Почему вам стоит рассмотреть покупку облачной ECM-системы

В начале 2017 года в Gartner заявили о «смерти ECM-систем» и начале эпохи контент-сервисов, что вызвало небольшой переполох в индустрии корпоративных технологий. Компании вкладывали огромные средства в ECM-системы и системы управления контентом с начала двухтысячных, поэтому исследовательской компании, даже такой как Gartner, было нелегко высказаться о необходимости перемен.

Прошло три года, а вопросы к исследованию Gartner всё ещё остались

Проблемы устаревших ECM-систем

Впрочем, когда технические директора и ИТ-специалисты начали изучать изменения, оказалось, что позиция Gartner не лишена смысла. В сфере корпоративных систем медленно, но верно протекали глобальные перемены, и контент-сервисы стали очевидным выходом для компаний, стремящихся к управлению собственными данными. Речь, разумеется, о хранении данных в облаке.

Безусловно, в сфере корпоративных систем появлялись и другие технологии, а концепция цифрового рабочего места начала постепенно становиться реальностью. В результате появились проблемы, с которыми устаревшие ECM-системы просто не могли справиться.

Жанетт Шерман — старший контент-менеджер Нью-Йоркского филиала компании Nuxeo. В своём блоге она недавно процитировала исследование Nuxeo в Великобритании. Согласно результатам исследования, в финансовых компаниях рядовые сотрудники умственного труда ежедневно тратят 11% рабочего времени на поиск контента, доступного только в определённых системах. Если умножить этот показатель на тысячи сотрудников и сотни рабочих дней в году, получается, что подобная рутина снижает эффективность работы компаний и обходится им в десятки или даже сотни миллионов долларов.

Впрочем, это далеко не новость. За годы исследований множество отчётов наглядно демонстрировали, что недоступность информации в нужный момент — это одна из главных проблем, с которыми сталкиваются компании. Существует множество практических путей решения этой проблемы, однако Шерман выделяет четыре момента, над которыми стоит задуматься.

1. Платформы vs Пакеты решений

Традиционные ECM-системы начинались с одного-единственного решения. Постепенно они превращались в полноценный пакет благодаря поглощению, слиянию или внутренней разработке новых решений силами компании.

2. Универсальный контент vs Документы и данные

Большинство компаний-разработчиков традиционных ECM-систем не осознают, насколько разнообразен современный контент, или просто не поспевают за ним.

3. «Рождённые в облаке» vs «Облачные новобранцы»

Облачные системы теперь используются повсеместно и предлагают лучшую производительность и безопасность в сравнении с традиционными локальными системами. Теперь разработчикам нужно срочно «перебросить ECM-системы в облако».

4. Обновление vs Непрерывное развитие

Как уже говорилось выше, разработчикам ECM-систем нужно серьёзно подготовиться к «облачному будущему». Однако зачастую результат обновления мало чем напоминает то, что мы называем облачной ECM-системой.

Уход от устаревших ECM-систем

Использование архаичных ECM-систем влечет за собой множество проблем, из-за которых всё больше компаний переходят на современное ПО. Как понять, что у вашей компании есть такие проблемы?

Сара Гибсон, старший директор аналитического отдела компании TEC в Канаде, в своем интервью для сайта CMSWire сообщила, что зачастую компании предпочитали обновлять устаревшее ПО вместо перехода на новое. Этот вариант по-прежнему имеет право на существование, если в компании используется старая, собственноручно разработанная ECM-система, а у самой компании достаточно внутренних ресурсов и знаний, чтобы адаптировать её к современным стандартам производительности. Такое редко встречается в нашей практике.

Это приемлемый вариант и в том случае, если разработчик ПО взял на себя обязательство обновлять продукт в разумные сроки. К тому же, при обновлении ECM-системы не возникнет проблем с конвертацией данных, которые неизбежно появятся при переходе на новую систему.

Для многих компаний, работающих с контентом, полнофункциональное ECM-решение — это единственная возможность провести полномасштабную цифровую трансформацию. Одной только этой причины достаточно, чтобы всерьёз задуматься о переходе на новую систему. Кроме того, современная ECM-система:

• позволяет оцифровывать и «укрощать» огромные разрозненные массивы данных;
• обеспечивает лучшее взаимодействие при создании контента;
• использует искусственный интеллект для улучшения возможностей поиска, категоризации, формирования отчётов;
• предоставляет более широкие возможности по использованию ПО на разнообразных устройствах и по интеграции с другими корпоративными системами.

Пришло время переносить данные

Компаниям стоит перенести данные в облако уже хотя бы потому, что появится возможность эти данные отслеживать. Уилл Эллис, основатель сайта Privacy Australia, считает, что устаревшие ECM-системы серьезно ограничивают возможности компаний, особенно в эпоху цифрового контента. Такие системы не получится «доработать» (они просто не поддерживаются редакторами программного кода), что впоследствии приведёт к большим затратам на их содержание. По мере роста затрат и отставания от современных технологий обеспечивать безопасность ваших данных будет всё сложнее.

«Моё предложение: переносите данные в новую систему и используйте современные технологии для более эффективного управления информацией, — говорит Эллис. — Кроме того, будет легче найти специалистов, которые уже работали с этими технологиями».

Современные системы позволяют ускорить процессы, повысить уровень их защищённости, а также поспевать за непрерывными изменениями в концепции цифрового рабочего места.

Перенести данные в одну систему — этого недостаточно

Многие устаревшие ECM-системы были разработаны 20, 30 или даже 40 лет назад, когда в ходу были совсем иные корпоративные технологии. Пол Хэмптон возглавляет службу товарного маркетинга Бостонского филиала компании Alfresco. По его словам, компания, использующая устаревшую систему (а скорее всего не одну) с закрытым исходным кодом, неизбежно сталкивается с трудностями в решении ряда ключевых бизнес-задач. Например, с каждым годом всё труднее найти программистов, у которых есть необходимые навыки и желание изучать устаревшие API-интерфейсы и языки программирования. Из-за этого всё сложнее разрабатывать и обновлять устаревшие платформы, чтобы они смогли удовлетворить современные бизнес-потребности.

Так что же делать с устаревшими системами?

По мнению Хэмптона, хоть в наши дни и существует множество автоматизированных инструментов, позволяющих относительно легко переносить данные и контент из устаревших систем, переход на единственную облачную ECM-систему — не выход. Почему? «Основная проблема в том, что для работы со многими аспектами бизнеса используются устаревшие приложения, работающие на „древних“ платформах. Попытка перенести такие приложения на современную платформу очень рискованна и потребует много времени и средств», — считает Хэмптон.

Сегодня компании смотрят в сторону новой федеративной архитектуры (англ. federated architecture) и выбирают современную облачную платформу, которую можно запустить на собственном виртуальном облаке. Это позволит интегрировать контент из нескольких устаревших систем в новую платформу. Впоследствии на базе облачной платформы можно разработать приложения для доступа к контенту в устаревших системах.

«Контент и приложения можно переносить постепенно, а не все сразу. Это позволит минимизировать неудобства для пользователей, а также сократить возможные бизнес-риски. Со временем использование устаревших архаичных систем сойдет на нет, а на их место придут новые приложения, разработанные для деятельности в облаке», — добавил Хэмптон.

Источник: CMS Wire