Способы внедрения и развития корпоративной системы управления проектами: какой выбрать

Корпоративная система управления проектами (КСУП) — это обобщенное понятие, которое включает нормативно-методическую документацию (НМД), информационную систему управления проектами (ИСУП) и кадры.

Составляющие корпоративной системы управления проектами

Обращаю внимание, что информационная система — часть общей корпоративной системы. И внедрять ее целесообразно только в комплексе, так как она должна опираться на НМД и компетенции вовлеченных кадров.

Все подходы к внедрению систем управления проектами я условно разделяю на 2 типа:

• эволюционный — постепенное внедрение и развитие КСУП в компании, когда рост компетенций участников проектной деятельности растет параллельно развитию функциональных возможностей ПО для управления проектами;
• революционный — развитие КСУП в короткие сроки за счет привлечения сторонних консультантов. Подход подразумевает, что компетенции сотрудников догоняют функциональные возможности информационной системы за счет проведения внешнего обучения.

Никита Аксянов (Directum): «Заказчики просят, поэтому мы будем это реализовывать» Каждый из этих подходов имеет свои риски и возможности. Выбор будет зависеть от поставленных стратегических задач. Далее подробно рассмотрим каждый.

Что такое эволюционный подход?

Основная идея эволюционного подхода заключается в поступательном развитии КСУП. На каждом этапе закладывается крепкий фундамент для реализации следующего, за счет чего достигается надежное развертывание системы.

Ниже рассмотрим, из каких этапов складывается эволюционный подход:

1. Создание центра компетенций

   В компании формируется специальное подразделение, обычно это проектный офис. Его основные задачи:

   • разрабатывать и развивать нормативно-методологическую документацию;
   • контролировать соблюдение методологии всеми участниками проектов;
   • администрировать работы проектных комитетов.

   Не советую перекладывать на проектный офис задачи по непосредственному управлению проектами, так как из-за этого теряется фокус на развитии КСУП.

2. Разработка и оптимизация нормативной базы

   Как правило, нормативная база включает документы:

   • стандарт (политика) в области управления проектами;
   • регламенты процессов;
   • методические рекомендации и технологические инструкции.

   Однако смысл этапа не только в описании бизнес-процессов, но и их последующей отладке и оптимизации на практике. Этими задачами занимается центр компетенций.

   Настоятельно рекомендую для начала проверить процессы организационно либо настроить их в системе электронного документооборота, чтобы сотрудники научились работать по ним. Только после этого приступать к автоматизации посредством ИСУП.

3. Обучение методологии участников проектной деятельности

   Параллельно с отладкой бизнес-процессов центр компетенций организует обучение всех участников проектной деятельности принципам, заложенным в НМД.

   Курс обучения основывается на стандарте и регламентах компании. Готовить программу и проводить занятия могут сторонние преподаватели, предварительно изучив КСУП организации. Зачастую курсы, которые разрабатывают непрофильные специалисты, сложно даются обучающимися.

4. Цифровизация процессов управления проектами

   На этом этапе центр компетенций подбирает и разворачивает ИСУП. Ее функциональные возможности должны максимально приближать к принятым в компании принципам управления проектами. При выборе системы рекомендую:

   • изучить рынок ИСУП;
   • определить перечень необходимой функциональности в соответствии с нормативной документацией;
   • учитывать предстоящие потребности в развитии НМД.

   При внедрении ИСУП лучше придерживаться принципа минимально-достаточной функциональности, а остальное оставить на развитие. Таким образом можно организовать гармоничное развитие системы.

5. Создание центра развития ИСУП

   Обычно роль центра развития системы на себя берет ИТ-подразделение, которое активно взаимодействует с поставщиком ПО и участвует во внедрении. Такой подход помогает улучшать ИСУП за счет собственных ресурсов организации.

   На практике лучше создавать для требований к ПО отдельный бэклог и команду, которая будет заниматься только этой системой.

6. Обучение пользователей работе в информационной системе

   Центры компетенций разрабатывают программы обучения для всех ролей пользователей системы. На этом этапе курс уже более углубленный и основывается на методологических документах и технологических инструкциях. При этом в зависимости от развернутой информационной системы актуализируются методологические рекомендации.

   В такой курс стоит включить больше практических занятий — это поможет пользователям быстрее начать работать в системе.

7. Дальнейшее развитие информационной системы управления проектами

   Центр компетенций отвечает за методологическое развитие корпоративной системы, а также выставляет требования к ПО.

   В соответствии с ними ИТ-отдел разрабатывает новую необходимую функциональность для информационной системы.

