СЭД/ECM в России 2018. Мнение экспертов DIRECTUM

Исполнительный директор компании DIRECTUM Константин Истомин и R&D-директор DIRECTUM Артём Пермяков в рамках исследования "Российский рынок СЭД/ECM-систем" рассказали аналитическому агентству Tadviser, какие тенденции определяли развитие рынка СЭД/ECM в 2018 году и что инновационного появилось в ECM-системах за последний год.

Расскажите о трендах российского рынка СЭД/ECM, которые были в 2018 году?

Артем Пермяков: Сегодня на рынке стабильно растет спрос на решение нескольких задач:

●   автоматизация единых центров обслуживания;

●   организация межкорпоративного документооборота и решение задач внутреннего юридически значимого документооборота;

●   автоматизация закупок;

●   долговременное хранение документов.

Крупные распределенные холдинги активно автоматизируют общие центры обслуживания, которые объединяют подразделения, предоставляющие услуги предприятиям холдинга. Для централизации обслуживания наиболее часто выбирают ведение бухгалтерии или процессы, связанные с HR.

Быстро развивающимся направлением является и упрощение работы с сервисными заявками. Новый тренд — уход от простой оцифровки процесса оформления заявок и переход к сервисной модели. При таком подходе работа подразделений, обслуживающих основные бизнес-процессы, выстраивается на предоставлении услуг. Это один из явных показателей цифровой трансформации.

Автоматизация закупочного процесса — еще один популярный запрос, актуальный в 2018 году. Крупные предприятия запускают масштабные закупочные кампании, для которых характерны длительные сроки исполнения, множество нюансов в процессах и наличие большого объема данных для обработки. Автоматизация учитывает особенности согласования по различным видам конкурсных процедур и позволяет сократить время на подготовку документации, снизить человеческий фактор.

Организация юридически значимого электронного документооборота (ЮЗДО) получает более широкое понимание. Компании начинают автоматизировать работу с внутренними первичными бухгалтерскими документами. Например, один из последних таких кейсов среди наших клиентов — компания «Калининграднефтепродукт», которая перевела в электронный и юридически значимый вид полный цикл работы с целым спектром документов: сменными отчетами, товарными отчетами (ТОРГ-29), товарно-транспортными накладными, калькуляционными карточками, актами приёма нефтепродуктов и другими видами внутренних актов.

Тренд, который нельзя назвать новым, но который интенсивно развивается в связи с новыми инициативами Росархива, — создание систем долговременного хранения документов. Организация эффективного ЮЗДО напрямую связана с развитием таких систем. Они позволяют организовать архивное хранение электронных документов, применять к ним правила архивного делопроизводства, использовать необходимые инструменты для сохранения юридической значимости и гарантированного уничтожения документов.

Также мы замечаем, что на рынке назревает новая тенденция — автоматизация кадровых процессов. Пока рано говорить об устойчивом тренде, но интерес к теме растет благодаря инициативам Министерства труда РФ по переводу трудовых книжек и кадрового документооборота в электронный вид. Кадровые документы все еще являются наиболее закрытыми от использования в цифровом взаимодействии, но уже появляются примеры автоматизации: в частности, о таком кейсе рассказывал «ОБИ Франчайзинговый Центр».

Константин Истомин: Отдельный заметный тренд — импортозамещение. Он охватывает не только госорганы, но и крупный бизнес. Санкции и связанные с ними случаи отключения компаний от поддержки западных вендоров повышают приоритет этой темы для заказчиков. Крупные организации, особенно госкорпорации, постепенно переходят от слов к делу и внедряют отечественные системы, прошедшие необходимую сертификацию.

Во многих компаниях завершается 5-8-летний цикл использования СЭД/ECM-систем, требуется их обновление. Замена работающих систем — это дорогой и болезненный процесс. Поэтому заказчики ожидают получить вместе с заменой качественно новые продукты. Актуальными становятся тренды: применение интеллектуальных инструментов, перевод всех документов в юридически значимую форму, использование чат-ботов для вовлечения в цифровое взаимодействие пользователей, не имеющих корпоративного ПК. Возможность масштабирования системы и наличие удобного современного интерфейса заказчики ожидают по умолчанию.

Какова по вашему мнению текущая ситуация на российском рынке СЭД/ECM-систем в 2018 году и ваш прогноз?

Артем Пермяков: В целом, рынок очень динамичен — активно разрабатываются новые технологии, усложняются требования заказчиков. Рост рынка происходит во многом за счет расширения спектра решаемых бизнес-задач, благодаря чему размываются границы с другими системами. Так, функциональность современных ECM- и BPM-систем тесно переплетается. Информационные продукты, решающие задачи цифровизации взаимодействия и цифровизации контента, конкурируют на одном рынке вне зависимости от их позиционирования.

