Топ-5 вопросов к методологу о КЭДО

КЭДО — это современный способ организации работы с кадровыми документами. Несмотря на то, что сфера относительно не новая — законодательно электронный формат закрепили еще в 2021 году, — у многих организаций возникают трудности: какую систему внедрять, как сделать ее использование эффективным.

В статье рассмотрим топ-5 самых распространенных вопросов, которые чаще всего мешают действовать. Ответы даст методолог-аналитик компании Directum — Руслан Нуриев.

Материал будет полезен руководителям, IT-специалистам и всем, кто интересуется вопросами оптимизации бизнес-процессов с помощью современных технологий.

Как после перехода на КЭДО продолжить работу с «историческими» ЛНА?

Основная задача работы методологов в компании Directum — поддерживать соответствие ИТ-решений законодательству. Важно, чтобы все, что происходит в рамках КЭДО, было юридически значимым.

Один из сложных вопросов — как обеспечить легитимную работу с «историческими» ЛНА. Такими локальными нормативными актами можно считать пул бумажных документов, которые в процессе внедрения КЭДО так и не были переведены в цифровой вид. Они не подписаны в электронном формате, но часто используются в работе — с ними нужно ознакамливать сотрудников.

Решить задачу поможет создание электронных дубликатов документов, определение которым дает проект изменений в Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». Дубликат — это копия на бумажном носителе, представленная в форме электронного документа. Чтобы считаться юридически значимым, он должен одновременно соответствовать нескольким условиям:

1. Должен быть создан обладателем либо обладателями исходного документа совместно.
2. В дубликате документа в неизменном виде сохранены содержание и форма исходного документа.
3. Дубликат подписан усиленной квалифицированной электронной или собственноручной подписью лица, создающего дубликат документа. Соблюдение этого условия будет означать, что документ неизменим и его создали те, кто имел на это право.
4. Электронный дубликат документа или усиленная квалифицированная электронная подпись, которой он подписан, дают возможность определить дату и время создания. Это значит, что электронный дубликат должен содержать метку доверенного времени.

   Руслан Нуриев

   методолог-аналитик Directum

   Соблюдая эти условия, вы сможете перевести в цифровой вид все ЛНА. И сделать это удобно сейчас, на этапе переходного периода. В решении Directum HR Pro «Ознакомление с ЛНА» есть множество настроек, которые помогают работать с любыми видами актов и их дубликатами.
   
   После перехода на кадровый электронный документооборот и сканирования нужных ЛНА, вы сможете продолжить следовать пунктам закона прямо внутри системы. Затем документ можно отправить на ознакомление сотрудникам. Такие рутинные процессы в Directum HR Pro занимают не более 20 минут

Знакомство с локальными нормативными актами: до или после?

Следующий вопрос, который интересует работодателей: когда подписывать ЛНА — до трудового договора или после? Ответ есть в ст. 68 Трудового кодекса РФ. Ознакомить нового работника с локальными нормативными актами под подпись вы должны при приеме, до заключения трудового договора.

В решении «Прием на работу» Directum HR Pro есть возможность настроить список ЛНА под индивидуальные потребности любой компании: для всех сотрудников или отдельных подразделений и должностей. Система автоматически предоставит нужные ЛНА сотруднику при приеме на работу, кадровику достаточно лишь задать параметры списка один раз.

Списки ЛНА в Directum HR Pro

Настройка списка ЛНА

Также можно выстроить порядок подписания документов, требуемых законодательством, до фактического принятия сотрудника на работу и подписания трудового договора. Он формируется в зависимости от процессов компании и отслеживается системой автоматически. Сбои в этой области становятся невозможными, а руководитель при утверждении легко сможет проверить предоставленные документы.

Подписание документов для трудоустройства кандидатом

Таким образом, сотрудники отдела кадров освобождаются от выполнения повторяющихся задач, прием новых работников идет автоматически, экономятся время и деньги.

Как быть с согласием на обработку персональных данных?

1 сентября 2021 года в силу вступил приказ Роскомнадзора о требованиях к содержанию согласия на обработку персональных данных, разрешенных для распространения. Разберемся, о чём говорит нормативный акт.

1. Персональными данными считается любая информация, относящаяся прямо или косвенно к определенному или определяемому физическому лицу (субъекту ПД).
2. Сбор, обработка и использование личных данных без согласия их владельца является нарушением.
3. Согласие на обработку персональных данных может быть дано субъектом или его представителем в любой позволяющей подтвердить факт его получения форме.

Решение «Прием на работу» Directum HR Pro организовано в полном соответствии с требованиями 377-ФЗ о кадровом электронном документообороте, 407-ФЗ об удаленной работе и 63-ФЗ об электронной подписи. При предоставлении сведений о себе каждый кандидат дает согласие на обработку персональных данных в цифровом виде, данные передаются по защищенным каналам связи и доступ к ним ограничен при помощи прав. В рамках приема подписываются соглашения об электронном взаимодействии и документы для организации электронного документооборота в сфере трудовых отношений. Если же сотрудник отказывается от КЭДО, все кадровые процессы по нему будут сопровождаться бумажными документами.

Эти меры обеспечивают полное соответствие процесса трудоустройства требованиям 152-ФЗ «О персональных данных».

Как оформить согласие сотрудников на КЭДО?

Согласие на кадровый электронный документооборот — это предмет дискуссии для многих. Вопрос о том, какой формат документов использовать — бумажный или электронный, — все еще актуален.

О чём говорит закон?

В статье 22.3 Трудового кодекса закреплено, что переход на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота осуществляется с письменного согласия работника. При этом работодатель сам решает, какие документы будут переведены в КЭДО, кроме перечня тех, в отношении которых есть прямой запрет.

Статья 22.1 закрепляет, что положения Кодекса не применяются в отношении:

• трудовых книжек и формируемых в соответствии с трудовым законодательством в электронном виде сведений о трудовой деятельности работников;
• акта о несчастном случае на производстве по установленной форме;
• приказа (распоряжения) об увольнении работника;
• документов, подтверждающих прохождение работником инструктажей по охране труда, в том числе лично подписываемых работником.

Поскольку согласие не входит в перечень документов, которые обязательно должны быть оформлены только на бумаге, решение о его переводе в электронный вид остается за руководством.

Руслан Нуриев

методолог-аналитик Directum

Оформление согласия в электронной форме помогает перенести процессы в цифру и сразу закрепить их. Это удобно как для действующих сотрудников, так и для новых: исключаются территориальные ограничения, риски утери нужных документов и необходимость личного посещения отдела кадров. Также применение электронного документооборота при подписании согласий дает возможность принимать сотрудников на работу полностью онлайн

Будет ли КЭДО обязательным для всех?