   Agile-доски: незаменимый инструмент командной работы на крупном ИТ-проекте Чтобы наглядно отслеживать развитие ИСУП можно создать отдельную agile-доску с колонками:

   • бэклог;
   • разработка и согласование требований;
   • приоритизация требований;
   • разработка;
   • тестирование;
   • демонстрация;
   • поставка;
   • обучение;
   • эксплуатация.

Из опыта могу сказать, что прохождение всех этапов эволюционного подхода при поддержке высшего руководства организации занимает 2-3 года.

Что такое революционный подход?

Революционный подход к внедрению более быстрый и реализуется за счет внешних компетенций. Главное отличие в том, что принципы и процессы управления проектами адаптируются под возможности системы.

Рассмотрим этапы подхода:

1. Определение требований к корпоративной системе управления проектами

   Основные участники проектной деятельности определяют концепцию. Она включает перечень задач, которые должна решать система в целом, а также функциональные требования к ПО для управления проектами.

   В этом случае разрабатываются требования не только к ИСУП, но и к бизнес-процессам. Основываясь на них, консультанты будут разрабатывать нормативно-методическую базу.

2. Выбор подрядчика и информационной системы

   Разработкой принципов и бизнес-процессов управления проектами занимаются консалтинговые компании. Выбирая контрагента, обратите внимание на его опыт реализации проектов внедрения КСУП в вашей отрасли, так как системы управления сильно различаются в зависимости от отраслевой специфики.

   Также на этом этапе выбирается продукт, на основе которого в последующем будет автоматизирована нормативно-методологическая документация.

3. Внедрение информационной системы

   На этой стадии настоятельно рекомендую уделить особое внимание нормативной документации, а также обучению сотрудников перед выводом системы в промышленную эксплуатацию. Как правило, этим моментам уделяется мало внимания, хотя они во многом определяют успешность проекта внедрения. Чем больше нормативная документация и бизнес-процессы соответствуют потребностям организации, тем качественнее будет результат от внедрения ПО. В то же время недостаточное обучение сотрудников приводит к неприятию системы и саботированию работы в ней.

   Здесь необходимо определить необходимые и достаточные доработки системы. Желательно не требовать сразу безграничных возможностей. Начать можно с необходимого минимума, а остальное оставить на развитие. Широкий набор инструментов не только затянет проект, но и усложнит обучение сотрудников и понизит их лояльность к системе.

4. Развитие системы за счет привлечения стороннего консультанта

   Стоит сразу понимать, что дальнейшее развитие системы будет происходить за счет инициативы участников проектной деятельности и силами консультанта. В бюджет стоит заложить средства на дальнейшую доработку системы.

   При выставлении требований необходимо учитывать основной критерий — рентабельность разработки новых возможностей.

   Каждая доработка должна быть оценена на предмет экономического эффекта.

Все этапы подхода можно быстро пройти за полгода и получить в итоге информационную систему управления проектами, функциональных возможностей которой будет достаточно для качественной проектной деятельности.

Основные отличия подходов: эволюция vs революция

Эволюционный подход имеет больше преимуществ и выглядит надежнее, но стоит отметить, что он более сложный и трудоемкий в реализации. Самый главный его недостаток — длительное внедрение. Не все компании могут выделить достаточно времени на проект, особенно сейчас, когда скорость изменений настолько высокая.

В то же время революционный подход намного быстрее, но содержит в себе риски, которые нужно учитывать при использовании. На практике результат нужен как можно скорее, поэтому приходится применять его. Но часто методологический и организационный «фундамент» под него еще не создан.

Ставка на скорость: как нивелировать риски революционного подхода

Вы можете применять революционный подход к внедрению КСУП с Directum Projects, не опасаясь за качество результата. Эффект от внедрения будет виден уже в первый год. Мы разработали рекомендаций по организации процесса, которые помогут компании получить преимущества от выбранного подхода:

1. Обучите рабочую группу основам методологии управления проектами и возможностям системы

   Для этого мы разработали специализированные курсы обучения, которые помогают определить методологические инструменты и функциональные возможности продукта, подходящие именно вашей организации.

2. Воспользуйтесь нашими наработками по методологии

   Нормативная документация, в виде шаблонов стандарта и регламента, поставляется вместе с продуктом. Поэтому вы сможете быстро разработать необходимую нормативную базу.

3. Начинайте с «коробки»

   Широкие функциональные возможности коробочных решений Directum Projects подойдут для организаций разных отраслей, а также сэкономят время и деньги.

4. Постепенно развивайте систему

   Инструменты no-code и своя среда разработки (low-code) расширяют возможности для развития ИСУП собственными силами организации.