Традиции VS Реальность

В российских регионах начинают создаваться цифровые ресурсы, содержащие информацию о субъектах и объектах социально-правовых запросов. Именно эти ресурсы сегодня становятся одним из важнейших инструментов для отработки запросов граждан и организаций предоставления электронных госуслуг.

Уверенность обывателя в том, что, если гражданин утратил какой-то документ, то достаточно обратиться в архив и документ будет восстановлен, кажется, вот-вот рухнет… Такое представление оставалось незыблемым, железобетонным и стереотипным на протяжении десятилетий. И это несмотря на то, что россияне только в половине случаев с первого раза получали удовлетворительный результат на свой запрос при обращении в различные архивы – государственные, ведомственные, органов загс или муниципальные.

На практике это выглядит следующим образом. Гражданин хочет восстановить документы о праве на участок земли, выданный ему по решению райисполкома в 19ХХ году. Он знает, приблизительно, когда участок был выдан и делает запрос в архив. Архивисту необходимо найти сведения о том, что такой-то участок действительно закреплён за такой-то фамилией. Используя традиционный научно-справочный аппарат (НСА), сотрудник архива может «углубиться» в архивный фонд только «до Дела». Имея реквизиты документа, он может найти документ по описи. Но чтобы найти сведения расположенные на 7-м листе приложения № 2, ни НСА, ни реквизиты ОРД не помогут. В результате архивист вынужден взять дело и, перелистывая документы,  искать искомую фамилию вручную.

Сегодня, с формальной точки зрения, архивная справка, копия или выписка являются документами личного хранения. Граждане обращаются в учреждения, и смиренно в течение 30 дней ждут, пока их документ будет или не будет найден. Новая концепция предоставления госуслуг сориентирована на то, что документы личного хранения со временем канут в лету, и у архивных учреждений уже не будет столько времени на их поиск, и выдавать они при взаимодействии с другими госорганами их тоже не будут. Они в кратчайшие сроки будут обязаны подавать сведения.

Согласно Указу Президента РФ от 7 мая 2012  г. № 601 «Об основных направлениях совершенствования системы государственного управления», доля граждан, получающих услуги в электронной форме, к 2018 году должна составлять не менее семидесяти процентов. Уровень удовлетворённости граждан качеством предоставления государственных  и муниципальных услуг к 2018 году – не менее девяноста процентов.

Предоставление госуслуг в электронном виде – вот панацея, которая должна была с помощью прогрессивных технологий помочь госслужащему отвечать за запросы и обращения граждан быстро и точно. Но этого не случилось даже, несмотря на то, что в российских госорганах и учреждениях в цифровой вид переводится НСА и формируются электронные фонды. Потому что эти ресурсы также ограничены уровнем НСА или реквизитами ОРД, и в них отсутствуют в электронном виде сведения о конкретных событиях и конкретных гражданах. А значит, мы снова возвращаемся к поиску информации в ручном режиме…

Тем не менее, в некоторых российских регионах применили принципиально иной подход: начали создавать электронные информационные ресурсы, которые содержат сведения об объектах и субъектах социально-правовых запросов.

В Главном архивном управлении города Москвы было оцифровано 5 миллионов документов по решениям Моссовета и райисполкомов и сформирована поисковая база по 20 миллионам персоналий и 17 миллионам адресов.  Этот инструмент был применён, поскольку при обработке запросов населения для поиска информации и предоставления копий правоустанавливающих документов специалистам учреждения было недостаточно стандартных средств научно-справочного аппарата.

Калининградская область стала первым регионом, реализовавшим проект по оцифровке  всего востребованного фонда записей об актах гражданского состояния. Здесь создан один из наиболее социально значимых документных ресурсов в электронном виде благодаря проведению индексирования документов по максимальному количеству полей. Создание ресурса позволит органам ЗАГС области оперативно отрабатывать запросы граждан и госорганов.

С точки зрения извлечения сведений из документов для отработки социально-правовых запросов, архивы ЗАГС оказались в наиболее выигрышном положении по сравнению  с архивами других органов исполнительной власти. В том смысле, что в ЗАГСе актовая запись создавалась для того, чтобы описать конкретный факт – статус гражданина, и поисковый механизм подстроен под эту задачу. А распоряжение исполкома может содержать (и, как правило, содержит) побочную информацию. Если книга актовой записи хотя бы претендует на структурированное представление информации, то документы исполкомов – это информация в неструктурированном виде, и её содержание  может быть избыточно.

Создание базовых цифровых ресурсов, во-первых, для поиска искомых сведений в документах требует привлечения специалистов, которые разбираются в типах, видах документов и их структуре.  Во-вторых, необходимо с помощью многоступенчатой проверки качества ресурса обеспечить абсолютную точность сведений, поскольку именно от аутентичности информации зависит результат предоставления услуг и подготовки ответов на запросы.  В-третьих, требуется актуализировать информацию из ретрофонда. Наконец, работы должны проводиться в соответствии с законом о защите персональных данных.

Электронные ресурсы, содержащие информацию о субъектах и объектах социально-правовых запросов, позволяют госорганам и учреждениям осуществлять поиск сведений, которые запрашивают граждане, с абсолютно точным результатом; существенно сокращать сроки отработки запросов и гарантировать их корректную отработку; проводить выверку существующих электронных баз.