Сканирование в почту — это неправильный способ оцифровки вашего бизнеса

Ваутер Кулевейн, старший вице-президентом, управляющий директор Y Soft Scanning Division

Перевод: IM Center – AIIM Russian chapter

Чтобы повысить производительность, снизить издержки и риски человеческой ошибки, все больше компаний переводят свои бизнес-процессы в электронный вид. Обычно все начинается с автоматизации сканирования документов в электронную почту, когда сотрудник сканирует документ, который после этого направляется в его личный почтовый ящик, а затем вручную доставляется конечному адресату. Это очень плохо сказывается на бизнесе. Поэтому замена «сканирования в почту» должна быть частью стратегии цифровизации любой организации.

Как сканирование в почту вредит вашему бизнесу

Ручные операции в процессе сканирования в почту и сопутствующие ограничения устарели и противоречат любым целям цифровизации, которых вы стремитесь достичь. Более того, данный подход может нанести ущерб вашему бизнесу, вызвав следующие негативные явления:

●   Отсутствие безопасности и комплаенса. Отсылка отсканированных документов по почте позволяет легко направить важные и конфиденциальные документы кому угодно вовне компании или не тем сотрудникам внутри нее. В отраслях, которые должны придерживаться требований по соблюдению конфиденциальности, возможность человеческой ошибки или злоумышленного поведения может иметь серьёзные последствия.

●   Разные форматы, качество и именование файлов. Современные сканеры или многофункциональные устройства имеют сложно организованные меню. Обычному пользователю каждый раз приходится решать: какой тип файла выбрать, какие настройки качества сканирования задать и как назвать документ. Это приводит к беспорядку и затрудняет управление цифровым контентом.

●   Ограничения файлов изображений. При обычном сканировании в почту создаётся файл изображения в формате нередактируемого PDF. Следовательно, вы не сможете выполнить поиск по ключевым словам в тексте документа и извлечь из него необходимую информацию. В результате, поиск документов занимает большое количество времени, которое вы могли бы потратить на более важные дела.

●   Неправильное использование электронной почты. Любой системный администратор скажет вам, что хранение почты стоит недешево. Сканирование и отправка по электронной почте, пересылка писем – все это засоряет почтовую инфраструктуру. Редко кто-то удаляет отсканированные документы, присланные с многофункционального устройства.

Есть ли альтернатива?

Так есть ли альтернатива? Все очень просто – компаниям нужно искать решения, которые предлагают рабочие процессы оцифровки документов со встроенными инструментами для устранения вышеперечисленных недостатков. Максимальное сокращение ручных операций увеличивает скорость процесса, улучшает достоверность [информации], а также обеспечивает целостность цифрового контента, который становится проще искать и извлекать. Кроме того, необходимы инструменты, которые позволяют автоматически отправлять зашифрованные электронные документы в заранее заданное, согласованное место. Это может быть облачное хранилище (например, Dropbox Business), локально установленная ECM-система или бизнес-приложение. Благодаря согласованному месту расположения и автоматической маршрутизации отсканированного документа исключается возможность потери цифровых файлов и их попадания не в те руки.

Что такое рабочие процессы оцифровки документов?

Рабочие процессы оцифровки документов – это шаблоны, которые настраиваются администратором и определяют параметры сканирования, например, качество, имя файла, формат, а также место хранения документа. Автоматизация упрощает процесс сканирования для пользователя и делает его более безопасным для компании, сводя его к одному щелчку на сканере или МФУ (многофункциональном устройстве). Документы преобразуются в удобный формат, что позволяет их легко редактировать, искать и извлекать. Что касается безопасности, сотрудники компании имеют доступ только к тем автоматизированным рабочим процессам, которые они уполномочены использовать, что приводит к большей безопасности, упрощению и ускорению работы.

Кроме того, рабочие процессы могут быть созданы для определенного пользователя или групп пользователей, например, для всех сотрудников, ответственных за сканирование счетов-фактур. Таким образом, все пользователи создают и распространяют отсканированные документы единообразно. Давайте рассмотрим конкретный пример использования автоматического сканирования в рабочем процессе.

Отсканируй и забудь

В отличие от сканирования в почту, рабочие процессы оцифровки документов позволяют пользователю отсканировать документ и больше ни о чем не беспокоиться. Благодаря заранее заданному процессу, по нажатию кнопки, документ сканируется, сохраняется и, при необходимости, по электронной почте автоматически отправляется сообщение о том, что документ занесен в систему. В таком случае, пользователь просто сканирует документ и не думает о деталях, о которых уже позаботилась система.

Сравните это со сканированием в почту. На устройстве вам нужно выбрать формат и задать другие настройки в сложном и запутанном системном меню. И это приходится делать каждый раз, когда вы сканируете. Затем надо вернуться на рабочее место, чтобы проверить, пришел ли документ на почту. После этого сохранить его под именем, которое для вас что-то значит (возможно, только для вас и ни для кого другого), на рабочем столе или в сетевой папке. И это повторяется каждый раз, когда вы сканируете. Во многих случаях нужно кому-то отправить электронное письмо, с сообщением о том, что отсканированный документ находится в сетевой папке или в самом письме в виде вложения (и снова – засорение электронной почты). И на каждом этапе нельзя исключать возможность ошибки сотрудников.

Мало, кто сомневается в том, что сканирование в почту является устаревшим, неэффективным процессом с высоким риском человеческой ошибки. Рабочие процессы сканирования устраняют эти проблемы. Для любой организации, стремящейся повысить результативность с помощью цифровизации, важно избавиться от сканирования в электронную почту.

Об авторе

Ваутер Кулевейн является старшим вице-президентом, управляющим директором Y Soft Scanning Division и открытым сторонником упрощения сканирования на многофункциональных устройствах. До работы с Y Soft в конце 2002 года господин Кулевейн основал компанию X-Solutions, которая в 2009 году была приобретена Nuance. До X-Solutions с 1994 по 2002 Ваутер Кулевейн был техническим директором и соучредителем отделения Xerox в Нидерландах. Ваутер женат и имеет двоих детей. Он любит кататься на лыжах, плавать, увлекается парусным спортом. Wouter.koelewijn@ysoft.com