Тонны документов в ожидании оцифровки

Построение информационного общества, активно форсируемое руководством страны, повлекло не только внесение существенных изменений в законодательную базу, но  и трансформацию принципов работы государственных учреждений. Суды, библиотеки, социальные службы, таможенные органы, архивы должны отвечать на запросы граждан и оказывать госуслуги в электронном виде. Россияне отныне имеют право запрашивать и получать официальные сведения  и необходимые документы не простаивая в очередях, а сидя дома у своего компьютера. В частности, 1 января 2011 года вступили в силу изменения в Федеральный закон от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»[1].  Среди положений – требование к архивным учреждениям предоставлять  копии и (или) подлинники архивных документов, в том числе в электронном виде.

Огромный объем востребованных гражданами и организациями сведений  хранится в государственных архивах. Историки не зря называют этот информационный ресурс стратегическим: он является едва ли ни самым мощным в мире.  Помимо федеральных и государственных архивов субъектов федерации, хранящих сотни миллионов дел, в каждом из которых могут быть десятки и сотни страниц, есть еще 2500 муниципальных архивов в городах и поселках. С запросами о подтверждении трудового стажа, службы в вооруженных силах и участии в боевых действиях, о подтверждении образования, записей актов гражданского состояния, о репрессиях и реабилитации, в т.ч. нацистских преследованиях, за генеалогической информацией россияне обращаются именно в архивные учреждения.  Свобода доступа к этим данным – острейшая проблема для пользователей, а важнейшей задачей  архивов является обеспечение этого доступа, в т.ч. в связи с требованием законодательства оказывать услуги в электронном виде.  Большая часть архивного ресурса существует в виде тонны бумажных документов, что является главным препятствием на пути решения этой задачи. Однако переводить в электронный вид значительные объемы бумажных документов сегодня позволяют технологии промышленного сканирования. Так, в ходе проекта «Подвиг народа в Великой Отечественной войне 1941-1945 гг.» (www.podvig-naroda.ru), инициированного Министерством обороны, будут переведены в электронный вид и станут доступны более 200 тысяч архивных дел, общий объем, которых – около 100 миллионов листов, а вес – почти 400 тонн.  Уникальный ресурс открытого доступа наполняется всеми имеющимися в военных архивах документами о ходе и итогах основных боевых операций, подвигах и наградах – приказами, донесениями, директивами, докладами, планами операций, картами, схемами и другими данными. Полностью работы завершаться в 2012 году.

Еще одним примером того, как архивные документы становятся электронным информационным ресурсом, стал проект, реализующийся в Тюменской области. Этот регион стал первым субъектом Российской Федерации, в котором создали единый ресурс и систему управления архивным делом («электронный архив») на базе органа управления и государственных архивов области. В Тюменской области только на вечном хранении в государственных архивах находится около 1,5 млн документов (порядка 35 млн листов) за период с 1604 по 1998 гг. Очевидно, что архивные документы представляют собой неоспоримую социально-правовую, историческую и культурную ценность, и в процессе реализации проекта в Тюменской области, как и «Подвига» народа, обеспечивается бережное отношение к оригиналам.

Помимо обеспечения безопасности при переводе больших объемов документов в электронный вид, государственным архивам предстоит решить задачу эффективного применения вновь созданных информационных ресурсов. Это особенно актуально с точки зрения подготовки ответов на запросы граждан и организаций.  Необходимо внушительные массивы рукописных текстов переводить в машиночитаемый формат. Однако  сделать машиночитаемым весь архивный фонд было бы невозможно – на это ушли бы десятилетия, поэтому активно применяется технология, позволяющая искать отсканированные документы по индексным полям.

Кроме того, уже сейчас в архивах России занимаются оцифровкой поисковых средств документов, описей и индексов, перечней дел, что должно дать возможность не только ускорить поиск, но и сделать его доступным через интернет.  Так, специалисты архивной службы Тюменской области в настоящее время могут предоставлять в электронном виде сведения о составе и содержании, местах хранения документов Архивного фонда, оказывать гражданам государственные услуги в электронном виде. Построенная в регионе единая автоматизированная система позволила сократить время поиска необходимых документов, обеспечить надежное долговременное хранение информационных ресурсов региона и оперативное пополнение новыми документами. Система «Электронный архив Тюменской области» сегодня является крупнейшей комплексной архивной информационной системой России и первым действующим решением в сфере автоматизации предоставления государственных услуг организациям и  населению. 

Таким образом, перед архивами стоит несколько масштабных задач: перевести в электронный вид большие объемы документов в короткие сроки, гарантировать безопасность оригиналов, распознать содержание старых и ветхих документов, переведя их в машиночитаемый формат. Опыт уже созданных на базе архивных документов информационных ресурсов свидетельствует, что для этого необходимо  использовать индустриальный инструментарий: парк промышленного сканирующего оборудования, специальное программное обеспечение и технологии. Кроме того, сложностью реализации таких проектов  является необходимость привлечения ручного труда. Именно с его помощью «считывается» информация с ветхих документов. Качество же введения индексных данных должно проверяться многоуровневой системой контроля, поскольку ошибки в поисковых индексах означают, что ресурс не будет функционировать. Архивы, как и другие государственные учреждения сегодня, остро нуждаются в сотрудничестве с крупными промышленными холдингами, у которых есть соответствующее  оборудование, ноу-хау, технологии, отточенные годами работы, и большой штат сотрудников. При создании крупного электронного информационного ресурса госорганам следует ориентироваться на опыт таких компаний в реализации масштабных проектов.