Уроки на удалёнке. Какие документы пора переводить в электронный вид

Компании выходят из режима самоизоляции, офисы постепенно открываются. Но проблемы и слабые места в бизнес-процессах остаются. При этом меньше сложностей из-за пандемии оказалось там, где уже давно перешли на безбумажную работу.

С чего начать цифровизацию сегодня, чтобы в будущем повысить устойчивость вашей компании? Разберём простые шаги, которые вы можете выполнить, не привлекая сторонних специалистов. И рассмотрим примеры документов, которые можно перевести в электронный вид уже сейчас.

Проект внедрения электронного документооборота. Начало

Эксперты рекомендуют перед внедрением документооборота провести предпроектную оптимизацию. Нужно посмотреть на имеющиеся бумажные потоки в целом, не выделяя конкретных блоков документации. Это позволит на ранней стадии установить единые принципы реализации электронного документооборота, базовые правила работы с документами и разграничить зоны ответственности между сотрудниками.

По мнению Елизаветы Ливке, старшего менеджера компании Deloitte, не стоит пропускать этап «инвентаризации документов». На одном из вебинаров компании она отметила, что на практике часто бывают ситуации, когда в первую очередь происходит цифровизация не самых существенных документов в компании. Тогда эффект трудно оценить, хотя усилия уже затрачены.

Например, у вас может быть простая подпись и некая корпоративная подпись, которая может быть признана усиленной неквалифицированной и при должной «легализации» подходит для большого количества документов. Кроме того, в 90% случаев в компаниях уже есть усиленная КЭП, которую можно использовать, если расширить полномочия подписанта и сделать это законным образом.

На первый взгляд вам может казаться, что преимущественная часть документов вашей компании являются рискованными. Но благодаря анализу станет ясно, что большинство из них относится к низкому или умеренному риску с возможностью подписать любым видом подписи. А значит такие документы уже готовы к цифровизации.

Рассмотрим подробнее документы, которые следует перевести в электронный вид уже сегодня.

Внутренние документы

Проще всего отказаться от бумажных процессов внутри компании. «Полагаясь на наш опыт, могу сказать, что в электронный вид с возможностью подписи ЭП стоит в первую очередь переводить всю административную документацию: служебные записки, поручения, заявления на отпуск, задания на командировку, — комментирует генеральный директор ООО „Наука“ Александр Кривоспицкий. — Это позволит не только значительно сэкономить время на рутинных операциях, но и выполнять операционную работу без бумажных документов».

Взаимодействие с контрагентами

Классические процессы делопроизводства в компании сложно представить без работы с контрагентами. В первую очередь следует обратить внимание на регистрацию входящих документов для оперативной передачи заданий на обработку в соответствующие службы. А для обмена юридически значимыми документами можно подключиться к одному из сервисов обмена. Но сейчас не все организации готовы работать в таком формате. Поэтому, даже если компания полностью оцифровала процесс, нет гарантии, что в итоге документ не придётся распечатывать и подписывать традиционным способом.

Кадровый документооборот

Кадровые документы играют значительную роль в процессах компании любого масштаба и в последние годы руководители обращают внимание на цифровизацию процессов, связанных с персоналом.

При планомерном переходе к кадровому ЭДО необходимо составить перечень кадровых документов и воспользоваться чек-листом:

• соберите информацию о том, обязателен ли кадровый документ, подготовка которого осуществляется в компании. Проанализируйте бумаги и откажитесь от оформления избыточных или дублирующих;
• оцените каждый документ на предмет допустимости перевода в электронный вид и уровень риска, принимаемый компанией в случае отказа от бумажной формы. Анализ должен проводиться на основании трудового законодательства, 63-ФЗ «Об электронной подписи», разъяснений контролирующих органов и судебной практики;
• ознакомьтесь с рекомендациями по конкретным видам электронной подписи, рекомендованным к использованию при подписании каждого документа.

***

Самое главное — сейчас нужно правильно истолковать уроки, которые преподала пандемия 2020 года. уже стало ясно, что без электронного кадрового документооборота бизнесу не обойтись. Хотите узнать о нём больше? Посмотрите вебинар Deloitte.