Подключение сотрудников удаленных подразделений и удаленное сканирование

Анастасия Смолина, руководитель проектов консалтинговой компании ФИНЭКС

Практически на всех крупных проектах, как правило, приходиться решать вопросы с подключением удаленных подразделений или дочерних организаций, которые могут находиться достаточно далеко друг от друга, например головное подразделение в Москве, а удаленные во Владивостоке, Новосибирске и т.д. И тут возникает вопрос, как подключать такие подразделения или отдельные дочерние организации, у которых имеется свое место регистрации и делопроизводителям необходимо предоставить полный функционал системы.

В статье будет рассмотрена работа в рамках единой системы, когда имеется один сервер и территориально распределенные подразделения. Рассмотрим три способа подключения исключая использование сервера репликации и коннекторов (в нашем случае DICS).  Выводы и рекомендации основаны на опыте внедрения СЭД DIRECTUM.

Способы удаленного подключения

Толстый клиент

Клиентское приложение устанавливается на все рабочие места пользователей. Отличное решение, когда все подразделения находятся в одном здании, или на незначительном расстоянии и большая нагрузка на сеть не является существенным ограничением. Но при распределении Москва–Владивосток  производительность резко падает. Расстояние приводит к снижению ширины канала, а также увеличению времени отклика и процента потерь сетевых пакетов, что делает использование толстого клиента не очень комфортным.  

По проведенным замерам по времени открытия справочника Регистрационно-контрольные карточки, в Москве время открытия справочника РКК = 1-3 секунды. Во Владивостоке время открытия справочника могло доходить до 1,5 минут, а иногда и 3 минут. 

Вывод: такой способ работы не подходит для удаленных подразделений или дочерних организаций, достаточно удаленных друг от друга, и если имеется существенное ограничение по сети.

Web-доступ

Хорошо решает вопросы рядового пользователя, запускающего документы на согласование, согласующего документы и осуществляющего поиск данных. Но данное решение не позволяет закрыть весь функционал пользователей канцелярии, регистрация документов, сканирование и т.д.

Вывод: данный способ позволяет организовать работу пользователей, но не делопроизводителей.

Подключение удалённого рабочего стола (RDP)

Решение позволяет предоставить практически полный функционал системы. Но существуют проблемы со сканированием, так как напрямую сканировать документы, используя стандартные средства сервера, Windows и подобного не возможно.

Вывод: не смотря на ограничение, связанное со сканированием, это самый оптимальный способ для организации работы делопроизводителей. Но проблемы сканирования все же необходимо как-то решать.

Сканирование документов при удаленном подключении

Какие варианты были нами использованы для решения вопросов сканирования документов в систему:

1 вариант – сканирование в папку

В первое время было принято решение сканировать документы в папку пользователя и прикреплять к РКК из файла.

Недостатки решения: думаю, все внедренцы меня поймут, делопроизводители, конечно, остаются не довольны таким решением, так как это увеличивает объем работ. В нашем случае, сотрудник, отвечающий за регистрацию, являлся еще и секретарем руководителя, и нагрузка на него в связи с этим значительно возросла. Работник не справлялся с таким объемом работ.

2 вариант – потоковое сканирование

Совместно с первым решением было принято настроить потоковое сканирование. Печаталась РКК со штрих-кодом, в системе формировался пустой документ. Карточка со штрих-кодом и документ помещалась на потоковый сканер, отсканированный документ попадал на сервер дочерней организации в определенную папку, затем эти файлы копировались в папку на сервер в Москве и уже там обрабатывались службой и помещались в систему.

Недостатки решения: между регистрацией документа и помещением в систему проходило время, пусть не значительное, максимум 10 минут, но все же задания на рассмотрение поступали раньше, чем прикреплялся документ и руководитель видел пустой документ. Появлялись лишние напечатанные документы – печатная карточка РКК, которая раньше не печаталась и не велась, а это дополнительные ресурсы бумаги.

3 вариант – специальные решения

В итоге было принято решение использовать программу TSScan. Программа TSScan представляет собой полностью совместимое со стандартом TWAIN отображение сканеров. Позволяет отображать список локальных устройств обработки изображений и делает их доступными на удаленном рабочем столе, может быть использована в любых типах сетей, работает без потери качества изображения. Есть демо-версия, на которой можно произвести тестирование и принять решение о покупке лицензии. Использование данного решения позволило делопроизводителю работать со сканером в обычном, привычном для делопроизводителя виде.

Недостатки решения: дополнительные затраты на покупку лицензии TSScan.

В нашем случае, когда необходимо минимизировать работу делопроизводителя, не нагружая его дополнительными действиями по печати карточек со штрих-кодами и ручном прикреплении документов, использование программы TSScan стало оптимальным решением. Думаю, заказчики крупных проектов с распределенной структурой могут позволить себе дополнительные траты на покупку лицензии TSScan.

При этом основной поток (большие документы) по прежнему помещались в систему с использованием штрих-кодов и службы захвата (DCTS).

Удаленное сохранение и печать

При удаленном сканировании приходится решать еще одну задачу: независимо от способа подключения скан документа должен попасть в систему, и большой объем сканирования при низком качестве каналов связи может стать проблемой. В нашем примере у заказчика канал был 4 Мбита, который потом расширили до 10 Мбит. И существенных задержек (таких как описанные выше с открытием карточек) при сканировании не возникало. Задержка в среднем в 5-20 секунд не стала проблемой. Так же и печать документов из системы осуществлялась с задержкой в 5-10 секунд. Эти ограничения были приняты как допустимые.

В любом случае при выполнении проектов, нужно ориентироваться на требования заказчика, возможности выбранной системы, достоинства и недостатки того или иного решения.

Источник: DIRECTUM Club