышение исполнительской дисциплины, обеспечение прозрачности бизнес-процессов, ускорение процессов работы с документами, сокращение затрат времени руководителей и сотрудников на рутинные операции, то правильным решением будет именно внедрение ECM-системы.

В «классическом» варианте ECM расширяет рамки работы с документами, используя их, как звено во взаимодействии сотрудников, при этом существенно расширяет набор инструментов для совместной деятельности, оптимизирует трудозатраты, предлагает инструменты построения отчетов.

Кроме того, если речь идет о постоянно меняющихся бизнес-процессах, необходимости вовлечения сотрудников различных направлений в совместную деятельность, а порою и просто о формировании и использовании базы знаний по тому или иному вопросу, то тоже ECM-система даст фору многим другим системам.

Еще одни важный момент в том, что ECM-система за счет нацеленности на совместную работу и расширение круга данных, с которыми она позволяет работать, можно рассматривать как некое связующее звено между системами различного класса. Наверное, в этом основное ее преимущество.

Если речь идет о взаимодействии с ERP, то ECM-система выступает в качестве архива документов, как хранилище фактических данных (скан-образов), важных для финансово-учетной системы. И опять же как «ускоритель» процессов взаимодействия в бизнес-процессах.

Когда мы говорим о взаимодействии с CRM, ECM-система позволяет не только хранить переписку с контрагентами, увязывать комплекты документов с контактными лицами (юридическими или физическими), но и помогает строить аналитические отчеты, напоминает о сроках истечения контрактов, позволяет использовать всю базу знаний компании при принятии решений.

ECM-система открыта к интеграции с системами других классов. Это удобный и настраиваемый инструмент, позволяющий повысить эффективность работы каждого сотрудника – от делопроизводителя до руководителя.

Полезные материалы по теме:

● Есть ли место ECM внутри ERP?

● Конвергенция ECM и CRM

● Пограничные задачи. CRM

Источник: Журнал "Современные технологии делопроизводства и документооборота"

Чтобы прочитать эту статью до конца,
или