Сроки горят, а система так и не установлена. Как запустить ПО за 3 дня?

Айтишник перед фактом: распространенный кейс «провала» внедрения

Руководитель научно-технического центра решил срочно цифровизировать процессы: сам выбрал и купил систему. Ответственным за проект внедрения назначил штатного ИТ-специалиста, который не знал ни процессов компании, ни реальных задач бизнеса. Коллеги не помогали: ждали, когда он сам во всем разберется.

Проект стал вызовом: нужно было наладить диалог с бизнес-заказчиками, выяснить их потребности, отсеять лишние «хотелки» и разобраться с настройками. На трудоемкий процесс у системного администратора времени не хватало, из-за сложности и неопределенности он постоянно откладывал работу по внедрению. За 3 месяца настроил только 2 из 7 процессов и 7 из 30 видов документов. Через полгода система все еще была пустой и в итоге «легла на полку».

Почему 35% компаний не укладываются в сроки внедрения

Внедрение с учетом специфики бизнеса обычно занимает от 1 до 3 месяцев. Но только при условии, что ни один из этапов установки ПО не пропущен. Вот что нужно сделать, чтобы купленная система начала полноценно и эффективно работать:

1. Собрать рабочую группу заинтересованных сотрудников. Руководитель проекта отвечает за результат, решает конфликты, ведет переговоры с поставщиком ПО и контролирует сроки и бюджет.
2. Проанализировать процессы: кто и как их запускает, какие этапы идут дальше, кто за них отвечает и в какие сроки. Важно найти «белые пятна» и решить открытые вопросы.
3. Зафиксировать в документе собранную информацию и результаты анализа.
4. Обучить администратора и пользователей работе в системе.
5. Настроить систему и запустить первых пользователей.

Причины, которые тормозят процесс

Опыт клиентов показывает: самый трудоёмкий этап внедрения — анализ и описание процессов. Здесь у компаний возникает больше всего вопросов и сложностей:

• процессы не утверждены, поэтому их описание и согласование занимает много времени;
• процессы не оптимизированы и растянуты в длинные цепочки, а единый для всех действий регламент вызывает хаос;
• каждый описывает только свою часть процесса, поэтому нет единого согласованного понимания и взгляда сверху;
• текущие горящие задачи не оставляют времени на проект и работы по нему регулярно откладываются.

Так как настроить систему за 3 дня?

Сегодня во многих информационных системах есть полезные и необходимые в ежедневной работе настройки по умолчанию, которые вендор заложил в ПО на основе анализа рынка и опыта клиентов.

Например:

• журналы регистрации;
• виды документов: договор, дополнительное соглашение, счета на оплату, служебная записка и др.;
• варианты процессов:
• согласование договорных документов, финансовых документов, внутренних документов;
• рассмотрение и ознакомление с документом;
• запрос отчета по поручению и утверждение отметок трудозатрат.
• шаблоны документов с автозаполнением.

Отмечу, часть настроек все же придется сделать ИТ-специалисту компании, но они займут 4-8 часов рабочего времени. Это:

• заполнение организационной структуры (юрлица, подразделения, сотрудники);
• право подписи;
• функции ключевых бизнес-пользователей системы;
• существующие в компании виды документов.

Настройки по умолчанию не учитывают особенности компании, но очень полезны, когда нужно быстро запустить системы и перевести в цифру хотя бы часть ручной работы. Чтобы «закрыть» остальные потребности, систему можно постепенно донастроить.

Кому подойдут настройки по умолчанию

1. Малый бизнес или стартап.

У малого бизнеса простые процессы. Готовых настроенных объектов в системе хватит для эффективной работы. У небольших компаний ограниченный бюджет, нет ресурсов на доработки. Поэтому настройки по умолчанию — лучший вариант без лишних затрат.

2. Средний и растущий бизнес.

Если нужно начать работать в системе прямо сейчас, а утверждённых процессов ещё нет, подойдут настройки по умолчанию.

3. Если компания хочет протестировать новое решение, готовые настройки помогут сэкономить время и показать, как ПО решает задачи.