Спасательный круг для управления договорами в СЭД
Чем могут помочь возможности СЭД в борьбе с типовыми ошибками?
Современные СЭД
имеют множество возможностей по управлению контентом. Когда же мы рассматриваем
конкретную бизнес-задачу, например, «Управление договорами» становится вопрос о
максимальном удобстве и наличии понятных и простых инструментов для конечного пользователя.
Рассмотрим типичные процессы и варианты реализации в СЭД.
Представим, что Вы - сотрудник, который достаточно редко участвует в договорной работе компании. Как правило, такой сотрудник не помнит или не знает текущих правил ведения договорной работы. При необходимости согласовать договор наступает паника и возникает множество вопросов: какие документы нужны для согласования договора, с кем нужно согласовать документы, кто должен распечатать и передать документы на подпись, кто отправит оригиналы контрагенту?
И начинается сбор информации по своему отделу, по старым связям, поиск предыдущих договоров и т.д. Конечно, есть отдел, который владеет информацией как правильно это делать (договорной/юридический отдел), но не всегда сотрудник готов обратиться за консультацией. Причины могут быть разными: сотрудник стеснятся обратиться за консультацией, либо существует конфликт отделов, есть желание решить свою задачу, а не изучать все правила и др.
В итоге сотрудник начинает «творить» договор на свое усмотрение.
Последствия предсказуемы:
● некорректный текст договора, который был создан копированием старого документа, который не соответствует текущим требованиям;
● в условиях недостаточной информации сотрудник может забыть согласовать документ с кем-либо из основных согласующих;
● документ доходит, например, до договорного отдела, который заворачивает документ для досогласования с пропущенным согласующим. Эти согласующие высказывают критичные замечания, принципиально меняющие условия договора, что вынуждает повторно согласовывать договор с первоначальными согласующими;
● негатив со стороны первоначальных согласующих (как правило, руководители отделов), т.к. документы повторно приходят им на согласование;
● затягивание сроков согласования, когда документ лежит у согласующего, который его не должен смотреть (например, по новым правила этот отдел не участвует в согласовании), либо согласующий не может поставить визу, пока договор не подписан смежным отделом, либо не достает нужных документов.
Для таких сотрудников «спасением» станут:
● шаблоны договоров в системе. Когда в системе размещены типовые договоры, сотрудник с легкостью на их основе может создать нужный ему договор;
● типовые маршруты, настроенные под процесс согласования договоров в их компании. Типовой маршрут запросит нужные документы, сформирует задания нужным согласующим в установленные сроки и с нужной последовательностью. В итоге, даже точно не зная процесса согласования, сотрудник гарантированно получит согласованный договор;
● мастера действий (визарды). Как при установке, например, какой-то программы, нам помогает пройти этот процесс правильно и легко специальный «визард» - инструмент для поэтапного выполнения определенной операции. Так в СЭД с помощью мастера действия на основе макета документа можно создать договор с актуальной текстовкой: по всему тексту будут корректные наименования организаций - сторон договора, реквизиты организаций, условия сделки, суммы договора и т.п. Это на 100% исключает ошибки в тексте документа, когда в начале договора указаны реальные организации, а в конце - те, что остались при копировании другого документа. Мастер действий не позволит пропустить ни один шаг в создании договора и отправки его на согласование.
Другая ситуация, Вы - сотрудник договорного отдела. Как и с кем согласовать договор вы 100% знаете. Но при большом количестве договоров, которые Вы курируете, возникают сложности с отслеживанием исполнения договоров, сбором информации для руководства по заключенным договорам и по их исполнению.
Для таких сотрудников «спасением» станет:
● возможность фиксировать этапы исполнения договора. Для каждого договора можно в системе зафиксировать этапы выполнения договора, по которым в дальнейшем отслеживать его исполнение;
● поступление в системе уведомлений о наступлении даты контроля выполнения этапа работ по договору. При получении такого уведомления куратор может оценить выполнение работ по договору и отразить результаты исполнения в системе;
● отчеты по количеству заключенных договоров, по состоянию исполнения договора.
Таким образом, функционал для решения отдельных бизнес-задач может облегчить работу простых пользователей, что приведет к более четкому управлению контентом предприятия в целом.
Похожие статьи
Комментарии 3
Для договорной службы также очень полезным будет реализация процессов * согласования рамочных договоров, по которым исполнение наступает только на основании спецификаций или доп. соглашениях, которые согласуются отдельно и в совершенно другие сроки
* ведение истории доп. соглашений и протоколов разногласий к договорам
* механизмах автоматической пролонгации договоров, механизмах досрочного прекращения действий договоров
Соглашаясь со всем сказанным в статье, хочцу отметить, что СЭД дает гораздо больше возможностей по работе с договорами, чем здесь описано.
