Сокращаем накладные расходы в бизнес-процессах. С чего начать?

Деньги сэкономленные – есть деньги заработанные

 Народное 

Не только кризис, но и нормальная рыночная обстановка, которая всегда напоминает джунгли, заставляет задуматься об оптимизации своей работы ради снижения неэффективных затрат. С чего же начинается оптимизация затрат? Если не брать жестокий вариант сокращения производства и ухудшения качества сырья и продукции, то необходимо начать с выявления источников накладных расходов и их оптимизации. Для решения этой задачи определяются все бизнес-процессы организации, оценивается их оптимальность и эффективность с точки зрения затрат на накладные расходы. Тем самым выявляются направления контроля затрат. Далее оцениваются риски существенных финансовых потерь или возникновения недостоверной информации и вводится система внутреннего контроля.

Если у организации уже есть наработки в области оптимизации процессов (модель бизнес-процессов, регламенты по выполнению процессов), то таким организациям легче разобраться в своих процессах (они уже изучены и задокументированы).

Наилучшим вариантом, конечно, является наличие внедренной системы управления бизнес-процессами (Business Process Management) или систем управления эффективностью бизнеса (Business Performance Management), которые могут дать ответ на вопрос «С чего начать?». Но цена внедрения, владения и постоянного поддержания в актуальном состоянии данных этих систем, конечно, должна сравниваться с объемами возможной экономии от оптимизации процессов.

С другой стороны, достаточно много информации о качестве бизнес-процессов могут дать ERP системы или системы управления документами. Необходимо только извлечь ее из этих систем.

Для тех же, кто ранее не занимался вопросами оптимизации, первым шагом будет описание бизнес-процессов организации хотя бы даже в произвольной форме и на листочке.