Сторнирование РКК :)

Введение

Встречаются ошибки записи данных... В бухгалтерии для таких ситуаций даже придуман вид записи под названием "сторно", который исправляет ранее допущенную ошибку.

Основной смысл сторно, это показать что была ошибка, привести итоговую информацию к норме, показать что руководство в курсе и согласны с исправлением.

А можно ли и нужно ли применять подобную методику в делопроизводстве? :)

Как показала моя практика такие ситуации встречаются... и если ошибка в нумерации письма как правило ничем не грозит, то ошибки в нумерации официальных НПА, с постоянным сроком хранения, это уже серьезно...

Описание ситуации

Типовые ошибки:

1. Пропуск номера в журнале регистрации документов

2. Ошибочное присвоение неправильного номера

Возможные следствия:

1. Если ошибка свежая, можно хитро финтануть ушами и подменить РКК, так что ошибки как бы и нет. Так обычно и делают.

2. Если ошибка старая, но документ внутренний, можно его переделать. Так тоже делают, если п.1 не получается.

3. А если ошибка старая, и документ внешний... т.е. уже куда то ушел... а скоро проверка и ошибка в порядке нумерации обнаружится...

Вот вариант №3 рассмотрим подробнее:

Ошибка №1. Пропуск номера

Скажем проверка прокуратуры в органе власти... а почему нет номера распоряжения? Вот идет 1, 2, 3, 5 ... а где 4?

Может быть вы казенным имуществом распорядились в меркантильных целях и скрываете документ? :)

Как быть?

Решение 1.1. Запись об ошибке

Тут можно поступить как при ошибках печати чека ККМ в магазинах... на чеке ставится отметка что он ошибочный и этот факт согласовывается с ответственным лицом, как правило руководителем.

Соответственно мы добавляем РКК №4, в описании отмечаем что это ошибка регистрации по такой то причине (сбой программы, нарушение инструкций, стечение обстоятельств, причины бывают разные...), и отправляем запись на согласование руководителю с просьбой согласовать факт ошибки.

Все! Запись есть, отмечена как ошибочная, это зафиксировано и согласовано с руководителем.

Решение 1.2. Подставить свежий документ в старую запись

Ну есть пропуск РКК №4 в прошлом месяце... можно подыскать новое распоряжение, которое не критично к дате и вставить его в этот пропуск. Или пустить кличь по организации, кому нужен номер документа от такого то числа. Как правило люди находятся )

Ошибка №2. Не такой номер

Бывает что номер присвоят не из того журнала, скажем распоряжение запишут в журнал писем и получится номер 333, а последнее распоряжение было с номером 111. И обнаружится это через месяц, когда распоряжение уже утверждено и ходит где то далеко...

Решение 2.1. Слэш нам поможет )

Здесь ситуация сложнее, тем что в журнале просто исправить номер нельзя, т.к. нужно чтобы номер соответствовал документу, а документ уже где то далеко. При этом оставлять номер тоже нельзя, т.к. скоро нумерация этого журнала дойдет до 333 и получится два документа с одним номером, что в принципе допустимо (т.к. даты то будут разным), но не красиво.

И тут к нам приходит на помощь практика юристов, они когда договоры регистрируют, в двух местах (например у одной организации и у другой), то номера ставят через слэш.

И тут в журнале можно поставить 112/333. Получается что у записи РКК два номера, 112 - порядковый, и 333 тот что ввели по ошибке.

Ну в примечании конечно нужно записать что это ошибка, почему она произошла и как выглядит документ, и также согласовать это с руководителем.

Тем самым мы и порядок нумерации сохраним в журнале т.к. имеем номер 112, и если нужно будет найти документ 333 то тоже найдем, откроем запись и увидим там примечание что это была ошибка и что вот такой вот теперь номер.

В общем получается что все нормы соблюдены, возможность поиска документов восстановлена.

Резюме

1. Номером документа является номер и дата, а не только номер. Потому документ 1 от 01.02.2011г и документ 1 от 02.02.2011г будут разными документами, с разными номерами, хотя число вроде бы одно. Но могу ошибаться, т.к. точной ссылки на норму не знаю.

2. В ГОСДОУ есть норма: дата документа должна быть равна дате подписи. Тут уверен, недавно где то читал это )

3. В ГОСДОУ не видел нормы что нумерация документов в журнале должна быть порядковой и никак иначе. Есть норма что в дело документы должны помещаться в хронологическом порядке, т.е. по датам, от меньшей к большей.

Конечно, лучше не допускать ошибок вообще, и если они возникают то исправлять их более простыми и красивыми способами. Но вот если случай крайний, то в целом думаю такая методика так же применима.

И да, в бумажном документообороте таких ошибок достаточно... только в электронном они находятся проще и вскрываются чаще )