Постепенно начинают уходить компании, которые не успевают адаптироваться к меняющимся условиям. В частности, это игроки, которые позиционирует свою систему как классическую СЭД, решающую только задачи делопроизводства. Такие компании в ближайшее время продолжат терять свою долю рынка. Индустрия быстро развивается, и на вершине оказываются организации, способные внедрять инновации в свои продукты.

Тема цифровизации актуальна для российской экономики, она активно обсуждается на государственном уровне. В ближайшие 2 года с точки зрения нормативного регулирования будет решен вопрос юридически значимого долговременного хранения документов. Появится единое понимание, как обеспечить юридическую значимость электронных документов, — а следовательно, единый подход для создания электронных архивов. Точно так же мы ждем, что появится нормативная база для ведения электронного кадрового документооборота.

Крупные организации постепенно переходят к формату цифрового предприятия и полностью переводят свои процессы в электронный вид. На всеобщей волне цифровизации рынок СЭД/ECM-систем получает новый импульс развития. Перевод документов в электронный вид — самый понятный способ цифровой трансформации, многие заказчики начинают именно с этого. Вслед за максимальным переводом всех внутренних документов в электронный вид будет развиваться применение простой электронной подписи. В дальнейшем это позволит компаниям перейти от простой оцифровки к реинжинирингу бизнес-процессов.

Какие инновационные технологии могут проникнуть в СЭД/ECM-решения в ближайшем будущем?

Артем Пермяков: Новые технологии достаточно быстро проникают в системы управления контентом и взаимодействием. Хочется отметить несколько основных направлений. Во-первых, наиболее востребованным и полезным новшеством в ближайшие годы будет искусственный интеллект. Он может применяться для цифровизации контента и цифровизации взаимодействия.

Появление контента в системе и его обработка будет происходить с максимальным участием искусственного интеллекта. ИИ способен извлекать данные из неструктурированных документов, осуществлять их классификацию, тегирование, занесение в систему и выстраивать дальнейшую маршрутизацию. Это подразумевает не только определение ответственных, но и формирование проектов автоматических ответов на основе исторических данных по переписке. ИИ может проверять не только форму, но и содержание документов: их комплектность, наличие и корректность необходимых реквизитов, выявлять риски в рамках условий договора (авансовые платежи, штрафные санкции и т.п.).   

В этом процессе роль искусственного интеллекта — исключить лишние этапы, снизить нагрузку на людей, которые обрабатывают документы. Необходимо освободить их для более интеллектуальной работы, а процессы занесения и маршрутизации оставить системе.

Что касается цифровизации процессов, то в этом направлении интеллектуальные инструменты и будут не только выполнять рутинные операции, но и самостоятельно принимать решения на основании данных в системе, недоступных человеку для анализа. Речь идет о небольших по значимости решениях, которые необходимо принимать каждый день. Подобных рутинных решений очень много, поэтому их необходимо переложить с человека на машину.

В качестве дополнительного тренда можно выделить роботизацию процессов с помощью различных систем-надстроек типа Robotic Process Automation. Данную технологию нельзя назвать полностью интеллектуальной, но она находит применение во многих крупных организациях. Если искусственный интеллект — это «мозг» системы, который может анализировать информацию и предлагать кратчайший путь решения проблем, то программные роботы — это «руки», которые могут выполнять повторяющиеся рутинные операции по приказу «мозга». 

Еще одно направление — это расширение мобильности. Речь идет не только о развитии стандартных приложений, но и об активном применении чат-ботов.

Из инноваций, которые будут активно развиваться в ближайшие годы, также стоит отметить блокчейн. Сейчас перспективным направлением развития технологии является применение цепочки блоков для обеспечения юридической значимости документов, помещаемых на долговременное хранение. Использование технологии блокчейн для хранения хешей документа позволяет легко и быстро доказать его неизменность вне зависимости от срока хранения.

Оцените объем российского рынка СЭД/ECM-систем и его динамику по сравнению с предыдущими годами

Константин Истомин: Если оценивать общую динамику рынка за прошлый год, то можно говорить о росте порядка 10% по сравнению с данными 2016 года. Объем рынка при такой оценке составляет около 45 млрд руб. В 2017 году многие клиенты занимали выжидательную позицию, что было обусловлено расширением западных санкций и продолжающейся с 2016 года паузой в инвестиционных проектах.

Несмотря на сохранение темпов роста, сильно изменилась структура рынка и требования клиентов к системе. В 2017-2018 актуальна тема цифровой трансформации, когда интеграция новых технологий затрагивает все аспекты работы организации. Для этого требуются ECM-системы, способные эффективно решать широкий спектр задач цифрового предприятия. Рыночная доля таких систем заметно увеличивается, в то время как спрос на морально устаревшие СЭД с классическим набором функций сокращается.

Учитывая текущие тенденции, мы ожидаем, что в 2019 году рынок продемонстрирует более активный рост. По нашим оценкам, он составит порядка 15%.

Источник: TAdviser