При работе с договорами часто возникает "синдром нехватки информации": с договором нужно работать многим подразделениям:
-договорному отделу
-бухгалтерии
-финансовым службам
-службе безопасности
-юридическому отделу
-функциональному подразделению и т.д.
А как быть, если экземпляр договора- один?
СЭД позволяет организовать систему коллективного оперативного доступа к тексту договора и документам, которые возникают в ходе исполнения договора: счета, счета-фактуры, акты выполненных работ, отчеты о выполненных работах и т.д.
СЭД позволяет организовать учет поступления таких документов, контролировать из поступление(создается серия заданий со сроками исполнения, Если документ в систему не поступил, формируется сообщение ответственному исполнителю.
При организации хранения договорной и сопутствующей ей документации СЭД позволяет учитывать интересы различных категорий пользователей. Так,например, функциональные подразделений хотят работать только со своими договорами, и им нужна классификация документов в разрезе ведущихся проектов.
Финансистам нужны данные ВСЕХ договоров для планирования финансовых поступлений и составления плана платежей, соответственно они классифицируются по платежным периодам.
Бухгалтерии в первую очередь нужны документы первичной бухгалтерской отчетности, которые классифицируются по регистрам бухгалтерского учета и периодам отнесения к учету.
Возможность различных систем классификаций хранимых документов позволяет учесть все эти противоречивые требования пользователей.
Для бухгалтерских служб оказывается очень востребованным функционал оперативной передачи документов из удаленных подразделений в центральную бухгалтерию(при территориально-распределенной структуре организации). Это позволяет избежать утери документов, снижает трудоемкость работы бухгалтерии( не нужно выполнять уточненные расчеты в связи с тем. что какие-то документы были получены после сдачи отчетности и налоговых деклараций).
Подборка копий документов для налоговых и иных проверок регулирующих органов- очень трудоемкий процесс, часто недооцениваемый руководством по степени затраты ресурсов на его проведение. СЭД позволяет автоматизировать этот процесс, выполняя подборку документов в соответствии с запросом типа "Счета фактуры за сентябрь 2010 года по продажам вида продукции "Рыбные консервы".
Отдельный вопрос- возможности по интеграции СЭД в другими системами.
При работе с договорами часть документов по исполнению договором отражается в финансово-бухгалтерских системах. Интеграция с СЭД позволяет оперативно отслеживать работу с финансово-бухгалтерскими документам, делать подборки нужных документов на основании прямо из финансово-бухгалтерской системы.
СЭд дает очень широкие возможности по работе с договорами, позволяет собирать, хранить и работать с самыми неожиданными документами. Например, в моей практике был проект в управляющей компании - они занимались строительством самых разных объектов, от коттджных поселков до торговых центров и автозаправок.
Им были нужны системы хранения документов в комплексах "По объектам"- на каждый объект было до 200 договоров, этапов по подготовке документов, не только договоров, но и другой документации, типа лицензий и разрешительной документации.
А для контроля хода строительства они применяли видео отчеты- каждую неделю снимался видеоролик о ходе состояния дел на объектах, которые отсматривались на еженедельной планерке.
Эти видеоролики тоже хранились в системе электронного документооборота.
СЭД позволяет не просто организовать работу с договорами- она позволяет так организовать общую деятельность( включающую работу с договорами), что это:
-становится удобным всем участникам процесса,
-снижает трудоемкость работы с документами; а это позволяет сотрудникам сосредоточиться на основной работе и делать ее лучше;
-повышает точность работы, а это позволяет избегать штрафных санкций.
И это еще далеко не все возможности. Еще можно долго писать про организацию рабочего место руководителя по типа "Место штурмана в самолете" и т.д.
Думаю, если организация подошла к расмотрению вопроса внедрения СЭД или уже в процессе ее внедрения, основные бизнес-процессы так или иначе описаны/описываются, уж работа с договорами-то точно. Хотя здесь наверное более уместно говорить об СМК как составляющей СЭД. В этом плане "спасательный круг" со стороны СЭД заключается в быстром знакомстве с регламентами (если сотрудник совсем недавно работает в окмпании), либо с их изменениями (если сотрудник, к примеру, вернулся из отпуска).
А вообще по-хорошему грамотное решение по управлению договорами избавляет рядового сотрудника от всестороннего и глубокого изучения регламентов, ибо основная бизнес-логика уже перенесена в систему на уровне автоматического взаимодействия модулей, справочников и т.п.